Originalmente, usamos o título quebra-cabeças da Gestão Laboratorial na primeira palestra pública do Aceleralab, quando tínhamos apenas um ano de vida. Ela aconteceu em 2018 no 45º Congresso Brasileiro de Análises Clínicas, no Rio de Janeiro. Hoje, reapresentamos esse título e trazemos pontos inéditos desta palestra para a leitura no blog.
Alguns fatores internos e externos são capazes de modificar a forma como o cliente percebe seus serviços, e, mais ainda, influenciar diretamente na rentabilidade do seu estabelecimento. Algumas variáveis que devem ser levadas em consideração para analisar o investimento em um laboratório são tema da pauta de hoje.
1. Analisar as tendências de mercado
O ambiente externo dá sinais do que pode acontecer a curto e médio prazo com o mercado em que você está inserido. Fique atento mesmo aos sinais fracos de que algo pode estar mudando na sua região, seja por um novo investimento de um laboratório de apoio, por uma nova tendência de consumo, ou até mesmo uma nova oportunidade de investimento.
Se antes da pandemia a medicina preventiva era um ponto a ser considerado, após dela teremos um movimento muito maior de procura pelo cuidado nos primeiros estágios das doenças, reforçando a força do diagnóstico precoce. Provavelmente os testes de COVID-19, que foram grandes propulsores do movimento nos laboratórios nos últimos dois anos, darão lugar aos exames de diagnóstico e prevenção de outras doenças (afinal, elas não deixaram de existir em face da pandemia).
O atendimento e experiência do paciente é outro ponto que deve ser olhado com carinho ao perceber as tendências de mercado, pois a pandemia redefiniu a forma com que se procuram os serviços de um estabelecimento, utilizando cada vez mais os meios digitais, inclusive para a retirada de dúvidas e agendamentos. Muitas coisas que foram implementadas às pressas, como o atendimento por whatsapp e os drive-thrus, tendem a continuar no pós-pandemia.
2. Adaptação do negócio
Não basta só analisar as tendências de mercado: É preciso utilizá-las como ponto de partida para realizar as mudanças no laboratório. Nesse sentido, o microscópio não pode ser um escudo, e o gestor deve sair de sua bancada para garantir que as decisões por ele tomadas gerem um impacto positivo no estabelecimento. Se realmente teremos outros segmentos da saúde realizando exames, é momento de reforçar o posicionamento do laboratório e explicar para a população o que deve ser atentado na hora de cuidar da saúde.
A transformação digital é uma das adaptações necessárias, e que se ainda não está desenvolvida em sua plenitude pelo seu laboratório, você provavelmente está ficando para trás. A presença digital de um estabelecimento inclui site, redes sociais, e cadastro nos mecanismos de buscas para impulsionar os clientes a encontrarem e se relacionarem com o laboratório.
3. Gestão de Custos
Entender o fluxo de caixa e seus desdobramentos é um grande diferencial para o gestor. Somente conhecendo a sua estrutura de gastos é possível fazer uma análise de cenários que ajude nas decisões gerenciais. Além de não precisar ficar a descoberto financeiramente, uma boa gestão de custos passa pelo bom uso dos insumos que o laboratório precisa, e a gestão por indicadores.
Comprar bem é uma tarefa complexa, pois não ter o controle da quantidade de insumos pode gerar uma compra com uma “taxa de urgência”, seja pelo frete mais caro, ou pela negociação expressa com o fornecedor que possui o produto a pronta entrega. Além disso, deve-se analisar a quantidade de insumos que ficarão imobilizados do estoque do laboratório, pois não adianta realizar uma boa negociação financeira, e os reagentes, por exemplo, terem o prazo de validade curto, ou até mesmo, ser um dinheiro “parado” no laboratório até serem usados em níveis de estoques normais.
4. Profissionalização da Gestão de Pessoas
Lidar com o público pode gerar inúmeros transtornos para o laboratório. Como já dissemos algumas vezes aqui no Portal Aceleralab, o cliente do laboratório na maioria das vezes está investigando alguma doença, ou realizando um acompanhamento médico por alguma alteração percebida pelo prescritor. Dessa forma, a equipe de trabalho precisa estar bem treinada para lidar com os desejos e anseios deste público.
Mesmo os colaboradores da área técnica devem estar preparados para realizar a rotina de análises com excelência, e isso passa por treinamentos e reciclagens. Um bom gestor de laboratórios deve ter em sua mente que só podemos cobrar por uma forma correta de fazer se existe algum manual ou instrução do que deve ser feito. Aos laboratórios que já implementaram rotinas de qualidade, seria equivalente a treinar os colaboradores nos “Procedimentos Operacionais Padrão”.
Mapear os processos e criar instruções de procedimentos também é uma proteção contra eventuais casos onde possam existir falhas na proteção de dados dos pacientes. A Lei Geral de Proteção de Dados já está em vigor, e um deslize na execução das tarefas diárias pode ocasionar multas e manchar a imagem do laboratório.
5. Divulgar forças, trabalhar nas fraquezas
Você pode ter o melhor atendimento, ser referência para alguns médicos da região, e mesmo assim, não ter um laboratório com muitos clientes. Isso ocorre em casos onde o gestor não investiu em divulgar os elementos que posicionam o laboratório como referência para a região. Se o seu atendimento para COVID-19 é mais rápido, porque você investiu em um equipamento próprio, é preciso contar para a comunidade sobre os benefícios de realizar os exames laboratoriais mais rápido.
Da mesma forma, se o seu concorrente possui um benefício que você não tem, lembre-se que não é preciso copiar a estratégia dos outros, e, sim, criar a sua própria. Se a coleta kids da concorrência é feita por um super-homem que desce da nave da Xuxa e ainda dá presentes para as crianças, você pode investir em uma coleta premium para seniors. A conveniência de cada um dos estabelecimentos é única, e no final, quem irá decidir é o público.
Essa foi apenas uma parte dos conteúdos que foram expostos na palestra “O quebra-cabeças da Gestão Laboratorial”. De lá para cá, muitas coisas aconteceram, mas a essência dos pilares a serem analisados permanecem. Foram 4 anos de mudanças constantes, mas todas buscando acompanhar as necessidades da população e fornecer uma atenção primária de saúde com melhor qualidade. Será?
