A redução de custos é, dentro das alternativas plausíveis, um dos caminhos mais lógicos para o aumento do lucro de um laboratório. Para analisar onde é possível fazer essa redução, sem perder a qualidade dos serviços, falaremos sobre o Orçamento Base Zero (OBZ), uma metodologia que auxilia o gestor a descobrir quais são os principais gastos do negócio, estabelecer metas de corte e priorizar os custos essenciais para o funcionamento da empresa.
O que é Orçamento Base Zero (OBZ)
Desenvolvida por Peter Phyrr, em 1960, o Orçamento Base Zero (OBZ) é uma ferramenta estratégica que vem sendo utilizada por muitas empresas para a previsão orçamentária do negócio, pois projeta receitas, custos e despesas. Uma das principais vantagens da utilização do OBZ está na identificação de gastos supérfluos nos planejamentos anuais.
O orçamento base zero, como o próprio nome já diz, parte do zero, orçando individualmente cada centro de custos da empresa sem considerar os dados dos exercícios anteriores. Além de ajudar a controlar os gastos, esse método elimina, consideravelmente, despesas desnecessárias que só criam “gorduras” no orçamento.
Uma das premissas do OBZ é garantir a sobrevivência da organização em cenários de escassez ou de readequação de investimentos. Por essa razão, todas as atividades e os custos da empresa são questionados durante esse processo. Mesmo atividades/custos que pareçam essenciais podem ser considerados desnecessários nessa perspectiva estratégica. Com isso, os custos devem ser justificados, e os que não agregam valor, revistos.
De modo geral, o OBZ surgiu como uma ferramenta poderosa para quebrar o efeito do orçamento convencional, que, ao replicar as despesas de um ano para o outro, deixa de avaliar o que realmente é ou não importante para o funcionamento da empresa.
Onde e quando aplicar o OBZ
O OBZ costuma ser aplicado em grandes empresas (como é o caso da Ambev e do Pão de Açúcar). No entanto, até mesmo os laboratórios de pequeno porte, por serem menos complexos e, em geral, por terem uma única estrutura de comando (o dono), podem se beneficiar dessa ferramenta, a fim de se tornarem mais enxutos e ágeis.
Para os laboratórios que já estão consolidados no mercado, o número de aplicações do OBZ dependerá da quantidade de vezes que o gestor realiza o Orçamento Convencional. Isto é, a cada dois ou três orçamentos convencionais (seja anual ou semestral), o ideal é aplicar o OBZ pelo menos uma vez. Em outras palavras, o OBZ não é uma ferramenta para ser adotada no dia a dia, pois trata-se é uma estratégia que toma muito tempo em negociações e planejamentos com os setores.
Vantagens do OBZ
Embora alguns profissionais considerem o Orçamento Base Zero complexo, uma vez que requer uma mudança de cultura, sua aplicação traz muitas vantagens para os negócios. Com o OBZ, os gestores podem:
- Fazer um monitoramento mais estreito dos gastos, conforme a realidade da empresa;
- Avaliar os fornecedores e suas programações de entrega para considerar reduções nos custos logísticos;
- Identificar a real necessidade de determinados recursos financeiros;
- Adaptar-se a possíveis mudanças de mercado.
Como aplicar o OBZ
Para começar, ao elaborar o Orçamento Base Zero, o gestor deve separar cada departamento em um centro de custos diferente. Isso ajudará a detalhar os gastos previstos e reduzir o número de desperdícios que vão contra a atual estratégia da empresa. Quanto à aplicação do OBZ, uma série de pontos devem ser considerados. São eles:
1. Imagine começar o laboratório atual do “zero”
Liste os processos mínimos necessários para fazer o laboratório funcionar e os respectivos custos, separando-os por setor, ou unidade orçamentária. Em laboratórios menores, pode-se considerar a existência de três unidades orçamentárias principais: produção, administração e marketing/comunicação. Conforme os laboratórios vão crescendo, a lista de unidades orçamentárias pode aumentar e incluir Recursos Humanos, Financeiro, entre outras possibilidades.
2. Considere a missão, a visão e os objetivos do laboratório
Para que OBZ funcione, as estratégias do laboratório (missão, visão e valores) precisam estar bem definidas. Nesse momento, o gestor deve criar uma lista adicional com as atividades necessárias para que o laboratório consiga atingir suas metas. Em outras palavras, além das atividades mínimas necessárias para a sobrevivência da empresa, é preciso estabelecer outras atividades que garantem um nível adequado de qualidade percebida, segurança e visibilidade. Consideram-se essas atividades como custos críticos, pois são indispensáveis para a eficácia da estratégia.
3. Crie uma torre de atividades
Definidas as atividades mínimas e críticas, crie uma torre com todos os custos levantados (do mais importante até o menos importante). As atividades mínimas, que são essenciais para o funcionamento do negócio, devem ficar na base da torre, uma vez que constituem uma “faixa” de alta prioridade de realização. As atividades críticas devem vir em seguida, logo acima da base. Trata-se de uma “faixa” voltada para questionamentos e análises. Provavelmente, haverá muitas outras atividades para serem “empilhadas”. Estas devem ficar no topo, pois constituem a “faixa” de atividades de baixa (ou nenhuma) prioridade.
4. Reconsidere os custos
Após elencar todos os custos, é ideal olhar para o histórico de gastos do laboratório e verificar o que não faz sentido para definição do orçamento futuro. Em relação aos custos que sobraram, o foco será entender, individualmente, quais são os contratos que poderiam ser renegociados com fornecedores e prestadores de serviço para readequar os gastos do laboratório.
5. Mobilize sua equipe
Como citado anteriormente, a aplicação do OBZ requer uma mudança de cultura de todos na empresa. Por isso, os treinamentos, técnicos e comportamentais, são excelentes alternativas para preparar e conscientizar os profissionais sobre a importância de cortar os custos.
A redução de custos e a readequação do investimento são uma realidade para muitos laboratórios, seja de pequeno, médio ou grande porte. Por essa razão, o OBZ surge como uma solução inteligente para ajustar e equilibrar a previsão orçamentária periódica, ajudando os gestores a se aproximarem, cada vez mais, das estratégias do negócio.
