É chegado o final do ano e celebrar os 12 meses de trabalho intenso e dedicado, é sempre uma boa ideia. Para a gestão, a confraternização de fim de ano gera inúmeros benefícios: integração da equipe, divulgação dos resultados positivos, preparar soluções para os resultados negativos e motivar o laboratório para começar o novo ano pronto para crescer.
Já para a equipe, existem dois lados: alguns colaboradores adoram pensar em se afastar de suas mesas e passar uma tarde socializando com colegas, já outros temem a idéia de acabar em um almoço com tarefas embaraçosas ou muito tediosas, que não levam a lugar nenhum.
Independentemente do que você está pensando, além de informar a equipe do andamento dos negócios, é importante que a festa seja um evento memorável e sem estresse. Pensando nisso, montamos um guia para você preparar um fechamento bonito, inclusivo, relevante e inesquecível nesse ano que está quase chegando ao fim.
Em tempos de crise, planejar com antecedência é sinônimo de economia
O laboratório não precisa separar um orçamento altíssimo para preparar a festa de confraternização. Se você pensar com antecedência, pode preparar um evento com diversas atividades interessantes por um preço muito mais acessível. Como o final do ano é uma época muito concorrida, o quanto antes você reservar espaço, combinar refeições ou convidar participantes especiais (músicos, palestrantes, etc), menos você vai gastar.
Pense em ideias que se encaixem no seu orçamento, pois os custos do evento também tendem a crescer para mais à medida que o plano evolui, portanto é melhor superestimar os custos e gastar menos do que o inverso. Se, no fim, sobrar algum orçamento, você pode gastá-lo como mais presentes e/ou comida/bebidas.
Quando fazer a festa de confraternização?
Planejar com antecedência também vai ajudar você a escolher a melhor data para o evento, pois quanto antes você fizer a comunicação, mais colaboradores você vai conseguir reunir de uma única vez.
Não perca muito tempo escolhendo sozinho uma data, a melhor forma de resolver isso logo é fazer uma enquete junto a equipe para saber o que é melhor: fazer o evento durante a semana (fora do expediente), no final de semana ou após as épocas comemorativas. Você pode ainda apresentar algumas opções de datas e abrir espaço para a discussão.
Óbviamente não será possível agradar todos, o que importa aqui é reunir o maior número possível de interessados.
Escolhendo uma temática para a festa
Escolher uma temática para a festa (natal, ano novo, ou outro) deixará o ambiente mais agradável. Você pode se inspirar em algo positivo que aconteceu durante o ano (algum projeto realizado para a comunidade, premiação, acreditação, e etc), mas certifique-se de optar por algo simples e apropriado. Para evitar que as pessoas usem roupas muito sofisticadas ou alguma fantasia constrangedora, você pode preparar algum adesivo exclusivo para esse evento, ou um copo, algo discreto, porém característico da ocasião. Assim, você vai valorizar sua marca frente aos colaboradores, que poderão guardar de recordação. No entanto, o mais importante de tudo é alinhar a festa à cultura da empresa. Não prepare algo sofisticado demais, ou simples de mais, se vai contra o que o laboratório propõe para o mercado. Dessa forma, os colaboradores vão se sentir mais à vontade de estarem em um ambiente que possua certa familiaridade com o que já estão acostumados.
Dicas para a sua confraternização de final de ano
1. Comece apresentando um panorama econômico do laboratório
Mostrar para os colaboradores as conquistas do laboratório no decorrer do ano, bem como as metas atingidas e não atingidas, e abrir um pequeno espaço para discussão, criará uma sensação de inclusão, e funcionários incluídos se tornam mais inspirados e produtivos.
Você não precisa fazer uma apresentação entediante de uma hora, afinal as pessoas estão lá para confraternizar, e não receber um monólogo. Seja rápido, direto e fale apenas o que é pertinente para a equipe. Se for usar powerpoint, prefira figuras do que textos, ou ninguém vai prestar atenção no que você tem para dizer.
Se achar pertinente, chame os supervisores de cada setor para contribuírem com suas análises sobre o ano. Com a devida preparação, os resultados são sempre positivos.
2. Dê brindes e presentes para todos
Quem não gosta de receber um presente em um evento que reconheça os seus esforços? Não pense só no copo que você pretende fazer para o evento, mas em algo que o colaborador possa levar para a casa e, dividir com sua família, como um vale presente, uma cesta com produtos para o natal ou um simples chester/peru para a ceia.
Seja criativo e se coloque no lugar de seus funcionários. Todos almejam reconhecimento para se manterem produtivos e felizes, e você pode oferecer essa experiência para eles.
3. Premie os destaques
Este ponto é um pouco delicado, pois se você decidir premiar funcionários de uma hora para outra, sem que os colaboradores saibam que estão sendo avaliados, pode gerar mal estar entre a equipe. Por isso, procure premiar funcionários se todos souberem que existe essa possibilidade, para que eles possam trabalhar e se motivar a tentar este prêmio.
Você também pode premiar unidades (se possuir mais de uma) e fornecedores parceiros. Lembre-se sempre de ser justo em suas premiações, pois não adianta premiar um funcionário preferido em sua percepção, sem consultar outros membros da supervisão, ou uma unidade por produtividade, se ela está em vantagem competitiva de localização frente a outras. Você deve motivar, e não desmotivar ou criar um clima ruim no meio da confraternização.
Se bem utilizada, a premiação é uma ótima forma de motivação para que os funcionários se tornem melhores e mais produtivos.
4. Jantar para os colaboradores ou inclusão dos familiares
Você pode preparar desde um jantar em um restaurante um pouco mais reconhecido na cidade apenas para os colaboradores, como abrir um espaço para receber os colaboradores e seus familiares, com bebidinhas e lanchinhos mais simples. Incluir os familiares pode ser uma ótima forma de criar uma maior interação, bem como reforçar o senso de família e união à marca do laboratório.
Se optar pela segunda opção, o item 1 (apresentação dos resultados) pode ser feito em outro momento, para reduzir as formalizações e criar um clima mais descontraído.
Avalie o que melhor se enquadra na sua cultura.
5. Escolha atrações que criem empatia
É importantíssimo você disponibilizar atrações que possam quebrar o gelo e provocar a interação entre os colaboradores, como um amigo secreto (não obrigatório) ou atividades que envolvam grupos, por exemplo.
É imprescindível música, principalmente se for ao vivo! Você pode contratar um cantor da região, ou, se quiser fazer diferente e surpreender, envolver a comunidade. Existem grupos musicais ou artísticos relacionados a projetos para a comunidade carente que podem estar precisando de um apoio, e que podem participar do seu evento como forma de retribuição mediante a um cachê simbólico.
Você deve estar atento para desenvolver atividades que envolvam desde funcionários mais novos, até os mais velhos. O objetivo é deixar os funcionários incluídos e à vontade para confraternizar.
6. Faça um discurso
Por fim, não deixe de fazer um discurso pessoal, sincero e motivador. Você está proporcionando esse momento para seus colaboradores, e eles esperam ouvir algumas palavras suas em relação ao ano que passou e previsões para o ano que virá. Certamente este não foi um ano fácil, mas o laboratório sobreviveu e à equipe está pronta para mais um ano. Motive seus colaboradores para ter um ano novo sem precedentes.
