Ter um controle de custos eficiente se tornou imprescindível para a manutenção da saúde organizacional de um laboratório. É preciso disciplina para analisar constantemente os procedimentos financeiros, detalhá-los em planilhas e registros organizados e buscar não apenas oportunidades de investimentos para crescer de forma sustentável, mas também melhorar a rentabilidade e a competitividade.
Para conversar sobre a Gestão de Custos no Setor de Análises Clínicas, conversamos hoje com o Dr. Mauro Terra, que disponibilizou ao fim da entrevista uma planilha para auxiliar no Cálculo do Custo médio por exame.
Dr. Mauro, como você vê a evolução da Gestão de Custos no âmbito Laboratorial?
Nos primórdios das Análises Clínicas, a maioria das gestões de laboratórios eram amadoras, pois a inflação na época permitia que se corrigisse as distorções do mercado e os erros gerenciais com reajustes nos valores cobrados, minimizando prejuízos. Quando o equilíbrio econômico aconteceu no país, surgiram as Operadoras de Saúde e formaram-se alguns Grupos fortes no segmento. Assim, tornou-se vital a necessidade de Profissionalizar a Gestão de Custos.
As ferramentas disponíveis eram fracas e se achava que era trabalho de Contador. Ledo engano. Começamos a falar sobre custo teste, custo operacional, custo homem/hora, margem de rentabilidade, sustentabilidade do negócio, mas muitos gestores encontraram dificuldades na terminologia e até mesmo na matemática. Contratar alguém para auxiliar no assunto não era um processo simples, dadas às particularidades do setor e o novo custo não ser absorvido tão facilmente.
Muitos Profissionais que acabaram tornando-se Gestores do próprio negócio ou de terceiros e ainda assim, mesmo nos dias de hoje são muito resistentes a Gestão de Custos. Sempre em minhas palestras e cursos insisto em dizer que Engenheiros fazem conta, Médicos fazem contas,e no nosso setor não deve ser diferente.
Encontramos até hoje muitas dificuldades no campo da Gestão de Custos, e o cenário das fusões e aquisições massacra de forma canibal o mercado, quebrando principalmente os pequenos. Com isso, a profissionalização da Gestão de Custos não é um diferencial: é uma questão de garantir a sobrevivência no mercado. É a única, verdadeira e sustentável forma de se melhorar a rentabilidade. Os números falam! Basta querer ouvir. Na sua opinião, qual é o custo mais ineficiente no laboratório?
Observo que o maior ralo de recursos do setor é o desperdício. Em todos os setores é assustador como se desperdiça. Até mesmo os pacientes desperdiçam muito. É preciso acabar com o pensamento “são apenas centavos” pois nossa remuneração tem como coeficiente a CH, que é em centavos.
É preciso conscientizar os colaboradores que o desperdício limita a possibilidade de gratificações e benefícios. Não percebo o reaproveitamento de papel, economia de luz, água enfim de nada! Até mesmo na aquisição de Equipamentos, não se atenta a volume morto de reagentes, volume mínimo de aspiração, número de lavagens e outros elementos.
Não se estima nem se mensura o desperdício.
E ele atesta a má Gestão, inclusive de tempo. É preciso identificá-lo para ter qualidade no controle. Nossos processos têm que ser EFICIENTES e OTIMIZADOS. Fazendo corretamente, é certa uma redução superior a 15% nestes custos.
Então o custo de qualidade é um dos mais eficientes?
Dr.: José Carlos Basques sempre dizia que “não era de Qualidade e sim Da Qualidade”. Como a preposição faz a diferença! Entendo como os Da Qualidade como os únicos efetivos, todos os outros estão contemplados nele.
Se compro reagentes com Qualidade, terei a necessidade de um número menor de repetições, se mantenho uma agenda de manutenções com Qualidade terei uma menor incidências de reparos. Se tenho uma Coleta com qualidade dado o treinamento ministrado aos Técnicos meu índice de recoleta é mínimo, assim como o consumo de tubos e agulhas. Investir na Qualidade como um todo não é CUSTO ou muito menos aumenta o Custo, pelo contrário.
Alguns gestores compram seus equipamentos de interface avaliando apenas o valor inicial de aquisição. Em relação ao custo, o que se deve levar em consideração na hora de escolher um equipamento?
O primeiro passo na aquisição de um equipamento é saber quantos testes realizo hora/dia, se atendo emergência; a qualidade de minha água, reagentes, o custo e periodicidade de manutenção do equipamento, seu tempo de vida útil, seu custo de consumíveis, se é um equipamento aberto, seu consumo de água e ciclos de lavagem, sua programação de volumes mínimos de pipetagem, se reaproveita cubetas, seu software, em que idioma está, se sua operação é simples, seu consumo elétrico, quantos testes faz hora, entre alguns outros.
É muito importante também analisar a projeção de crescimento, para adquirir um equipamento que comporte o incremento na rotina.
Qual é a melhor forma de realizar a Gestão de Custos?
Não gosto desta rotulagem de melhor forma. A melhor forma para meu laboratório pode não ser a melhor forma para o colega, dada as diferentes particularidades de cada um. Devemos conhecer as diversas possibilidades, fazer as adaptações necessárias e aplicar, avaliar e implementar melhorias sempre que possível.
Devemos estudar, ler, perguntar, conversar, experimentar. Trocar experiências entre os colegas, que praticam essa Gestão. Não existe uma receita, existe uma REGRA: TEM QUE FAZER! E quanto maior a prática melhor será a ferramenta.
A rotina e a demanda do laboratório são bastante variáveis. Dessa forma, como você sugere calcular o custo médio por exame?
