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Como descobrir o que atrasa a rotina do laboratório


Existem duas grandes formas de um laboratório dar mais lucro: através do aumento de pacientes ou da economia de recursos. Mas nem sempre captar clientes é o caminho mais indicado para se começar: de que adianta captar mais clientes, se os problemas, a dor de cabeça e os custos (tudo menos o lucro!) vão aumentar também? Por isso, na pauta de hoje falaremos sobre a eficiência do laboratório e mostramos uma forma de identificar a causa dos problemas de atraso na rotina.

O laboratório é uma linha de produção

Devido aos seus processos bem definidos, controles de qualidade, equipamentos de automação e, até mesmo, a entrega dos resultados, o laboratório possui grandes semelhanças com uma fábrica. Tudo tem uma ordem, que começa pela recepção, passa pela coleta, vai para a área técnica e termina voltando para a recepção (quando o paciente vai buscar seu laudo impresso ou digital).

Analisando por essa perspectiva, ainda encontramos mais algumas semelhanças:

- Existe desperdício de matéria-prima, através de recoletas e uso indevido dos insumos pelos colaboradores;

- É necessário efetuar a manutenção e calibragem dos equipamentos, para garantir a qualidade; - Eventual despreparo da equipe e da gestão para lidar com as adversidades da operacionalização da rotina;

Mas, talvez, o maior dos pontos em comum, e que também trazem inúmeros malefícios para o laboratório, seja o gargalo na produção.

Os "gargalos" são todos os processos dentro da rotina que limitam a capacidade final de produção. E por capacidade final de produção entendemos a quantidade de produtos disponibilizados para o mercado dentro de um intervalo de tempo.

Indicativos de gargalos na Rotina Laboratorial

Períodos de ociosidade em uma parte da área técnica, e a rotina atrasada

Eventualmente, a culpa pode ser do colaborador que destina tempo demais ao whatsapp privado ou que não está sabendo se organizar. Mas, na maioria das vezes, o aparato técnico e o processo mal desenhado tem grande culpa. Perceba quais são as áreas das análises que mais tomam tempo do laboratório, e tente descobrir como torná-las mais eficientes. Será que o que você precisa para um aumento de produtividade não é fácil de resolver?

Falta de produtos para análises

Se a sua rotina já parou pela falta de algum insumo, ele se torna automaticamente o seu gargalo de produção. A organização de compra dos insumos guarda relação direta com a produtividade de um laboratório, e você precisa garantir que os exames podem ser processados em tempo normal. Mas cuidado: o excesso de estoque também é prejudicial a eficiência do laboratório, pois se os reagentes vencem, você está perdendo dinheiro.

Equipamentos que dão problema

Não conseguir concluir as atividades dentro do tempo esperado é frustrante para o gestor, mas ainda mais para o colaborador que sabe que seu emprego depende disso. Existem pessoas aproveitadoras, que ficam contentes em não precisar trabalhar porque o sistema saiu do ar, ou a impressora está desconfigurada. Mas os bons funcionários, que você deseja ter por perto sempre, não gostam de problemas que atrapalhem a sua produtividade. Fique atento a equipamentos de análises que precisam de constante manutenção.

Exames atrasados: o grande indicativo?

Atrasos sucessivos na entrega dos resultados indicam que existem processos que estão ineficientes, porém muitas vezes o laboratório já assumiu o gargalo como parte da rotina. Assim, o tempo de entrega dos exames possui “folga” para não atrasar, o que mascara a ineficiência do laboratório.

Outro ponto que ajuda a mascarar a ineficiência do laboratório é o número de pessoas desistentes na fila de atendimento que não são computadas em relatórios: o que não é medido, não é gerenciado. É preciso estar presente nos horários de pico para entender quantas pessoas desistiram do atendimento devido a morosidade do cadastro.

Mas então, como detectar um gargalo em meu laboratório e começar a mudança?

