Continuando nossa pauta sobre o que fazer na falta de profissionais qualificados no mercado, (confira nesse link a primeira parte) mostraremos como montar um treinamento eficiente para profissionalizar e qualificar a equipe e os novos colaboradores que você venha a selecionar. Para isso, retomamos um ponto que falamos anteriormente:
O que você espera do colaborador alocado na função?
Se a pessoa que você contratou não tem a experiência ou qualificação profissional que você gostaria para a vaga, a melhor maneira de contornar isso é explicando para ela o que é esperado da função e mostrando a melhor maneira de realizar o trabalho. Neste caso, deve estar claro na cabeça da gestão o que é esperado do colaborador, para que isso seja transmitido com sucesso para o colaborador.
O gestor é a figura máxima dentro do laboratório para o funcionário. É ele que introduz o colaborador para a equipe, avalia os resultados finais do trabalho desempenhado e é baseado em sua avaliação que o candidato continua no emprego ou não. Também é pelo gestor que os valores do laboratório devem ser transmitidos entre palavras e pelo próprio exemplo. Se esse papel da gestão não é transmitido, o funcionário vai pensar que tem liberdade para fazer o que acredita ser melhor baseado em seus valores próprios, que nem sempre comungam com os valores do laboratório.
Tendo em vista que é papel do gestor preparar o seu funcionário para a tarefa, vamos para o passo a passo para montar um treinamento de sucesso:
Montando um treinamento de sucesso:
1. Levantamento da Rotina Laboratorial
Antes de dizer para o seu funcionário o que fazer, você deve fazer o fluxograma da rotina laboratorial por áreas e funções. Qual a importância do mapeamento? Além de garantir que todo o fluxo de trabalho seja contemplado, é um ótimo momento para descobrir o que está bom ou ruim dentro da rotina!
Posteriormente, também fica mais fácil de mostrar a importância do trabalho a ser desempenhado pelo funcionário, para trazer o senso de comprometimento e responsabilidade, além de ilustrar o que acontece quando o trabalho precisar ser refeito por outras pessoas e/ou setores.
2. Levantamento de Processos da Função
O sucesso de um treinamento está diretamente atrelado a atingir o resultado esperado por parte do colaborador. Para isso, é necessário levantar as tarefas a serem desempenhadas pelo novo funcionário e associá-las com ações que auxiliem a atingir os objetivos do laboratório.
Neste caso, além de mapear as tarefas que o novo colaborador deve desempenhar para o trabalho, é preciso pensar: que outras coisas o mesmo pode fazer para contribuir com o laboratório? Aqui podemos listar: atendimento humanizado, convidar o cliente a sentar ao ser chamado, explicar para um novo cliente recém-chegado que em breve ele será atendido, etc.
Com isso, você já deixa explícito desde o começo que respeitar o cliente e tratá-lo bem não é um favor que o funcionário concede ao laboratório, mas uma obrigação de sua função.
3. Seja empático: cada funcionário tem a sua história
Você não quer ensinar o funcionário a como lidar com sua história de vida, mas, sim, mostrar o que você espera dele dentro do laboratório. Neste caso, se torna necessário que no seu planejamento de treinamento esteja contemplado que cada pessoa tem uma bagagem cultural, emocional e histórica (seu próprio passado), e ter a noção disso é um fator-chave de sucesso: com isso, você contornar objeções, deixa o treinamento mais objetivo e supera a demora no aprendizado.
Lembrando que é seu papel respeitar o tempo de aprendizado do seu funcionário e garantir que ele tenha acesso a um treinamento qualificado e orientado para o sucesso.
4. Separe o treinamento por “módulos”
Ao invés de despejar tudo o que o funcionário precisa aprender de uma vez, separe o treinamento por módulos, cada qual com seu objetivo. Dessa forma, o colaborador consegue absorver melhor o que está sendo ensinado. Outro ponto positivo é que é possível ver a evolução do aprendizado, e o funcionário se mantém motivado.
Ao aprender direito, você evita repetir todos os dias o que colaborador deveria fazer correto, mas continua fazendo errado.
5. Tenha sempre material de apoio
Nem todo mundo consegue aprender apenas ouvindo, por isso monte um fluxograma do trabalho e descreva as atividades a serem realizadas, de forma que o colaborador possa levar para a casa e aprender.
Você pode incluir nesse material: - Manual de uso de equipamentos da rotina, como impressoras; - Manual de uso do sistema laboratorial, quando for o caso; - Manual de conduta do laboratório; Entre outros que você achar necessário.
6. Tenha o seu material de apoio
É importante que você tenha o processo de treinamento bem definido, para que você nunca esqueça e que outros coordenadores e gestores possam replicar nos seus próprios processos.
Organize a sua rotina como treinador, pois o treinamento fica muito mais objetivo, rápido e dificilmente você se perde, evitando ter que voltar para módulos anteriores porque você esqueceu de dizer algo. Além de perder tempo, a falta do material de apoio pode confundir a cabeça de uma pessoa nova.
7. Esteja disponível para dúvidas e repita, se necessário
Eventualmente, pode ser necessário repetir um treinamento, ou apenas parte dele, para um colaborador. Esteja sempre disponível para tirar dúvidas e faça o mesmo se sentir à vontade, explicando que é comum não entender tudo de primeira e que a rotina às vezes pode ser complexa.
É do seu interesse que o funcionário aprenda direito a como realizar a função!
8. Continue aprimorando seu treinamento
Como qualquer outro processo, o treinamento também deve estar em constante aprimoramento. É importante que você esteja aberto a receber críticas e dicas, de outros colaboradores mais antigos, sobre como tornar o processo melhor e mais eficiente.
Ao perceber que mais de uma vez os funcionários tiveram as mesmas dúvidas, e os mesmos problemas de aprendizado, é hora de colocar a mão na massa e tornar o seu treinamento melhor e mais eficiente.
Esperamos que com essas dicas você possa contornar a dificuldade de encontrar um funcionário qualificado e consiga montar e preparar a equipe de trabalho que o seu laboratório precisa.
