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Erros mais Comuns da Gestão Laboratorial (Parte 2)




Na última terça-feira, começamos a trazer algumas reflexões sobre alguns erros que costumam ser os mais comuns entre gestores laboratoriais (clique aqui para ler). Dando continuidade ao assunto, hoje falaremos sobre outros erros que podem acontecer em gestores de laboratórios de pequeno e médio porte.


Não ter registro das operações financeiras do laboratório


Para visualizar como estão as contas do laboratório, e se os custos estão condizentes com os preços praticados, os registros financeiros são de extrema importância. Por isso, o gestor deve se atentar para deixar registrado todas as entradas e saídas de caixa, bem como realizar uma previsão dos valores a pagar e a receber.


Laboratórios menores podem acabar misturando os valores do caixa do laboratório com a carteira do proprietário, realizando operações compensatórias que também podem dificultar ter uma visão mais clara do negócio. Por mais que seja necessário realizar operações financeiras que não são suportadas pelo laboratório, é importante realizar a anotação destas despesas pagas para que se estejam claros e transparentes todos os custos de operação.


Quando o gestor não pratica esse tipo de registro da maneira correta, pode ter dificuldade de manter dinheiro guardado em caixa ou, pior, faltar saldo na hora de pagar as contas no mês seguinte.


Não se preparar para períodos de escassez financeira


A maioria dos mercados sofrem com a sazonalidade no movimento de clientes, que pode se tornar muito imprevisível quando os fatores externos de mercado, como a inflação, alta do dólar e desemprego, estão voláteis da maneira como acontece com a pandemia.


É comum considerarmos apenas a sazonalidade referente ao verão ou durante temporadas turísticas, por exemplo, quando os clientes migram durante alguns meses para um local e depois retornam para a casa. Os laboratórios de um lado, como os que estão no litoral, acabam faturando mais em Janeiro e Fevereiro, e os da cidade do outro lado, acabam sofrendo uma baixa no movimento


Mas a pandemia nos trouxe um novo tipo de volatilidade, que impacta significativamente no fluxo de caixa do laboratório dentro de um único mês. De Março a Junho de 2020, vários laboratórios chegaram a perder até 90% do faturamento mensal que estavam acostumados. Já em 2021, e provavelmente em 2022, os gestores ainda poderão experimentar, mês a mês, flutuações significativas (para mais e para menos) no movimento do laboratório, que não eram experienciadas antes da pandemia.


Embora seja muito tentador fazer uma retirada de lucro para os sócios quando as contas vão muito bem, o ideal é sempre que possível, a gestão mantenha um montante de valor guardado para esse tipo de escassez financeira. Dessa maneira, o laboratório permanece estável e o gestor não precisa comprometer a sua renda para pagar as contas.


Não se preocupar com as relações humanas da empresa


O capital humano é um dos maiores ativos de um estabelecimento de saúde. Na maioria das vezes, quem está indo ao laboratório possui a necessidade de monitoramento da saúde por motivos nem sempre felizes, como uma gravidez indesejada ou uma doença grave. Por isso, o tato ao tratar com os clientes pode ser um grande diferencial para o laboratório.


A forma como os seus colaboradores se relacionam com os clientes é, em muitos casos, um espelho de como o gestor conduz as relações humanas na empresa. Por isso, é importante criar um ambiente saudável de convivência onde as diferenças sejam respeitadas, os bons colaboradores sejam valorizados e, quando ocorrem comportamentos que fujam do padrão esperado, é preciso tomar as providências para que o time não seja afetado a ponto de baixar a produtividade, ou de demonstrar insatisfação para os clientes.


Não estudar as tendências de regionais e mundiais


Às vezes o gestor é surpreendido com alguma mudança no mercado e, tempos depois, se da conta de que esse acontecimento poderia ter sido previsto e o laboratório poderia ter se preparado melhor, se o mesmo se mantivesse minimamente informado.


Quanto mais informações e tendências acompanhamos, mais previsível se torna as movimentações de mercado, e mais fica mais fácil se proteger das flutuações das forças externas. Por exemplo, ao saber que o dólar tende a aumentar, um gestor pode fazer aquisição de insumos antes de que o valor seja reajustado de fato. Ou no primeiro sinal de que insumos poderiam faltar, como foi o caso de luvas e máscaras.


O mercado externo também deve ser monitorado, pois a médio ou longo prazo, as movimentações de outros países podem, de fato, interferir na nossa realidade.


Não reinvestir no seu negócio


Qualquer estabelecimento comercial gera manutenções periódicas. Mais do que isso, a tecnologia diagnóstica vem se atualizando a cada dia, e com reflexos para a rotina laboratorial. Para acompanhar as tendências de mercado, e manter o laboratório sempre com uma boa apresentação, vale a pena criar um fundo monetário com o objetivo de reinvestimento. Dessa forma, quando for necessária a realização de alguma manutenção ou compra de novos equipamentos, a tendência é que não seja tão impactante para as despesas do laboratório.


O valor a ser reinvestido irá depender da maturidade do seu laboratório no que tange a solidez de mercado, o faturamento, e as metas e objetivos em curto e médio prazo.


Esperar a concorrência fazer algo para começar a se mobilizar


Já falamos deste erro anteriormente no blog aqui. Quando você espera a concorrência se mobilizar para começar a aplicar estratégias de defesa ou ataque, já pode ser tarde demais e o seu laboratório pode ter pedido espaço de mercado ou deixado de faturar mais.


Quando o seu negócio dá os primeiros passos, ele passa a ser um gerador de tendência, que será copiado pelos outros. E o cliente tende sempre a reconhecer quem ficou em primeiro lugar e quem chegou depois.


Qual dessas posições você prefere ocupar na cabeça deles? Por isso não espere o outro para começar a fazer algo.


Acreditar em fórmulas mágicas


Acreditar que existe uma fórmula mágica que irá resolver todos os seus problemas de uma hora para outra é muito tentador, mas a realidade é completamente diferente. Quando nos sujeitamos a esse tipo de estratégia, existe uma grande possibilidade de investirmos um dinheiro que não trará retorno. E isso acontece porque as realidades em que cada laboratório está inserido são muito distintas, o que funciona muito bem para um tipo de negócio, não necessariamente terá o mesmo resultado em outro.


A melhor maneira de se aperfeiçoar na gestão laboratorial é através de muito estudo, dedicação e teste de hipóteses. Existem diversas ferramentas e métodos de trabalho que podem ser implementadas pelo gestor, e para saber qual é a mais adequada para a sua realidade se faz necessário conhecer muito bem o próprio negócio e quais problemas precisam ser resolvidos primeiro.


E você, se pudesse dar alguma dica de erros que não devem ser cometidos pelo gestor, qual seria? Deixe sua resposta nos comentários!