Cálculo de custo por exame e análise de rentabilidade dos convênios por Marcelo Milagres

A análise do faturamento de cada convênio faz parte da rotina de um gestor de laboratório. A informação está facilmente disponível no LIS, aparece em qualquer relatório e normalmente faz parte das análises financeiras mais básicas. Outra informação essencial, o custo do exame, não segue o mesmo caminho.

Dificuldade em estabelecer um método apropriado, falta de padronização dos conceitos, alta complexidade operacional explicam em parte porque a maioria dos laboratórios do país não conhecem o próprio custo. Esse cálculo exige que vários gastos do laboratório sejam levados até o exame que efetivamente os consome. Reagentes são apenas uma parte. Existem materiais de coleta, descartáveis, mão de obra técnica, equipamentos, manutenção, logística, energia e outros recursos que participam da produção em proporções diferentes.

Essa dificuldade ajuda a explicar por que muitos laboratórios analisam convênios pelo faturamento, pelo volume de atendimento ou pelo valor da tabela. São informações úteis, mas insuficientes para mostrar quanto cada contrato realmente deixa de resultado.

A discussão ganha ainda mais peso num setor que convive há anos com tabelas defasadas, aumento de custos e concorrentes que muitas vezes operam sob condições bastante diferentes. Nesse ambiente, gestão financeira deveria ocupar muito mais espaço dentro dos laboratórios.

O custo de produzir um exame

O custo de um exame reúne os recursos necessários para produzi-lo. Alguns são fáceis de identificar. O reagente utilizado em uma dosagem de glicose, por exemplo, pode ser relacionado diretamente ao exame. O mesmo vale para determinados materiais de coleta ou insumos específicos.

Outros exigem um cálculo mais cuidadoso. Um equipamento atende vários exames e tem depreciação, manutenção preventiva, corretiva e outros gastos associados ao seu funcionamento. A equipe técnica também divide seu tempo entre diferentes atividades. Existem ainda equipamentos gerais, materiais compartilhados, logística e gastos que precisam ser atribuídos segundo algum critério coerente com a forma como o laboratório trabalha. Considerar somente o preço do kit subestima esse custo porque deixa parte da produção fora da conta.

Também existem peculiaridades importantes entre os próprios exames. Um teste pode exigir pouca mão de obra e grande consumo de reagente. Outro utiliza pouco material, mas ocupa bastante tempo técnico. Alguns dependem de equipamentos específicos. Outros usam estruturas compartilhadas por praticamente todo o setor. Por isso, quanto mais próximo o cálculo estiver do processo real de produção, melhor será a informação entregue ao gestor.

Essa abertura dos custos também ajuda a localizar problemas operacionais. Um equipamento com capacidade muito superior ao volume realizado continua gerando depreciação e manutenção. Uma rotina que demanda muito tempo técnico para poucos exames aumenta o custo daquela produção. Reagentes perdidos, estoque vencido, repetição de procedimentos e desperdícios de coleta também aparecem quando o custo é analisado com maior detalhe.

É nessa etapa que o cálculo deixa de servir apenas para formar preço e passa a ajudar na própria gestão da operação. Pode fazer sentido renegociar uma manutenção, rever o estoque, mudar uma rotina técnica, redistribuir exames entre equipamentos ou avaliar se determinado procedimento ainda deve ser realizado internamente.

Cada laboratório terá problemas diferentes. Calcular o custo por exame, utilizado critérios objetivos de alocação de recursos, ajuda a encontrá-los.

Rentabilidade dos exames

Depois de calcular o custo, podemos confrontá-lo com o valor recebido por cada exame. Aqui começa uma análise que o faturamento sozinho não consegue oferecer.

Imagine dois exames vendidos pelo mesmo preço. O primeiro tem baixo consumo de reagente, pouca utilização de equipamento e processamento simples. O segundo utiliza um kit caro, exige mais tempo técnico e ainda depende de uma estrutura específica. Financeiramente, são produtos completamente diferentes.

