Uma boa negociação com os fornecedores faz parte da estratégia competitiva dos laboratórios de sucesso. A relação com o fornecedor influencia diretamente nos preços, qualidade e quantidade de produtos e serviços, e interfere diretamente na rentabilidade da empresa. No post de hoje, Vilson Rebello dá dicas de negociação para os leitores do Aceleralab.
A palavra negociação é de origem latina, negotiatus, que significa “cuidar dos negócios”. A negociação é um processo de relacionamento interpessoal que ocorre quando uma pessoa deseja algo de outra. Pode ser simples ou complexo, rápido ou demorado, envolvendo duas ou mais pessoas. Uma boa negociação é aquela em que os envolvidos realizam a transação de maneira honesta e transparente.
Vilson, o que os gestores de laboratório mais erram na hora de tratar com o fornecedor?
Poucos formalizam um Termo ou Contrato entre as partes, deixando de registrar as responsabilidades de cada parte. O termo eleva o nível de profissionalismo da empresa e a gestão dos riscos envolvidos. Não é raro o representante ou vendedor “prometer” algo que não está autorizado e no médio e longo prazo quando os problemas surgem, o laboratório costuma absorver o prejuízo.
É importante também diferenciar relacionamento comercial, profissional e amizade, isso reflete na maioria das vezes num indicador econômico desfavorável ao laboratório. Mantenha sua postura clara, direta e firme dos objetivos de sua empresa e das suas necessidades. Deve-se manter com naturalidade a amizade construída para abordagem de aspectos não correlacionados a empresa, de modo natural e salutar para ambas as partes.
O que define uma abordagem bem sucedida para negociação com fornecedores?
Qualquer que seja o objetivo da negociação, sua importância e oportunidade, existem três variáveis básicas que condicionam este processo: informação, tempo e poder. Entenda qual dos lados possui mais poder de barganha para conduzir uma negociação bem sucedida.
É importante colocar sempre o interesse do laboratório como fator primordial. A negociação em que ambas as partes saem satisfeitas com o que foi planejado, principalmente, quando envolve comprador e vendedor, tende a perdurar no médio e longo prazo. É possível ainda criar parcerias entre as partes envolvidas, cujo resultado é um melhor atendimento, fornecimento de produtos/serviços com qualidade, preços justos, redução de custos e satisfação dos envolvidos.
O laboratório que possui condições financeiras pode criar um programa de visitas e inspeções aos seus fornecedores, isso irá aproximar sua empresa e permitirá conhecer a operação do fornecedor, seus gargalos, ineficiências, bem como conhecer aquilo que ele faz bem, podendo contribuir para que o laboratório compreenda melhor o processo do fornecedor e juntos possam ganhar em eficiência.
Ainda assim, é importante ter um plano B?
Mais do que importante ter um plano B, é imaginar não tê-lo e assumir pra si um risco elevado e desnecessário. O mercado de produtos de saúde no Brasil enfrenta dificuldades decorrentes de variáveis que muitas vezes pegam de surpresa até os melhores fornecedores, em decorrência de problemas alfandegários, greves governamentais, atrasos portuários, perda de carga devido a ineficiência de refrigeração, lotes rejeitados por órgãos fiscalizadores, entre muitos outros.
A premissa de poder contar com um substituto para cada linha de produtos, previamente negociado, é de extrema importância. Pois permitirá que não somente supere a falha do fornecedor principal, mas evitará incorrer em realizar negociações com pouco tempo, que certamente irão onerar sua operação, impactando diretamente o custeio e redução da margem líquida operacional.
O que pode auxiliar o gestor nas etapas de negociação?
Algumas sugestões podem ser adotadas para facilitar as etapas de negociação, tais como: - Criar escolhas/alternativas. - Estabelecer objetivos e metas alcançáveis. - Equipe preparada fisicamente e psicologicamente para a reunião. - Pré-definir e avaliar possíveis concessões - Ter uma agenda de comum acordo. - Determinar prazos para decisões. - Evitar conflitos, discussões e impasses. - Manter um clima saudável e estável entre os envolvidos. - Estar bem-disposto. - Conhecer antecipadamente a outra parte (pontos fortes e fracos). - Conhecer e pesquisar o mercado quanto a fornecedores, materiais e/ou serviços, e tendências atuais e futuras.
E nos casos de “ofertas imbatíveis”, o que os donos de laboratório devem atentar para não serem enganados?
Promoções com preços que apresentam redução expressiva de preços, podem estar ocultas informações como: - Prazo de validade curto - Produtos com deficiência de qualidade que o fornecedor deixará de comercializar - Falta da inclusão de impostos na precificação, como exemplo IPI (Imposto sobre produtos industrializados) - Elevado nível de rejeição em relação ao produto, sempre busque referências de quem usa ou usou o produto.
O que acaba com as chances de sucesso em uma negociação?
Conforme a região, um determinado fornecedor pode deter o mercado, seja por um acordo de exclusividade ou limitação geográfica, deixando o laboratório com poucas opções. Nestes casos, o poder de negociação são naturalmente reduzidos. Mas existem algumas atitudes que podem atrapalhar o laboratório em uma negociação. São elas:
- Falar demais! Ouça mais e fale menos, deixe que o fornecedor apresente a você seus diferenciais; - Não ter o devido respeito com a outra parte; - Não atuar com transparência do início ao fim da negociação; - Negociar com base em falsos números e perspectivas falhas; - Tentar sobrepor-se ao fornecedor com base em aspectos pessoais ou relacionamento (Medir forças); - Não possuir um bom histórico de pagamento (Acredite: o fornecedor pesquisou sua empresa antes de sentar na mesa de negociações); - Demonstrar sua dependência pelo fornecedor antes de iniciar a negociação, pecado da “idolatria ao fornecedor”; - Desqualificar ou queixar-se do seu atual fornecedor, isso enfraquece sua posição, reduz seu poder de barganha e não lhe permite avançar em maiores ganhos, além se ser pouco ético;
E qual a dica de ouro quando pensamos em negociação?
