Num mundo ideal, atrasos na entrega de insumos e serviços nunca deveriam acontecer. Mas no mundo real, eles acontecem a todo tempo, principalmente no contexto de uma economia instável. A indisponibilidade de matérias-primas, os custos dos transportes, as taxações e outros fatores interferem na capacidade dos fornecedores de cumprirem com seus prazos, ameaçando o seu processo de produção.
Assim, o gestor precisa inevitavelmente desenvolver uma estratégia para lidar com esses imprevistos, e simplesmente trocar de fornecedor a cada pedido não é uma opção. Controlar atentamente suas rotinas de compras, por outro lado, pode resultar em melhor produtividade e até redução de custos, baseada em maior margem de negociação, sem a pressão da urgência. Então, acompanhe essas recomendações que o Aceleralab elaborou, para que você supere com tranquilidade mais esse desafio:
Cultive o relacionamento com os fornecedores
Fornecedores são parceiros que você deve escolher com cuidado como qualquer outro relacionamento. Esse assunto já foi abordado no blog da Aceleralab (confira aqui), e não custa lembrar que pontualidade nas entregas é um dos ítens mais importantes a considerar antes ainda de firmar a parceria. Mas e você, está sendo um bom cliente para eles?
Ser um bom cliente inclui, neste caso, além de cumprir com suas obrigações de contrapartida comercial, adicionar uma pitadinha de empatia e cordialidade aos contatos, inteirando-se das dificuldades que eles também enfrentam e deixando claro que, enquanto gestor, você compreende essas dificuldades. Estando mais presente, você acaba num patamar similar a um “top of mind” para esse fornecedores, que vai priorizá-lo em períodos de desabastecimento, por exemplo. Agora, para tudo há limites… Portanto, tenha uma retaguarda, um plano B para acionar quando o problema dos atrasos se tornar recorrente e sem solução. Para esses casos, não custa manter-se sempre atualizado sobre novos possíveis fornecedores, e mobilizar quando necessário um cadastro alternativo elaborado previamente, ampliando sua rede e evitando tornar-se refém de um mau atendimento.
Organize e planeje o processo de compra
Você é o maior interessado na pontualidade das entregas, então controle de perto esse processo. Comece por reler seus contratos de compra, verificando se há cláusulas que o protegem de eventuais prejuízos devidos a atrasos. Esse será um trunfo para, na eventualidade do descumprimento, negociar uma compensação. Ao mesmo tempo, padronize os pedidos, tendo claro sua periodicidade e prazo usual para a entrega. Isso garante que eles aconteçam em tempo oportuno.
Estabeleça claramente quem é o responsável pelo aviso de necessidade e pelo pedido de compra dentro do laboratório, e normatize todos os detalhes desse processo. Dependendo do seu relacionamento com ele, não faz mal que o próprio fornecedor seja informado desse planejamento, pois isso cria um compromisso de responder à altura do seu nível de organização. E fica bem mais fácil controlar se você já tiver rotinas definidas. Inclusive, vá além na compreensão dessas rotinas, identificando também, se existirem, fenômenos sazonais, ou seja, épocas em que por determinada razão determinado insumo se torna menos disponível, talvez por um aumento da demanda ou outro motivo. Assim você jamais será pego de surpresa.
Calcule e controle seu estoque mínimo!
Estoque mínimo, estoque de segurança ou ainda estoque de proteção é aquela quantidade de reserva de insumos que sinaliza um ponto crítico no abastecimento, por exemplo, você tem seis frascos de determinado reagente, que são capazes de prover duas semanas de utilização, e o prazo para entrega do fornecedor daquele insumo também é de duas semanas. Ou seja, ao atingir a quantidade de seis frascos, você atingiu a quantidade mínima segura para evitar desabastecimento. Abaixo desse estoque, você fica à mercê de taxas extras, empréstimos ou o que é pior, atrasos nas liberações.
Como você vê, controlar o estoque mínimo não é difícil, mas exige um esforço inicial de quantificação do seu consumo, ou seja, uma boa gestão de estoque. Controle o consumo periódico - pode ser o consumo médio diário, semanal ou mensal -, as entradas e saídas de insumos e anote também os prazos de entrega dos fornecedores. É com base nesses dados que você irá determinar qual o estoque mínimo de cada produto utilizado pelo laboratório. Se ainda parece confuso, visualize uma equação, onde Consumo Médio Periódico é CMP, Tempo de Reposição é TR, e Estoque Mínimo é EM. Por exemplo:
CMP (3 frascos semanais) x TR (duas semanas) = EM (6 frascos)
É claro que você deve ainda considerar aqueles fenômenos sazonais já citados que podem influenciar a demanda, como a procura por determinados exames para infecções respiratórias no inverno ou dengue durante a temporada chuvosa, e também ter em mente as características dos seus fornecedores, tudo conforme já mencionamos acima. Por isso, é prudente adicionar uma margem extra ao estoque mínimo, ou de segurança, por exemplo, se você calculou seis frascos como estoque mínimo, feche a conta em sete frascos. A seguir, idealize e implante uma rotina para a rápida notificação dos pontos críticos do estoque, seja delegando a tarefa desse controle, seja fixando alertas na sua agenda de aplicativo. Assim, você dificilmente será pego de surpresa pelo desabastecimento!
Então, gostou das sugestões? Esperamos que sim. Continua acompanhando a Aceleralab!
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