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Por que seus Planos para o Laboratório Falham


O fim de ano é a época em que mais gestores param para analisar os números do laboratório e compararem o que foi planejado versus o que foi implementado, e é nesse momento em que se encontram diversos planos que falharam, muitas vezes antes de sequer serem colocados em prática.

Quando falamos sobre um planejamento estratégico que não dá certo, o primeiro motivo que nos vem à cabeça é, na maioria das vezes, o mesmo: resistência a mudança. E, de fato, esse transtorno é comum, mas não na medida que imaginamos. Entre os obstáculos que levam ao fracasso de um plano, resistência à mudança tem uma frequência de apenas 12,5% frente à outros problemas ainda maiores e que muitas vezes sequer notamos em nossa rotina.

Quando nos damos conta de que o planejamento estratégico do laboratório é o mapa de onde a organização quer chegar, bem como quais objetivos deseja atingir (como aumento de lucros, volume de exames, fidelização de pacientes, redução de custos, entre outros motivos), torna-se fundamental reconhecermos os possíveis obstáculos que impedem a implementação de um plano.

Por conta disso, levantamos os principais obstáculos, e o grau de participação no fracasso de planos estratégicos, para que seja você possa se prevenir desses problemas e aumentar as chances de sucesso de implementação de seu plano. Lembre-se que esses obstáculos poderão ocorrer simultaneamente.

Comunicação Inadequada (presente em 40% dos planos que fracassam)

Você orientou a equipe, mas ela não deu atenção ou não entendeu o que você pediu e, por isso, o resultado do que foi feito e do que você esperava são coisas bem diferentes. É dever do gestor garantir que toda a equipe que participará ativamente na implementação de um plano entenda bem os objetivos e a estratégia a ser implementada, levando em conta, inclusive, a “tradução” de palavras de um setor para o outro.

Não é interessante falar de controle de qualidade, Regras Múltiplas de Westgart e outros termos técnicos para pessoas da área de atendimento, por exemplo, sem sequer ambientá-las e explicar primeiro o que são e para que servem (de forma que leigos entendam, pois o atendimento não precisa saber o nome do reagente utilizado para executar um controle de qualidade específico que tem crucial peso na elaboração da qualidade).

Lembre-se de explicar conceitos, importância de determinadas tarefas e as implicações no trabalho de outros se não forem bem feitas. A comunicação tem peso na hora de calcular o sucesso de um plano, pois a sua equipe irá replicar para os clientes o que ela entender que deve ser feito.

Forças do Ambiente de Mercado (25%)

Timing é importante, principalmente no que se refere ao mercado, suas tendências e mudanças no comportamento do consumidor. Entender o que está passando na cabeça de pacientes, médicos, dos seus concorrentes e até mesmo da sua equipe, garante que você não perca a chance de lançar um bom plano de negócios e que também não saia investindo dinheiro em estratégias que podem ser uma furada.

Qualquer pequena mudança pode ocasionar significativa influência, positiva ou negativa, no movimento do faturamento do laboratório, por isso é importante atentar para o que está acontecendo porta afora da recepção.

Estude seus concorrentes, converse com seus pacientes, acompanhe notícias e tendências. Quanto antes você souber de algo, mais cedo você pode fazer (ou evitar) algo em relação à isso e proteger a implementação do seu plano para que não perder tempo e recursos.

Falamos aqui sobre a ferramenta “Matriz FOFA” para análise de mercado.

Informações inadequadas/erradas (22,5%)

Um planejamento estratégico jamais pode ser feito na base do achismo. Algumas coisas difíceis de serem mensuradas podem até ser “achadas”, mas é importante que seus planos sejam formulados e embasados em dados, opiniões e relatórios reais.

Pense que na prática as coisas podem acontecer, na maioria das vezes, de forma muito diferente do que esperamos e já estamos acostumados. Logo, tratar informações cruciais como achismos podem levar ao fracasso de um plano que tinha tudo para dar certo.

Vale salientar também a importância de se tratar apenas com informações relevantes. Fazer seus funcionários perderem tempo levantando dados que não servirão para nada pode ser muito desmotivador.

Falha na análise dos objetivos (22,5%)

Nem sempre é fácil definir objetivos e estratégias para a implementação de um plano. São muitos fatores à serem levados em conta na hora da avaliação, e algumas vezes nos perdemos em escolher a melhor estratégia para atender um objetivo. Ou, pior ainda, colocamos objetivos irrelevantes na frente de metas mais importantes e cruciais para o sucesso do laboratório, simplesmente por serem mais simples de resolver.

