Muitas são as variadas informações sobre o período de guarda de documentos pelas empresas de saúde; sejam documentos de pacientes, contábeis/financeiros ou mesmo aqueles relacionados aos colaboradores da empresa.
O fato é que, com o passar dos anos, este material se acumula e passa a trazer transtornos, em especial pelo espaço que ocupam e até mesmo pela dificuldade de localização dos mesmos quando necessário.
A grande questão diz com o fato de que todos os processos de natureza judicial, por exemplo, tramitam em meio eletrônico, sendo que, na esfera administrativa, quando em meio físico, não é exigida a apresentação de originais ou cópias autenticadas. Em outras palavras, o “papel” está perdendo cada vez mais espaço para documentos em meio digital.
Quanto aos documentos relativos a pacientes, inicialmente devemos observar que, de acordo com o Código de Defesa do Consumidor, o prazo para o ingresso das ações indenizatórias por eventual “erro” alegado na realização do teste laboratorial é de cinco anos.
Entretanto, considerando-se que, pela legislação civil, o prazo prescricional tem contagem somente a partir do momento do “conhecimento do dano”, pelo que, segundo entendimento que temos manifestado reiteradas oportunidades, o laudo laboratorial deve estar disponível por período nunca inferior a vinte anos.
Assim, salvo orientação específica de Órgão de Vigilância Sanitária local, nada mais impede que estes documentos sejam todos digitalizados e arquivados em meio digital; isto, é claro, desde que armazenados em meio absolutamente seguro e de fácil pesquisa/localização.
De outro lado, em nossa Consultorias para fins de implementação da LGPD, temos verificado que muitos Laboratórios mantém “armazenados”, desnecessariamente, grande quantidade de material relacionados a Colaboradores, inclusive demitidos. Nesta área, a lógica se relaciona, também, com o período prescricional das ações trabalhistas. Veja-se:
a) EMPREGADOS ATIVOS: para os trabalhadores ativos, o prazo de arquivo dos documentos é de cinco anos, considerando-se a prescrição quinquenal previsto no artigo 7º, inciso XXIX, da Constituição Federal, e no artigo 11 da CLT. Recibos salariais, controles de ponto, recibos de férias e outros podem ser descartados quando corresponderem a períodos anteriores;
b) EMPREGADOS DEMITIDOS: considerando-se a prescrição bienal do direito de ação, os documentos de empregados demitidos devem ser mantidos em arquivo por dois anos a contar do desligamento (importante acrescentar período de trinta dias, em vista do tempo demandado entre o ingresso de eventual reclamatória trabalhista e a intimação da empresa);
c) DOCUMENTOS ESPECIAIS: O Contrato de Trabalho e o Livro ou ficha de registro de empregado devem ser arquivados por prazo indeterminado, pois pode ocorrer a necessidade de elaboração de Laudo PPP e LTCAT para fins de aposentadoria de ex-colaboradores mais antigos;
Quanto aos documentos comerciais e fiscais, predominam aqueles que devem ser mantidos em arquivo por cinco anos, a exceção dos relativos a contratos de seguros pessoais, previdenciários privados e títulos de capitalização, que ficam na faixa de vinte anos de validade.
Por fim, temos os documentos de natureza Tributária, onde temos, principalmente, as notas fiscais, recibos e comprovantes de pagamento de impostos. Estes documentos devem ser mantidos em arquivo por período não inferior a cinco anos. Incluem-se:
- Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);
- Programa de Integração Social (PIS);
- Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
- Simples Nacional;
- Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos;
- Livros fiscais e contábeis;
- Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil
- Declaração de Ajuste Anual;
- Declaração e comprovantes de lançamentos.
No entanto, é muito importante acolher as orientações de seu Contador quanto a estes últimos documentos, pois é este Profissional que tem o devido conhecimento acerca das necessidades específicas de cada empresa.
Para maiores esclarecimentos, estamos à inteira disposição de todos.
Daniel Correa Silveira, é Advogado Especialista em Direito Civil e Processo Civil, Proprietário da Daniel Correa Assessoria Jurídica Laboratorial, Assessor Jurídico da Sociedade Brasileira de Análises Clínicas - SBAC, da Confederação Nacional da Saúde-CNS e da LAS-Laboratórios Associados.
Contatos: (51) 99563.8988 e contato@danielcorrea.com.br