Lembre-se que em negociação você não ganha o que merece, mas o que negocia, portanto precisa refletir se deseja se tornar refém. Mantenha sempre a política do bom relacionamento.
Premissas básicas para uma boa negociação
Após a entrevista, Vilson ainda deixou um lista com quatro premissas básicas de uma negociação, que você confere abaixo:
1. CONHEÇA SEUS NÚMEROS
Peter Drucker, considerado o Pai da Administração moderna disse: “Se você não pode medir, não pode gerenciar.” Gerenciar implica em conhecer seus números não somente para as negociações, mas para uma gestão efetiva de qualquer empresa. É preciso dominar as informações “indicadores”, entre elas: custos, consumo, faturamento, despesas, e desperdícios.
Na gestão de fornecedores existem informações cruciais que parecem difíceis de controlar, mas que com um pouco de dedicação e regularidade é possível negociar com muito mais competência. São elas: curva ABC de consumo, histórico de preços pagos, lead time de fornecimento (tempo entre o pedido realizado e produto entregue), ciclo de produção, especificação de produtos, fabricantes, marcas, e até mesmo a conduta comercial dos fornecedores/fabricantes que atuam no mercado e seus concorrentes para aquela determinada linha de produtos.
Com isso, não somente as negociações ganham qualidade, como também a remuneração pelos serviços prestados, pois não se fica mais no achismo da precificação, determinando com mais clareza se um exame ou grupo de exame representa lucro ou prejuízo.
2. CONHEÇA AS NOVAS TECNOLOGIAS
Dedicar-se a conhecer novos produtos e tecnologias é algo importante. Uma tendência de mercado tem sido a terceirização dos processos de gestão, fazendo com que o empresário passe a analisar indicadores, não mais sendo o executor das atividades de controle, isso por óbvio atende de acordo com o porte da empresa, sendo uma realidade a ser avaliada. Já empresas pertencentes a Grupos Laboratoriais que integram modelos associativos ou cooperativos, possuem muitas vezes suporte às principais questões de captação de dados de forma eletrônica, análise de informações, negociações e contratualizações efetuadas por equipes dedicadas a este processo, com foco em concentração de escala de compras visando acesso a tecnologias mais modernas, com preços e condições mais favoráveis do que se conseguiria individualmente.
3. GARANTA A SUA REPUTAÇÃO
Última premissa, porém, não menos importante, quem sabe até a que dita muitas das vantagens em processos de negociação, está o perfil de “bom pagador”. Ser transparente e manter seus pagamentos em dia é a melhor estratégia. A ele são apresentadas as melhores oportunidades.
4. SAIBA COMPRAR
Compras corretas aumentam o nível de competitividade do laboratório e garantem o sucesso das operações. Esta área, cada vez mais, requer profissionais com boa capacidade de argumentação. Quando sua empresa erra na negociação, quem ganha é o concorrente.
“Gerenciamento é substituir músculos por pensamentos, folclore e superstição por conhecimento, e força por cooperação.” Peter Drucker
--- Vilson Rebello, 34 anos, pai de Heitor e Valentine Rebello, casado a 13 anos com Cristiane Cordova, formou-se como Oficial do Exército especialista do Serviço de Intendência, com ênfase em Administração Pública no ano de 2000, desempenhou ao longo de sua trajetória, enquanto Oficial do Exército a Chefia do Setor Financeiro, licitações e contratos de unidades militar de saúde, durante 6 anos atuou no cargo de Pregoeiro com foco em aquisições com foco no setor de saúde, o que contribuiu para o início de uma nova jornada no mercado Laboratorial, em 2007 iniciou a gestão da Rede Cuidare de Laboratórios um modelo associativo com unidades no RS e SC. Ao longo deste período de quase 17 anos acumulou experiências na gestão da cadeia de suprimentos, logística, negociações e desenvolvimento de parcerias com o mercado fornecedor, para laboratórios, redes associativas e redes privadas. Já no início de 2016 com a coparticipação da Rede Cuidare fundou a Gestora de Centrais de Negócios Multi Centrais, nascida do mapeamento de necessidades, apontadas pelas constantes solicitações de apoio e suporte no compartilhamento de informações, por diversas Redes no Brasil. Atuando com o propósito de avaliar potencialidades conjuntas e oportunidades e compartilhando soluções, para as mais diversas dificuldades e obstáculos enfrentados pelas redes iniciantes, ou redes constituídas, que apresentam dificuldades na operacionalização de suas ações. A Multi Centrais é uma iniciativa que está em constante crescimento e atualmente congrega 6 Redes e mais de 2000 Laboratórios em 26 Estados, permitindo a integração de diversas Redes, mantendo a independência jurídica e regras estabelecidas de cada grupo junto aos seus associados, sem ferir suscetibilidades, com foco exclusivo em compartilhar benefícios a todos os envolvidos diluindo custos. http://multicentrais.com.br/
