Ainda que os processos do laboratório estejam bem desenhados e funcionem perfeitamente, é possível que, em um determinado momento, alguma adversidade externa (como a concorrência acirrada) ou interna (como a mudança de posicionamento de marca) acabe mudando o rumo estratégico da empresa e provocando a necessidade de se revisar alguns de seus processos.
Para ajudar você a lidar com uma mudança estrutural dessa magnitude, bem como alinhar seus esforços estratégicos, discutiremos hoje alguns pontos importantes na hora de implementar uma melhoria na empresa.
Melhoria de processos
Para melhorar os processos do laboratório, há uma série de metodologias e, até mesmo, de ferramentas que podem ser usadas para essa finalidade. No entanto, nesta pauta, nos ateremos apenas ao primeiro ponto. Com base em alguns estudos, a melhoria de processos nada mais é do que uma metodologia que tem como finalidade atender às expectativas do negócio e dos clientes, trazendo os resultados que são, de fato, esperados.
Toda empresa, seja de grande, médio, ou pequeno porte, acaba encontrando na melhoria de processos uma forma de oferecer ainda mais ao seu público, mantendo a qualidade de seus serviços, e promovendo um diferencial no mercado.
Melhoria contínua de processos
Tão importante quanto implantar uma melhoria nos processos do laboratório é fazer isso continuamente. Por essa razão, a empresa precisa aplicar uma estratégia de melhoria contínua em seus serviços. Em linhas gerais, essa estratégia é um esforço constante que visa melhorar todos os serviços da empresa, desde seus produtos até os seus processos, reduzindo assim qualquer desperdício no laboratório e aumentando a qualidade.
A melhoria contínua nasceu da necessidade de se acompanhar o ritmo frenético das mudanças do mercado, causadas muitas vezes pelo constante avanço tecnológico. Diante disso, as empresas, independentemente do ramo, sentem-se obrigadas a melhorar cada vez mais seus processos, a fim de se manterem nesse mercado tão acirrado.
Um dos pontos mais importantes da prática da melhoria contínua é entender que não se trata de um programa com data de validade, ou seja, sua aplicação deve ser algo constante na empresa. Só assim o resultado esperado será alcançado.
Os benefícios de se aplicar essa metodologia são variados. Entre eles, estão: o aprimoramento das condições de trabalho, o bom rendimento nos processos, e o aumento da satisfação dos clientes. Como se esses pontos já não fossem suficientes, a melhoria contínua ainda aumenta a produtividade interna, motiva os colaboradores e estimula o desenvolvimento da organização.
Como conduzir um processo de melhoria no laboratório
Agora que você já está ciente da importância de se aplicar uma constante melhoria nos processos de sua empresa, que tal descobrir como conduzi-la? Vamos ao passo a passo:
1. Identifique o processo a ser melhorado
Para poupar tempo e evitar o gasto de energia com soluções que não atendem ao objetivo proposto, o gestor deve identificar os processos que necessitam de revisão, bem como a prioridade de cada um. Normalmente, os processos que são prioritários acabam sendo os mais difíceis de serem revisados e, por essa razão, costumam ser adiados. Porém, é um erro procrastiná-los.
Essa etapa de identificação é a parte mais crítica da revisão, pois nem sempre o que o gestor deseja resolver primeiro se alinha com as prioridades do laboratório. Nesse caso, o ideal é analisar as prioridades do ponto de vista da empresa e se perguntar: o que, se resolvido primeiro, trará mais benefícios para o negócio?
Para facilitar essa análise, liste os processos a serem revisados e atribua uma nota para identificar sua prioridade. Em seguida, organize a lista por ordem de necessidade: o que for mais urgente deve ficar no topo.
Outro ponto importante é identificar qual parte do processo não está mais adequado à nova realidade do laboratório. O gestor não precisa descartar um processo inteiro por causa de uma única etapa que precisa ser revista.
2. Convença o seu time
Ninguém gosta de um processo novo, afinal, isso significa sair da zona de conforto. Sendo assim, é importante criar um argumento para a mudança.
Você pode construir o seu argumento de diversas maneiras, como, por exemplo, usando um relatório do LIS para justificar a necessidade de melhoria de um serviço, uma pesquisa de satisfação com os clientes, ou até mesmo uma pesquisa de clima organizacional, caso o gestor faça uso desses recursos no laboratório. Fazer um levantamento de informações é a melhor maneira de identificar e justificar a mudança de um processo.
Para construir um processo mais eficiente e que realmente seja útil para seus funcionários, faça uma reunião com os envolvidos no processo e construa, junto com eles, a nova forma de trabalho. Nesse momento, é importante ouvi-los, pois muitas vezes os colaboradores já têm uma ideia de quais mudanças podem ser implementadas. Se você já sabe o que gostaria de mudar no processo, aproveite para engajar sua equipe e ver o que eles podem contribuir para que o objetivo seja atendido.
3. Implemente o novo processo
Para que tudo saia dentro do planejado, desenvolva um plano para implementar o novo processo. Para que o planejamento seja consistente, você precisa: desenvolver um cronograma de implementação, com prazos de entrega e seus responsáveis, identificar os possíveis riscos que podem impedir a implementação do novo processo (e o que fazer caso eles ocorram) e planejar o treinamento da equipe. Lembre-se de que um novo processo jamais pode ser posto em prática sem um treinamento eficiente, ainda mais na rotina laboratorial.
Se o gestor não tiver um plano e sair das reuniões sem as datas ou os nomes dos responsáveis pela execução das mudanças, pode ser que ninguém (nem mesmo o gestor) se comprometa com o novo processo.
4. Monitore o novo processo
Nos primeiros dias após a implementação do novo processo, o gestor deverá dedicar algum tempo para acompanhar a nova rotina. Um processo, mesmo que seja validado por todos em teoria, não é rígido, por isso, caso ele não funcione na prática e necessite de adequação, não pense duas vezes: chame todos para uma reunião e veja o que pode ser modificado.
Outro ponto a ser avaliado é o empenho da equipe a longo prazo. Como diz o ditado: “vassoura nova varre bem” – e isso pode ser uma verdade quando se trata de implantar um processo novo. É provável que o processo, após um período, passe a ser realizado com menos cautela ou de modo automático. Para evitar esse problema, conduza reuniões de feedback com certa periodicidade para avaliar o que pode ser melhorado, tanto no processo quanto no papel do colaborador que irá conduzi-lo.
Nesse processo de acompanhamento, o ideal é que o gestor se baseie em indicadores que consigam traduzir se o objetivo do laboratório está sendo atingido.
Devido às expectativas cada vez mais elevadas do mercado, conduzir um processo contínuo de melhoria nos serviços do laboratório deixou de ser uma escolha para se tornar uma obrigação da empresa. Por isso, quanto antes o laboratório aplicar essa metodologia em seus serviços e processos, mais rápido conseguirá obter bons resultados e mais fácil será se manter no mercado.
E aí? Pronto para conduzir um processo de melhoria em seu laboratório?
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