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Como Lidar com a Inadimplência no Laboratório


A baixa remuneração das tabelas de saúde suplementar é um problema que já citamos diversas vezes em nossas postagens. A situação se agrava ainda mais quando, além disso, não existe o pagamento dos serviços prestados. Sendo assim, na pauta de hoje, comentaremos sobre a melhor forma de lidar com a inadimplência nos laboratórios, tanto por parte das operadoras como dos clientes particulares.

Operadoras de saúde

1. Defina bem as regras e os prazos junto a operadora

Antes de fechar o contrato com uma operadora de saúde, o gestor deve estar ciente sobre quais são os prazos e as regras para aquele convênio, tais como: data para envio da fatura, data de pagamento da fatura, como as faturas devem ser enviadas (anexadas na guia médica, etc.), qual o prazo para pagamento, e quais recursos o laboratório possui em caso de inadimplência (se pode cessar os serviços, por exemplo).

Com essas informações bem definidas, o gestor pode criar processos para não se atrapalhar nos prazos.

2. Crie processos bem estabelecidos

Para uma operadora de saúde, qualquer erro do laboratório, como um documento faltante ou um dia de atraso na entrega da fatura, pode se tornar um motivo para atrasar o pagamento das faturas. Portanto, ao organizar a agenda de trabalho, com base nos prazos dos convênios, garanta que tudo será entregue dentro dos prazos acordados. Acrescente uma pequena margem de segurança no cronograma, para evitar que “incêndios” na rotina atrapalhem as entregas.

3. Faça um checklist antes de entregar as faturas

Por mais que a rotina do setor de faturamento/financeiro costume ser repetitiva e previsível, os processos mais importantes de cada convênio devem ser elencados em um checklist, para que a faturista utilize no momento da conferência do envio das faturas. Esta ferramenta pode garantir que o processo está funcionando e que todas as regras do convênio estão sendo seguidas.

Clientes particulares e empresas

1. Facilite o pagamento imediato

Embora o laboratório possa ter um controle consistente de cobranças para realizar os exames, sem precisar pagar nada na hora da coleta, facilitar o pagamento no momento da abertura do pedido pode ser a melhor escolha. Ofereça descontos para pagamentos à vista e flexibilize o parcelamento no cartão de crédito. Ainda que o sistema de gestão do laboratório possa restringir o acesso ao laudo para um cliente inadimplente, existem casos onde o paciente não volta ao laboratório para pegar o laudo, e o custo deste se torna uma perda financeira.

2. Confira os recebíveis de cartões

A conferência de recebíveis de cartão de crédito, além de controlar a inadimplência, pode ser um aliado na hora de evitar desvios no caixa do laboratório. Toda máquina de cartão possui relatórios de transações on-line para facilitar a conferência dos valores, e, mesmo que o controle não seja feito diariamente, é importante auditá-los para garantir que todas as transações estão sendo registradas. O controle é ainda mais fácil, quando o sistema registra a forma de pagamento de cada cliente.

3. Notifique os clientes empresariais dos prazos de pagamentos

Um aviso amigável pode evitar a inadimplência empresarial. Por isso, é possível programar, na agenda do responsável financeiro, um e-mail de lembrete sobre a data de vencimento alguns dias antes do prazo para os seus clientes. A cobrança antes do vencimento deve ser sutil: no caso do boleto, pode-se ressaltar o prazo de vencimento no corpo do e-mail com o arquivo anexado. Já para clientes que efetuam transferência, o lembrete de pagamento pode ser no próprio e-mail também junto com a NF, se o laboratório a emitir antes do pagamento.

Caso o prazo para pagamento já tenha vencido, envie um e-mail sem acusações: informe que não foi identificado nenhum pagamento e solicite o comprovante para anexar nos seus registros de movimentação financeira.

Dicas para otimizar a rotina de cobrança

1. Acompanhe os números com frequência

O prazo ideal para se acompanhar os recebíveis, comparando a conta bancária com o controle de contas a receber, é de pelo menos uma vez por semana. Assim, evita-se a desagradável surpresa de descobrir que um dinheiro, que era garantido, tornou-se inadimplente, além de mostrar para as entidades, ao mesmo tempo, que o laboratório tem um bom controle das suas contas.

2. Faça a cobrança

Não espere muito, nem tenha medo de cobrar um cliente inadimplente. Seja para um cliente empresarial, que pode ter se perdido no meio dos seus controles financeiros, seja para um convênio do estado, que está sem verba no momento, o ato de cobrar mostra que laboratório detém o controle das finanças e que está ciente dos seus direitos. Além do mais, quem não cobra, corre o risco de nunca receber.

3. Tenha uma planilha para controle de recebíveis (ou use um sistema)

Através de uma simples planilha excel, ou de um complexo sistema de controle financeiro, o laboratório, que faz uso dessas ferramentas, tem um controle mais assertivo das contas a receber e dos valores inadimplentes. Esse sistema deve ser atualizado com frequência, bem como oferecer informações fáceis e rápidas para a tomada de decisão da gestão.

4. Faça uma reserva financeira para capital de giro

Ainda que você ponha em prática as dicas de hoje, é provável que tais ações somente irão amenizar o problema da inadimplência, ou seja, pode ser que o laboratório ainda continue com dificuldade de possuir um fluxo de caixa positivo. Por isso, o controle financeiro do negócio deve contar com uma reserva financeira para o caso de eventuais atrasos no pagamento. Assim, evita-se solicitar empréstimos com altos juros ao banco ou se sujeitar à multa e aos juros de fornecedores.

5. Conheça seu limite e suspenda o atendimento (se for o caso)

Um laboratório pode passar meses sem receber, se um convênio público atrasar o pagamento por falta de verba, por exemplo. É de responsabilidade do gestor saber por quanto tempo é válido (e viável) atender um cliente sem previsão de receber os valores inadimplentes. Mesmo que esteja previsto em contrato e seja do seu direito, o pagamento pode levar meses para ser efetuado e, até lá, o laboratório pode ter adquirido algumas dívidas.

Para não deixar os pacientes na mão, ou ficar sem atender os pacientes da rede pública, a dica do Dr. Marcelo Milagres, do Laboratório Rocha Milagres, localizado em Piranga/MG, é oferecer um desconto sobre a tabela particular. Mas é preciso ter cautela e um controle financeiro eficiente, para garantir que o laboratório não será prejudicado ao praticar valores inviáveis.

Para qualquer um dos cenários de inadimplência, o gestor precisa ter paciência e cautela no momento das cobranças para não perder clientes regulares. E você, como lida com a inadimplência no seu laboratório?

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