Às vezes, quando nos deparamos com uma grande quantidade de tarefas, a sensação de sobrecarga e estresse é inevitável. Parece que não encontraremos forças nem mesmo para começar, o que dirá chegar ao fim da empreitada, e o desânimo toma conta. Mas existem formas de lidar com essa situação, e é sobre uma delas que trataremos hoje. Recentemente, uma matéria do Aceleralab (confira aqui) abordou o uso eficiente do tempo, e uma das dicas oferecidas nesse sentido foi “delegar tarefas”. Mas você sabe quais tarefas podem ser delegadas, e como fazê-lo sem perder a qualidade? Neste artigo, voltamos mais detalhadamente ao tema, para ajudá-lo a começar a delegar tarefas de maneira eficiente e produtiva.
Confira o passo a passo:
Identifique as tarefas que podem ser delegadas
Antes de começar a delegar, é importante identificar quais são as tarefas que podem ser delegadas. Isso significa identificar aquelas que não são essenciais para você, ou que outras pessoas possam executar tão bem ou melhor do que você. Por exemplo, atividades administrativas, de apoio ao atendimento ou de acompanhamento do estoque, podem ser delegadas a outras pessoas, permitindo que você concentre sua atenção em atividades mais estratégicas do laboratório.
Identifique as pessoas certas
Para delegar tarefas com eficácia, é preciso identificar as pessoas certas para realizá-las. Isso significa procurar indivíduos que tenham as habilidades, conhecimentos e experiência necessários. E é importante que essas pessoas sejam confiáveis e capazes de executar as tarefas de forma independente.
Delegar tarefas para colaboradores dos quais você já conhece bem o trabalho pode ser uma boa oportunidade para que eles desenvolvam novas habilidades, e adquiram conhecimentos para uma futura posição de maior responsabilidade. Encare o ato de delegar tarefas como uma boa oportunidade de verificar como o colaborador irá desempenhar as novas funções.
Comunique claramente as expectativas
Ao delegar tarefas, é importante comunicar claramente as expectativas. Isso significa que é preciso fornecer instruções claras e precisas sobre o trabalho que precisa ser feito, com escopo e resultados esperados. Se houver prazos a serem cumpridos, certifique-se de que esses prazos sejam comunicados com clareza, e em tempo hábil para que a tarefa seja feita. Além disso, certifique-se de que a pessoa entenda a importância da tarefa e como ela se encaixa nos objetivos mais amplos do laboratório.
Acompanhe o processo
Para o resultado da tarefa sair conforme o esperado, não espere até o fim do prazo para só então verificar se o que foi solicitado vai ser entregue. Principalmente nas primeiras vezes, é normal que o seu colaborador tenha dúvidas quanto ao processo, ou encontre dificuldades que você poderá ajudar com um direcionamento mais específico. Se você era o responsável pela tarefa antes, é possível que tenha inclusive dicas para que o trabalho seja feito em menos tempo e com mais qualidade. Porém, tome cuidado: se você ficar constantemente monitorando ou questionando a pessoa, essa pressão pode prejudicar a confiança e a motivação dela.
Confie nas pessoas a quem você delega
Ao delegar tarefas, é importante confiar nas pessoas a quem você delega. Isso significa acreditar que elas têm as habilidades e a capacidade de realizar as tarefas com sucesso (lembre-se que você as analisou antes de escolhê-las). É importante também passar autonomia e autoridade para envolver outras pessoas, se elas acharem necessário.
Mas fique atento: a autoridade para envolver outras pessoas pode ser um aspecto complexo na delegação de tarefas. É importante que o colaborador saiba quando e como envolver outras pessoas no projeto, para que a colaboração possa ser efetiva. Além disso, é fundamental que o colaborador comunique antes a sua decisão de envolver outras pessoas, para evitar possíveis conflitos e desentendimentos com outros membros da equipe.
Dê feedback
Ao delegar tarefas, é importante fornecer feedback. Isso significa fornecer feedback positivo quando a tarefa é realizada com sucesso e feedback construtivo quando algo não sai como planejado. O feedback ajuda a manter a pessoa motivada e engajada, além de melhorar o desempenho geral.
Reserve um horário na agenda, preferencialmente ao final do trabalho, para avaliar junto com o colaborador o desempenho e os resultados obtidos com a tarefa, pontuando o que poderia ser melhor, o que está dentro do esperado e o que surpreendeu você.
Enfim, delegar tarefas pode ser uma ferramenta valiosa para aumentar sua produtividade e reduzir o estresse no trabalho. Mas para que se consiga ter essa visão mais ampla, e delegar tarefas com sucesso, o gestor deve transmitir confiança, ter boa comunicação e capacidade de administrar pessoas. Podemos comparar o papel de delegar atividades ao de um maestro conduzindo uma orquestra, onde todos os músicos são necessários, porém o maestro os conduz à distância.
O portal Aceleralab investe em trazer conteúdo de qualidade para que você seja esse "maestro", cobrindo uma gama de assuntos que vão de novidades específicas do mercado de análises clínicas a técnicas de gestão e oportunidades de crescimento. Continue com a gente, que na próxima semana tem mais!