1. Primeiro de tudo, enxergue o processo como um todo

Para conseguir identificar um gargalo, a grande chave, segundo Eliyahu Goldratt, no livro A Meta, é necessário olhar o sistema como um todo, e não como “setores” individualizados. Ao invés de olhar a recepção isolada da coleta e área técnica, você precisa analisar todas as rotinas juntas, como um fluxo contínuo.

Por exemplo:

Se você consegue atender 10 pacientes por hora, e a sua área técnica consegue liberar 5 pacientes por hora, significa que a sua produção é de 5 pacientes por hora, e não 10. Ao analisar a recepção individualmente, você até pode achar que tem uma ótima produtividade. Mas quando todos esses pedidos chegarem na área técnica, a sua produção será sempre de 5 pacientes por hora. Atrasando, dessa forma, suas liberações.

2. Conheça os três principais tipos de gargalos:

a. Infraestrutura: A maneira como certos equipamentos são utilizados podem limitar uma rotina. Como já falamos algumas vezes, você pode ter duas atendentes usando uma mesma impressora. Ou, ainda, não aliquotar tubos e esperar que um único tubo passe por toda as análises da área técnica para repassar, depois, aos laboratórios terceirizados.

b. Recursos Humanos: A falta de treinamento, motivação e preparo pode tornar um bom funcionário em um gargalo, já que ele pode não fazer direito o seu trabalho e isso refletir no trabalho dos demais.

c. Políticas/Processos: Processos em demasia, que mais atrapalham do que ajudam, são prováveis gargalos de tempo.

3. Identificando o problema - usando os 5 porquês

Uma das formas mais rápidas de descobrir o seu problema de gargalo é utilizando a técnica dos cinco porquês. Além de ser uma ferramenta simples, ela vai auxiliar a identificar o problema na raiz. O que essa técnica faz é evitar que você perca tempo, já que vai deixar de focar nas consequências - paciente insatisfeito, por exemplo -, e vai procurar diretamente as causas, para erradicar permanentemente o problema.

Para valer-se dessa técnica é bem simples: você irá perguntar por quê 5 vezes. Entenda:

No primeiro porquê você encontrará um sintoma; No segundo porquê você encontrará uma desculpa; No terceiro porquê você encontrará um culpado; No quarto porquê você encontrará uma causa; E no quinto porquê você encontrará a causa raiz.

Por exemplo:

Os pacientes estão insatisfeitos com a demora. Por quê? As atendentes estão demorando para finalizar os atendimentos. Por quê? O sistema de gestão não para de travar. Por quê? A internet está caindo. Por quê? A internet não tem qualidade suficiente para o posto de atendimento.

Dessa forma, podemos identificar que, neste laboratório em questão, a qualidade da internet não atende os requisitos mínimos para o posto de coleta funcionar.

Mas é importante saber que nem sempre precisará de 5 perguntas para chegar ao problema. Pode ser que no segundo ou terceiro porque já seja possível identificar a causa raiz do seu problema, ou pode ser que você precise de mais porquês.

5. Definindo uma solução

Identificado o problema certo, você pode montar um plano de ação para resolver este gargalo. Pode ser necessário mudar algum processo dentro da sua rotina, ou até mesmo trocar um colaborador ou algum equipamento. O importante é lembrar sempre de preparar e treinar a equipe para as modificações, caso contrário seu plano pode falhar.

6. Mensurando o resultado

Por fim, mas nunca menos importante, é necessário mensurar se o seu plano de ação está sendo suficiente para resolver o problema do seu gargalo. Acompanhe periodicamente se houve uma melhora nos resultados. Caso contrário, cogite mudar o plano de ação ou, até mesmo, retomar os 5 porquês para garantir que você encontrou o problema certo para resolver.

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Para você, qual a maior causa da falta de ineficiência nos processos do laboratório? Quais os gargalos mais comuns dos laboratórios que você conhece? Conte para gente! Deixe sua resposta nos comentários, ou envie sua resposta através do formulário de contato. Até mais!