Quando custo e preço são analisados em conjunto, os exames começam a mostrar comportamentos distintos. Alguns recebem um valor tão baixo que a própria realização aumenta a perda do laboratório. O preço não cobre sequer os gastos que acompanham diretamente aquele exame.

Outros conseguem pagar seus custos variáveis e ainda deixam uma margem para ajudar a sustentar a estrutura fixa. Essa contribuição pode ser pequena ou grande e precisa ser analisada junto com o volume realizado. Há também exames cujo preço remunera adequadamente os recursos utilizados e deixa resultado positivo para o laboratório. Essa separação é importante porque o volume, sozinho, não informa rentabilidade.

Um exame com margem pequena e grande volume pode contribuir bastante para o resultado total. Outro, aparentemente pouco relevante, pode consumir recursos demais para o valor recebido. Há ainda situações em que aumentar a produção piora o resultado porque o preço recebido não acompanha os custos gerados por cada nova unidade. Por isso a análise precisa chegar ao exame antes de voltar para o convênio.

Rentabilidade dos convênios

Um convênio é formado por um mix, uma combinação de exames realizados em determinado período. Algo que varia bastante.

Dois convênios podem faturar R$ 100 mil no mesmo período e entregar resultados completamente diferentes. Um pode concentrar grande parte da produção em exames bem remunerados. O outro pode ter volume elevado justamente em procedimentos com preços muito baixos. O faturamento será o mesmo, mas a rentabilidade provavelmente não porque o que importa aqui é a margem gerada.

Com a margem dos exames realizados para cada fonte pagadora, é possível consolidar essas informações e enxergar quanto cada convênio efetivamente contribui para o laboratório. Essa leitura muda inclusive a forma de negociar com os convênios.

Um convênio pode ter centenas de procedimentos cadastrados, mas apenas alguns deles serem responsáveis pela maior parte da perda. Nesse caso, pedir um reajuste genérico de tabela é bem menos eficiente do que identificar os exames que realmente precisam ser renegociados.

Também é possível estabelecer prioridades. Primeiro observo quais convênios têm maior impacto sobre o resultado global. Depois abro o mix desses contratos e procuro os exames responsáveis pelo problema.

Aqui o volume importa bastante na análise. Um exame com diferença de cinquenta centavos entre custo e preço pode ser praticamente irrelevante quando realizado dez vezes por mês e representar uma perda considerável quando realizado dez mil vezes.

Da mesma forma, um convênio de faturamento pequeno pode ter margens ruins sem representar naquele momento o principal problema financeiro do laboratório. A ordem da análise ajuda a colocar esforço onde existe maior possibilidade de resultado.

O que fazer com essa informação

Conhecer custo e margem não resolve sozinho os problemas financeiros do laboratório. Na verdade, esses números servem para melhorar decisões que já fazem parte da rotina. É possível identificar quais exames precisam de reajuste de preço, quais contratos merecem prioridade numa negociação, onde existem desperdícios, quais procedimentos podem ser terceirizados e até onde existe espaço para redução de preço em uma negociação comercial.

A mesma base de raciocínio melhora a formação dos preços particulares. Também permite acompanhar produtividade de forma mais adequada. Produzir mais é interessante quando o aumento de volume gera contribuição suficiente para remunerar os recursos consumidos e melhorar o resultado da empresa.

Esse tipo de análise ainda é pouco explorado no setor laboratorial, infelizmente. Falamos bastante de faturamento, número de atendimentos, quantidade de exames e crescimento de produção. TAT, conversão de orçamentos.

Gestão financeira exige acrescentar outra pergunta a essa rotina: quanto dessa produção efetivamente gera resultado?

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Marcelo Milagres

Farmacêutico-bioquímico pela Universidade Federal de Ouro Preto. MBA em Gestão Empresarial e Especialista em Mercado Financeiro e de Capitais. Consultor de Gestão Financeira Empresarial. Sócio-proprietário do Laboratório Rocha Milagres. Atual presidente da ABRALAB - Associação Brasileira de Laboratórios.

Contato: marcelo@rochamilagres.com.br

Para conteúdo sobre finanças: @marcelomilagres.fin