A falta de insumos no laboratório traz sérias consequências à rotina, podendo inclusive ocasionar a perda de clientes. Por outro lado, estoques cheios significam muitos recursos financeiros parados, dificultando o capital de giro e a manutenção de outros setores. Um bom gerenciamento do estoque garante que os insumos estejam disponíveis no momento adequado e na quantidade exata, agilizando processos e reduzindo custos.
Para falar deste assunto, convidamos hoje o Dr. Marcelo Milagres para conversar com a gente. Além da entrevista, ele disponibilizou um presente aos nossos leitores que precisam manter o controle do estoque em dia.
Começamos questionando os principais pontos de atenção para realizar boas compras. Com a palavra, o Doutor Marcelo Milagres:
Primeiro, para atender os sistemas de controle de qualidade, é importante fazer uma qualificação dos fornecedores. Os critérios devem ser bem delineados, de acordo com as boas práticas determinadas pela ISO 9001, por exemplo. Alguns pontos importantes na qualificação de um fornecedor: - qualidade do insumo; - atendimento ao prazo de entrega; - estado do produto recebido após o transporte; - localização do fornecedor; - preço.
Deve-se levar também em consideração o prazo de entrega e o preço do frete. Programando as compras, é possível contar com prazos mais flexíveis e escolher o frete mais vantajoso. Muitos fornecedores fazem promoções com frete grátis, é bom ficar sempre atento.
No mais, manter um bom relacionamento com o fornecedor e negociar sempre. As chances de uma boa negociação aumentam quando o comprador tem várias opções de fornecedores, a lista de compra é bem preparada e existe uma adequada análise de preços.
E na coleta de preços, como descobrir o que é mais vantajoso para o laboratório?
A coleta de preços deve ser realizada para cada insumo. O preço considerado deve ser de acordo com o volume de testes, e uma boa dica é avaliar o preço de determinado insumo calculando o seu custo unitário: dividindo o preço pelo rendimento. Na bioquímica, por exemplo, sabemos quantos testes determinado volume de reagente é capaz de fazer pelo protocolo de automação. Assim, conseguimos avaliar de forma mais concreta o preço de todos os reagentes.
É prática de mercado de muitos fornecedores ofertas para compra em grandes quantidades. Por isso, perguntamos se vale a pena comprar grandes quantidades para estocar. O Doutor responde:
Nada impede que um laboratório aproveite alguma oferta e compre além do programado, mas é recomendável que se tenha o menor estoque possível. Um grande estoque pode gerar grande mobilização do capital de giro, além de outros gastos. Quanto mais perto do fornecedor, menor é o tempo de reposição, e menor é a necessidade de se manter insumos estocados. Obviamente que é necessária cautela para analisar este ponto, pois muitos laboratórios são obrigados a manter um grande estoque devido à grande distância dos fornecedores, o que inviabiliza sucessivas compras num curto prazo.
Mesmo com controles de estoques rigorosos, muitas vezes algumas compras de emergência são realizadas. Mas o Dr. Marcelo Milagres aconselha:
Deve-se evitar, sempre que possível, compra de emergência pois muitas vezes não é possível fazer uma cotação adequada, paga-se frete sem necessidade e ainda pode ser que tenha que comprar itens desnecessários para atingir o faturamento mínimo do fornecedor. Problemas com o aumento de testes sazonais podem ser antecipados conhecendo bem a demanda e fazendo um bom controle do estoque.
Compras realizadas, é hora de organizar o estoque. A lógica também foi comentada pelo Dr. Marcelo:
É a clássica técnica FIFO (First In, First Out), o primeiro que entra é o primeiro que sai. Isso é regra em qualquer estoque. Assim, quando é feita uma nova compra, o almoxarifado deve ser reorganizado para que os demais itens sejam utilizados antes dos novos. Tomando este cuidado, o laboratório evita perdas por vencimento. Estoque de segurança ou estoque mínimo é a quantidade mínima de insumos para diminuir o risco de faltar materiais por conta de problemas inesperados, como imprevistos com o fornecedor, atrasos na entrega, ou até uma demanda imprevista.
Perguntamos ao especialista como definir corretamente o Estoque de Segurança:
É preciso considerar o tempo de reposição, que é o período que decorre entre a solicitação da compra até o insumo estar disponível para uso. Portanto, o tempo de reposição é composto por alguns elementos: - tempo para fazer a lista de compra, - tempo para passar a lista para o fornecedor, - tempo que o fornecedor leva para processar e enviar o pedido; - Chegada e conferência dos insumos no laboratório. O estoque mínimo deve durar de tal forma que respeite o tempo de reposição. Por fim, perguntamos para o Dr. Marcelo Milagres como ele gerencia o seu estoque hoje, e a resposta veio com um brinde para nossos leitores:
Depois de testar vários métodos, optamos pela forma mais simples possível. Uma planilha eletrônica, onde consigo dimensionar o estoque, fazer o controle financeiro desse estoque, e ter acesso a todas as entradas e saídas. As entradas são inseridas na planilha pela nota fiscal, depois do processo de compra. As saídas são anotadas em um caderno-diário, de acordo com a unidade de cada insumo. No final do dia, atualizo as saídas anotadas no caderno. Muito simples, mas consigo controlar o estoque mínimo de todos os insumos, evitando desperdícios e compras emergenciais.
Gentilmente, o Doutor nos cedeu sua planilha de controle e temos o prazer de disponibilizar para todos que acompanham o Aceleralab. Para baixar, basta clicar aqui e receber em seu e-mail a planilha.
Agradecemos imensamente a contribuição do Doutor Marcelo Milagres e esperamos que esta seja a primeira de muitas entrevistas com especialistas que comungam dos nossos valores.
Dr. Marcelo Milagres tem formação farmacêutica-bioquimica e é gestor do laboratório Rocha Milagres. Contato: marcelo@rochamilagres.com.br
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