Não ouça apenas uma pessoa ou não utilize apenas a sua opinião como norte para escolher e definir seus objetivos. Tente ouvir outras pessoas além de você mesmo, como sua equipe, o mercado e outros gestores que são parceiros estratégicos.

Acesse nosso material sobre metas aqui.

Falta de Habilidades administrativas/Treinamento na gestão (21%)

Nenhum dono do laboratório nasce sabendo gerenciar. Se já é difícil encontrarmos um estudo aprofundado sobre a gestão na faculdade, imagine acreditar que esta habilidade “acontece naturalmente”.

Não é tão difícil assim encontrarmos gestores despreparados. A alocação correta de recursos, escolha ideal de equipe e definição de objetivos e estratégias deve ser feita por pessoas que tenham conhecimento adequado para que a implementação do plano dê certo.

Para que um plano seja implementado corretamente, é crucial que o gestor pesquise, estude, se profissionalize e sempre busque por melhores alternativas para contornar obstáculos e resolver problemas que venham a surgir em seu plano, bem como identificar melhores oportunidades e soluções para suas estratégias.

Falta de Ambição da gestão (19%)

Tentar planejar e implementar um plano porque todos fazem, sem ter ambição e vontade, é ingresso garantido para assistir a uma sessão de fracassos em série. Sua equipe, seus clientes e aqueles que acompanham o seu progresso vão saber quando você não estiver motivado, e vão entregar o mesmo nível de produtividade e vontade que você na hora de implementar um plano (ou de fazer exames no seu laboratório, no caso dos pacientes).

O sucesso de um planejamento estratégico requer ambição. Sem isso, é muito fácil desistir no meio de uma estratégia que poderia estar dando certo, por conta de pequenos empecilhos.

Posições/forças monopolizadoras de mercado (16,5%)

Concorrentes que monopolizam o mercado tem mais experiência, força de trabalho e expressiva fatia da clientela, e ignorá-los ao compor a estratégia, por menor que você queira ser, é equivocado de muitas formas. Assim como você, seus concorrentes fazem planejamentos estratégicos e estão analisando seus passos, visando, porém, encontrar fraquezas em seus planos, a fim de desestabilizar a marca do seu laboratório para conquistar mais clientes.

Seja esperto. Contrate somente pessoas de confiança, mantenha seu planejamento estratégico o mais protegido possível (só apresente para os colaboradores informações estratégicas importantes se for realmente pertinente, caso contrário seja superficial e fale o suficiente) e monitore seu concorrente com frequência.

Tempo para conduzir as atividades de planejamento (15%)

Eventualmente, ao concluir um planejamento estratégico brilhante, é possível que o gestor se sinta com o "dever cumprido" e vá postergando a realização das atividades previstas no plano, seja por falta de tempo, vontade ou conhecimento para concluir determinada função.

Sem tempo para se dedicar a execução, seus planos não vão sair do papel e o tempo despendido no planejamento será perdido.

Envolvimento precário da equipe (15%)

Assim como o gestor pode não ter tempo para desenvolver a implementação do planejamento, a equipe pode não estar comprometida o suficiente com seus objetivos e metas. Seja por cultura antiga, falta de habilidade do gestor em repassar as responsabilidades ou por carência de tempo, os motivos da falta de comprometimento devem ser analisados e tratados para que não se reproduzam mais.

Sem pessoas dedicadas o plano estratégico ficará estagnado. Utilize nossas dicas desse post para criar treinamentos que motivam.

Falta de entusiasmo entre as áreas do laboratório (15%)

É muito fácil esquecer de comunicar todas as áreas do laboratório acerca do que está sendo planejado e implementado no laboratório, mas isso é um erro. Se todos não entenderem a importância os planos estratégicos, para que servem e como todos podem contribuir, você não estará aproveitando os melhores resultados dos seus colaboradores.

E perder recursos em tempos tão difíceis e com recursos tão escassos não são opções. Vale lembrar novamente que informações estratégicas importantes (que não podem ser vazadas para o mercado) devem permanecer guardadas a sete chaves.

Rotatividade ou Falta de Pessoal (15%)

Investir na escolha de bons funcionários reduzirá os prejuízos relativos à rotatividade e falta de pessoal para desempenhar as atividades do plano estratégico do laboratório. É importante também deixar sempre uma pequena folga nas atividades do seu planejamento para o caso de você acabar com menos equipe do que esperava.

Falamos da importância da Gestão do Conhecimento aqui.

E você, quais outros obstáculos presenciou na execução de um planejamento estratégico em um laboratório?

#gestão