Problemas fazem parte da rotina de qualquer profissional, e como falamos na pauta anterior aqui, o gestor que apaga incêndios dificilmente está contribuindo para o crescimento do negócio, pois as decisões imediatas tomam muito tempo da sua rotina. Mas então, como tratar as ocorrências que atrasam o crescimento do laboratório de uma forma estruturada? É o que tratamos na pauta de hoje, que traz uma ferramenta para ajudar você a priorizar as decisões que precisam ser tomadas.
O que é a Matriz GUT?
A Matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência) ou Matriz de Prioridades, é uma ferramenta de qualidade que foi criada por Charles Kepner e Benjamin B. Tregoe para auxiliar que as empresas conseguissem resolver problemas complexos. Ela pode ser aplicada em situações que exigem tomada de decisões cuidadosas, na qual precisamos descobrir quais problemas devem ser resolvidos primeiro.
Como usar a matriz GUT
Listando os problemas
O primeiro passo para se tomar decisões mais conscientes é listar todos os problemas relacionados às atividades que você precisa dar um encaminhamento, o que inclui até mesmo aquelas decisões que ainda não estão com prazo tão apertado, mas cuja resolução irá contribuir para que os seus objetivos traçados ao longo prazo.
Como utilizar a Categorização GUT
Após elencar todos os problemas que necessitam resolução, é momento de entender o contexto do problema, com o auxílio de uma ferramenta de priorização. Esse é o grande objetivo da Matriz GUT, que está centrada em três dimensões distintas do problema: a Gravidade, a Urgência e a Tendência. Para facilitar a mensuração, vamos medir essas dimensões de 1 a 5, onde 1 é uma nota baixa e 5 é algo que necessita atenção imediata.
Confira abaixo os conceitos expandidos de cada uma das dimensões abordadas na Matriz GUT:
Gravidade
Essa variável diz respeito ao impacto do problema analisado caso ele venha a acontecer. É preciso considerar o seu impacto nas pessoas, processos, planejamento do laboratório. Questões menos graves, como a necessidade de adquirir uma nova tecnologia ou contratar profissionais, não trazem consequências sérias à empresa – apenas postergam algumas melhorias. Mas, se é algo que inviabiliza o funcionamento do laboratório, como a falta de insumos no meio de uma crise sanitária, deve-se considerar o máximo de gravidade. A gravidade pode ser categorizada das seguintes maneiras:
1 - Não é grave
2 - Pouco Grave
3 - Grave
4 - Muito Grave
5 - Gravíssimo
Urgência
A dimensão de urgência representa o prazo, o tempo disponível ou necessário para resolver o problema analisado. Quanto menor o tempo disponível para resolver, maior é a urgência. Assim, você deve ser realista aqui em estimar quanto o problema poderá se tornar maior e aumentar a gravidade da situação. Lembre-se: problemas mais urgentes não possuem prazo negociável para sua resolução. Classifique o problema também quanto a urgência, usando a régua abaixo:
1 - Não tem pressa
2 - Pode esperar um pouco
3 - Resolver o mais cedo possível
4 - Resolver com alguma urgência
5 - Necessita de ação imediata
Tendência
Esse parâmetro representa a tendência de crescimento ou evolução do problema. Analisando a tendência de agravamento, o problema pode se tornar rapidamente urgente. Utilizar a dimensão de tendência complementa os critérios de gravidade e urgência, pois ajuda na previsão de como o problema poderá se desenvolver. Como classificação final, use a régua abaixo para medir a tendência de agravamento do problema.
1 - Não vai piorar
2 - Vai Piorar em longo prazo
3 - Vai Piorar em médio prazo
4 - Vai piorar em pouco tempo
5 - Vai piorar rapidamente
Exemplo prático: A compra de tubos
Uma decisão como a compra de tubos, poderá ser classificada de diferentes formas de acordo com o nível de estoque do laboratório. Caso seja sabido que o prazo de entrega desses tubos é de 5 dias úteis, e a previsão é que eles acabem em 15 dias, muito provavelmente esta será uma decisão tranquila de ser tomada dentro da rotina do laboratório. Assim, ela não é grave, pode esperar um pouco, mas irá piorar em pouco tempo.
Na medida que o tempo vai passando, a urgência vai ficando mais evidente, e ao chegar a uma previsão de 7 dias para a falta dos insumos, ela se torna uma decisão que deve ser resolvida com urgência, pois tende a parar a produção. Agora, quando o gestor percebe que irão faltar tubos para o próximo dia, o prazo do fornecedor não será suficiente. Ela automaticamente se tornou uma decisão grave, sob risco de parar o laboratório. Decisões que possuem alta gravidade necessitam do pensamento estratégico do gestor de forma imediata, e poderão ser tomadas decisões alternativas, como buscar algum fornecedor com o preço maior, mas que entrega no mesmo dia por motoboy, ou mesmo a negociação com o empréstimo de tubos de empresas parceiras que também consumam o produto.
No caso que trouxemos, a compra de tubos é uma decisão que ocorre com frequência, e que poderia ser estruturada de uma forma mais planejada, para que não gere transtornos maiores. Mas se esta é uma decisão que constantemente toma tempo do gestor para resolver, é preciso atacar a causa do problema, que pode ser a falta de planejamento de compra com estoque de segurança.
Download: A Matriz GUT
Agora que você já sabe como é o funcionamento da Matriz GUT, faça o download da nossa ferramenta em formato de planilha, para que você consiga realizar seus apontamentos mais rapidamente. Ela é gratuita e zipada no formato: Automatizado (XLS), Impressão (XLS) e Impressão (PDF) e para baixar basta clicar no link abaixo.
