No universo em constante evolução dos laboratórios de análises clínicas, a capacidade de antever e adaptar-se às mudanças do mercado é peça fundamental. E com a recente publicação do Relatório Consolidado de Indicadores Laboratoriais de 2022, parceria da Sociedade Brasileira de Patologia Clínica / Medicina Laboratorial com a Controllab, os gestores de laboratórios contam com uma ferramenta importante para aprimorar suas operações.
Para laboratórios de análises clínicas, indicadores de benchmarking, aqueles que o ajudam a entender onde está em relação à concorrência, são mais do que meras métricas; eles são um mapa, tanto para a excelência operacional, como para a satisfação do cliente. E neste ambiente competitivo e altamente regulamentado, entender onde seu laboratório se posiciona em relação aos padrões da indústria e às melhores práticas é essencial.
Por isso, fomos conversar com o Dr. Guilherme Ferreira de Oliveira, vice-presidente da Sociedade Brasileira de Patologia Clínica/Medicina Laboratorial (SBPC/ML) e diretor administrativo da expansão do Grupo Sabin, para entender melhor toda a importância do programa responsável pela compilação de nada menos do que 170 indicadores disponibilizados aos seus participantes, e que surgiu a partir de uma necessidade tão pertinente.
Para Ferreira, é muito importante que o gestor saiba responder a uma dúvida recorrente: quando comparado com outros laboratórios do mesmo porte, os números dos meus indicadores são bons ou ruins? “Olhando só para você mesmo, mesmo que seus números pareçam bons, é impossível ter certeza absoluta de que essa melhoria é realmente significativa”, ressalta ele. E não é fácil - ou não era até há pouco - ter acesso aos dados dos demais para realizar a comparação. “O grande problema é que as empresas concorrem entre si no mercado, e dificilmente você conseguirá que um outro laboratório abra as informações para você”, explica. É aí que o programa idealizado pela Controllab entra em ação.
Ferramenta poderosa para decisões estratégicas
Ao disponibilizar, de forma anônima e sigilosa, as médias dos dados dos outros laboratórios, o relatório estatístico permite a cada gestor participante perceber onde está dentro desse mercado, comparado com laboratórios do mesmo porte que o seu, mas sem identificá-los diretamente.
De posse desses dados, continua Ferreira, “os laboratórios devem tomar suas decisões estratégicas. Por exemplo, quando você faz seus exames internamente, você controla todas as etapas do que está fazendo, mas em termos daquilo que você tem pouca escala, vai ser mais compensador terceirizar para outros laboratórios. E aí, principalmente para o laboratório de menor porte, gera aquela dúvida, ‘eu estou terceirizando numa proporção boa, equilibrada em relação ao mercado’? Os indicadores ajudam a perceber onde, na distribuição de dados, você se encontra.”
Outro questionamento frequente diz respeito à produtividade. É claro que sempre se vai perseguir a produtividade maior, mas segundo Ferreira, o gestor do laboratório pode se perguntar: “meu técnico está fazendo cinco mil exames por mês. A produtividade dele vem aumentando, mas cinco mil por mês é bom? É pouco, é muito? Aí, quando eu consigo me comparar com outros laboratórios do mesmo porte do meu, consigo ter essa resposta”.
Padrão internacional de excelência
Iniciado em 2006, o programa de compilação de indicadores para benchmarking veio suprir uma necessidade evidenciada desde 1998, quando surgiu outro programa, o de acreditação laboratorial. Focados em aprimorar as boas práticas em todos os setores do laboratório, os gestores perceberam que para ter melhoria contínua precisavam comparar seus indicadores com o resto do mercado, e não existiam esses dados. “Foi então que a SBPC/ML se uniu à Controllab, que já era parceira para ensaios de proficiência, na criação desse programa”, relembra Ferreira. “No começo havia uma quantidade menor de indicadores, que foi evoluindo ao longo do tempo.” Hoje, o programa é reconhecido pela IFCC (Federação Internacional de Química Clínica e Medicina Laboratorial). “Nosso programa atualmente é um dos maiores do mundo, em quantidade de indicadores e em quantidade de participantes, e utiliza os critérios internacionais”, orgulha-se.
Ferreira ressalta que, para um laboratório pequeno, pode ser difícil organizar o levantamento da totalidade desses indicadores. Nesses casos, é possível participar apenas com parte deles, decidindo quais pode encaminhar o programa. Outro aspecto interessante é que, atualmente, quase todos os softwares para laboratório estão desenvolvendo ferramentas que extraem automaticamente os dados. “Basta estar inscrito no programa e passar a configuração do seu software, que esses dados automaticamente já são enviados e aí o trabalho de levantar os dados, que às vezes pode ser bastante demorado, é eliminado, porque os indicadores vão ser exportados automaticamente”, revela ele. Lembrando que parte dos dados mais recentes ficam disponíveis publicamente no site da Controllab, mas para ter acesso a todos eles, é necessário inscrever-se e pagar uma taxa de participação.
Conheça algumas das variáveis-chave oferecidas pelo relatório gratuito:
Terceirização de Exames: mostra a proporção de exames realizados por terceiros em relação ao total de exames solicitados.
Produtividade/Pessoal Técnico: relaciona o número de profissionais técnicos com o total de exames realizados, além do número de profissionais de recepção com o total de pacientes atendidos.
Recoleta Geral: Mede o percentual de pacientes que necessitaram de recoleta de amostras.
Atraso de Resultados/Pacientes Não Internados: indica a proporção de pacientes que receberam resultados fora do prazo.
Laudos Não Acessados: revela a porcentagem de laudos não acessados pelos clientes.
Insucesso na Comunicação de Resultados Críticos/Pacientes Não Internados: avalia o percentual de pacientes não internados, com resultados críticos, não comunicados dentro do prazo estabelecido.
Contaminação/Uroculturas: analisa a proporção de amostras de uroculturas contaminadas, um indicador importante de qualidade e segurança no processo laboratorial.
Vale repetir que compreender os indicadores é só o primeiro passo. O desafio real está em traduzir essas informações em ações concretas, e que olhem para o futuro. Pois com base nos dados fornecidos pelo relatório, tão importantes para que o laboratório se insira num quadro comparativo com os demais, cabe a cada leitor fazer a medição no seu negócio, e acompanhar se os seus indicadores estão melhores ou piores em relação ao grupo que serviu de base para esse estudo.
Comece o ano fazendo um benchmarking do seu laboratório. Faça o download do Relatório consolidado de Indicadores Laboratoriais de 2022, e planeje desde já as melhorias do seu laboratório!
