Estruturar corretamente o fluxo de caixa é premissa para o bom funcionamento de qualquer empresa. Os laboratórios em geral ainda contam com o agravante do tempo de processamento dos convênios, que dura em média 45 dias, e que, se mal gerido, pode gerar uma quebra de caixa. Na entrevista de hoje, o Dr. Mauro Terra volta a conversar com o Aceleralab e traz como cortesia uma planilha de fluxo de caixa.
Dr. Mauro, qual é a importância do fluxo de caixa? O fluxo de caixa permite ao gestor organizar o desembolso e programar as melhores datas para os vencimentos de faturas, já que Folha de Pagamento, Encargos, Impostos e Tributos tem datas pré-fixadas. Um bom fluxo de caixa vai permitir um planejamento a médio prazo com uma margem bastante segura. Então podemos dizer que ele auxilia nas decisões?
Certamente! Não vislumbro fazer nada sem ele, Admissão, Compras, Demissões, Planejamento, enfim não sugiro a ninguém que deseje um equilíbrio na tomada de decisões ou ações a não consultar essas informações. Talvez essa negligência tenha contribuído de forma importante para o cenário atual.
Qual é a competência principal para um bom controle de fluxo de caixa?
Disciplina! Como falava um Guru meu, durante muito tempo meus companheiros de setor se esconderam atrás dos microscópios, acreditando que tudo se resolveria ao final do mês nas mãos do Contador. Ficava-se a aguardar os recebimentos, pagava-se as contas e depois se via o que sobrava. Não dá para ser assim faz muito tempo.
E como o gestor de laboratório deve interagir com com o controle?
É uma prática diária, ao chegar no Laboratório e ao sair no final do dia verificar o fluxo, as previsões de Entradas e Saídas para planejar ou modificar alguma coisa. Os dados devem ser lançados de forma precisa e discriminada. Mesmo que o Gestor tenha uma pessoa responsável pelo fluxo de caixa, ele deve estar JUNTO, e estar INTEIRADO, pois as decisões serão de responsabilidade dele.
É importante entender que o fluxo de caixa é uma ferramenta dinâmica, deve ser atualizada a todo momento; alguns ainda entendem esta ferramenta de forma engessada e não é assim.
E no caso dos fornecedores, como ajustar no fluxo de caixa para que não tenham tanto impacto? Sugiro aos Companheiros que adotem um sistema de pulverização das Faturas junto a Fornecedores; ao invés de adotar o sistema de 30 dias para pagamento, procurar trabalhar dividindo a duplicata em 7, 14, 21, 31 dias. Este simples movimento permite uma pulverização do desembolso que evita atrasos com consequente multa e juros e ainda é bom para o Fornecedor.
Um outro cuidado é sempre atentar para quando nas compras não superpor datas de vencimento.
Qual o principal erro cometido na hora de utilizar o fluxo de caixa?
Não atentar as projeções futuras que o mesmo permite.
Um exemplo seria o planejamento de férias de colaboradores, onde muitas vezes antecipar a data de forma a não permitir o desembolso das mesmas ocorrer dia 20 por exemplo, já que é uma data base para recolhimento de Encargos.
O dia do pagamento da folha é um dos principais motivos da quebra de caixa do laboratório. Existe alguma organização do fluxo que possa evitar a quebra?
Não existe receita. A observação dos dados e avaliação dos mesmos é que vai permitir definir a Estratégia. Mas poderia citar algumas:
a) Na semana que antecede a Folha podemos reduzir os desembolsos; b) Pagar por quinzena reduz bastante o impacto, principalmente a considerar a data de pagamento dos Convênios
Dar descontos para pagamentos à vista pode ser uma saída para a quebra de fluxo de caixa?
Sim, uma delas. Fidelização também é interessante. Hoje se criam muitos “combos”, esses pacotes de exames. Um Estratégia interessante é a de fazer contato com aqueles pacientes que rotineiramente estão conosco no sentido de criar uma agenda de visitas, pois incrementa e muito as entradas. Mas ainda assim estas ações não são uma proposta que atende a todos, são muitas as especificidades de cada serviço.
Que outras dicas/cuidados você daria para os gestores em relação ao fluxo de caixa?
Benchmarking, assim podemos aprimorar e aperfeiçoar essa ferramenta. Temos que parar de “esconder” ás informações, isso é irrelevante; se não fosse as Grandes Corporações não publicavam seus Balancetes e Balanços. Essa troca de informações e experiências é o que nos faz crescer. Por derradeiro é tornar um hábito a prática de não apenas OLHAR, mas de VIVER essa ferramenta.
Depois conte para nós os resultados!
PLANILHA DE FLUXO DE CAIXA
Apesar de parecer à primeira vista complicado, a planilha de fluxo de caixa é extremamente simples de controlar. Ela deve conter todas as entradas e saídas programadas para os dias seguintes, e ser fidedigna com o que aconteceu nos dias anteriores. Para ajudar a compreender melhor como pode ser montado o fluxo de caixa para quem está começando, o Dr. Mauro Terra nos forneceu um exemplo que ele utiliza para controlar os recebimentos e desembolsos do laboratório, que você pode fazer o download abaixo.
*** Pai da Emily e da Thalita, Dr. Mauro Terra é Biomédico de formação primária, Servidor Público Estadual e Federal, Professor Universitário, Dirigente Sindical, Especialista em Análises Clinicas, Mestre e Doutor em Bioquímica Clinica, possui MBA em Gestão e é Diretor dos Laboratórios Terra Pereira, Diagnotest e Labmeg.
Contato: mauro.terra@terrapereira.com.br
Site: www.terrapereira.com.br