Entendo que é sempre bom termos o custo unitário, para diluir a variação de alguns procedimentos que possuem uma rentabilidade maior. Não dá para ter rentabilidade excelente em todos, mas temos que encontrar um ponto de equilíbrio para gerar viabilidade.
É preciso entender que sobre cada exame incidem:
● custo coleta; ● impostos; ● custo do Teste/Kit; ● mão de obra; ● depreciação de equipamento; ● Impressão do resultado, entre outros.
Para uma análise inicial, pode-se simplificar utilizando uma única alíquota percentual de impostos, obtida através do somatório das diversas alíquotas. O cálculo do custo elétrico pode ser obtido dividindo pelo número de setores, atribuindo um percentual de acordo com a produção.
E como fazer o cálculo de pessoal/hora?
Eu começo somando o “Custo Homem”. O Contador pode auxiliar nessa informação, que faço da seguinte forma:
Custo Homem = Salário + Encargos + Impostos + Gratificações + Benefícios
Depois, divido o Custo Homem pela carga horária:
Custo H/h: Custo Homem/Carga Horária
Em uma análise mais complexa, pode-se relacionar o Custo Homem com o que ele produz, quer na Coleta, quer na Técnica. A partir da mensuração vão se abrindo diversas possibilidades e a leitura dos resultados permite muitas vezes perceber que o déficit está não na baixa remuneração e sim na má qualidade da Gestão.
É preciso saber utilizar os recursos da automação, da informatização a nosso favor, mas não estou falando em demissões. Falo em contratações embasadas. Da mesma forma que calculo a capacidade instalada de produção tenho também que calcular meu pessoal mínimo para esta produção, já com uma reserva técnica para 25% de aumento.
E Qual a periodicidade você recomenda para o acompanhamento dos custos do negócio?
Uma periodicidade trimestral permite um bom acompanhamento do negócio, porém a alimentação dos custos deve ser feita diariamente. A cada semana deve-se reavaliar e alinhar os dados principais. Ao final de cada mês, uma pré-análise de toda a Receita e Despesa do laboratório. Tendo em vista o atraso dos reajustes das tabelas de preços e o aumento dos custos, você acha que é possível ampliar a receita atendendo a tabela SUS?
Sim, uma de minhas unidades é SUS. O SUS gera uma demanda maior do que qualquer outro convênio, e o problema maior não é a Tabela ou atrasos. Uma gama de procedimentos da Tabela SUS tem uma remuneração melhor do que a paga por diversos Convênios privados.
Mas não dá para “ganhar dinheiro” com SUS fazendo Rotina Básica. É preciso inovar, tendo os custos na mão. Deve-se Investir em produção de exames de melhor rentabilidade e que seja possível descarregar a baixa rentabilidade de outros.
É necessário de posse dos custos, sentar com os Gestores SUS e oferecer procedimentos de média e alta complexidade, importantes para a População e a Medicina, como um fator da Qualidade e contratualizar; onde o Gestor complemente com recursos próprios a Tabela SUS. Deve-se agir com profissionalismo, apresentando os Custos e deixando clara a necessidade de uma rentabilidade mínima.
Devemos utilizar os dados para a negociação, antes de considerá-la impossível.
Você possui mais alguma dica para quem está começando a analisar os custos do laboratório?
É preciso começar e não adianta querer implantar tudo de uma vez. Devemos fatiar em Grupos de Custos, como pessoal técnico, pessoal administrativo, marketing, encargos e impostos, insumos por setor, operacionais, entre outros. Gradativamente vamos apurando o custo do setor e ao final de trinta dias fazemos um fechamento e sentamos para avaliar e tomar decisões.
Sempre sugiro construir planilhas, gráficos, são excelentes ferramentas. Temos que ter o mesmo comportamento daquelas pessoas que tem que adequar sua vida a seu salário, Planejar, Economizar e fazer contas!
Para ajudar os leitores do Aceleralab, disponibilizei uma planilha para calcular o custo médio mensal por exame para auxiliar no início da Gestão de Custos em laboratórios de pequeno porte. Espero que sejam de grande utilidade!
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Muito obrigado Dr. Mauro, foi um prazer recebê-lo no Aceleralab!
Eu que gostaria de agradecer pela oportunidade de partilhar meus pensamentos e a minha ainda pequena experiência adquirida. Vocês estão de parabéns pela iniciativa empreendedora, e pela ferramenta criada para o crescimento e sustentabilidade do Setor de Análises Clínicas, carente disso.
Gostaria de salientar que minha formação neste setor teve a influência de diversas pessoas que não posso deixar de mencionar e se esquecer algum já me desculpo, mas o eterno Dr.: José Carlos Basques, Drª.: Leila Pires Reis, Dr.: Sérgio Luiz Alves, Drª .: Quicuco Ogushi, Drª .: Lenita Aparecida Alvez, Drª.: Maria Elizabete Mendes, Drª.: Maria Terezinha Gartner, Dr.: Nairo Massakazu Sumita; Drª.; Patricia Beckhãuser Sánchez, Dr.: Héctor Enrique Giana, Drª.: Cândida S. Giana, Drª.; Claudia D. de Lima, Dr.: Irineu Grinberg, Dr.: Jairo Epaminondas, Drª.: Rosa Mary Prestes da Costa, Dr.: Humberto Façanha da Costa Filho e Dr.: Marcio Terra.
*** Pai da Emily e da Thalita, Dr. Mauro Terra é Biomédico de formação primária, Servidor Público Estadual e Federal, Professor Universitário, Dirigente Sindical, Especialista em Análises Clinicas, Mestre e Doutor em Bioquímica Clinica, possui MBA em Gestão e é Diretor dos Laboratórios Terra Pereira, Diagnotest e Labmeg.
Contato: mauro.terra@terrapereira.com.br
Site: www.terrapereira.com.br
