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6 Dicas para tornar as Reuniões On-line Mais Produtivas




Os meios de comunicação digital evoluíram muito, e estão acessíveis a quase todos os públicos. Com isso, as reuniões presenciais vêm se tornando obsoletas, principalmente neste período de isolamento social. Sendo assim, e entendendo a necessidade de muitos laboratórios se ajustarem à realidade atual, na pauta de hoje, trouxemos algumas dicas de como tornar as reuniões on-line mais efetivas, seja com os colaboradores administrativos, seja com os parceiros de negócio.



1) Decida quem serão os participantes da reunião com antecedência


Ao planejar uma reunião, a primeira coisa a ser feita é decidir quem deverá participar dela e quais informações serão compartilhadas, para que o encontro seja produtivo. Após essa etapa, é interessante pedir aos participantes que enviem suas pautas com antecedência, junto com as decisões que deverão ser tomadas durante a reunião, além do tempo previsto para cada item. Assim, fica mais fácil controlar o que será prioridade e qual será a duração estimada do encontro.



2) Escolha um ambiente tranquilo e com boa conexão


A reunião on-line, principalmente se acompanhada de vídeo, necessita de uma conexão estável, para garantir que o som e a imagem cheguem com qualidade a todos os participantes da reunião. Além disso, minutos antes do horário do encontro, vale optar por um lugar onde seja possível usar a internet via cabo, ou onde o wi-fi esteja com sinal consistente.


O ideal também é optar por um ambiente mais tranquilo, para que você possa se concentrar no objetivo da reunião, sem ter que lidar com interrupções paralelas. Caso seja possível ainda, utilize os fones de ouvido com microfone, pois eles irão facilitar a compreensão das suas palavras, e o isolamento dos ruídos do ambiente, deixando a fala dos outros participantes mais clara.



3) Tenha o mesmo comprometimento de uma reunião presencial


Ainda que a reunião on-line seja mais prática e amplie a disponibilidade dos participantes, é preciso encará-la com o mesmo comprometimento de uma reunião presencial. Para isso, defina com antecedência o objetivo e a pauta do encontro, e, quando pertinente, encaminhe os materiais necessários para análise e posterior discussão do grupo. Desta forma, a reunião será mais produtiva, e as chances de dispersão serão bem menores.


Defina também quem irá conduzir a reunião para que fique mais fácil controlar a pauta a ser discutida, bem como seus desdobramentos. Ao concluir o encontro, determine quem será responsável por cada ação, e quais serão os prazos para a entrega das tarefas. Assim, a reunião não cairá no esquecimento.



4) Deixe o microfone desligado quando não estiver falando


Muitas salas de reunião virtuais apresentam um pequeno atraso na fala, ou até mesmo um eco que dificulta a compreensão do que está sendo falado. Esse problema pode ser facilmente resolvido ao colocar o microfone no mudo quando você não estiver falando.


Outra situação que pode ser evitada deixando o microfone desligado é quando você está em um ambiente com outras pessoas, podendo assim ocorrer interrupções paralelas, seja de colaboradores ou mesmo de familiares, o que pode atrapalhar o andamento da reunião, ou ainda criar situações constrangedoras.



5) Espere a sua vez de falar


Também devido aos pequenos atrasos no áudio, e ainda por causa da programação das salas de reunião, não é possível que duas pessoas falem ao mesmo tempo, pois as falas começam a ser cortadas, e a compreensão, prejudicada. Para evitar esse problema, sinalize que você gostaria de aportar algo à discussão, utilizando o chat e os emojis disponíveis na sala virtual, ou até mesmo levantando a mão no vídeo, para que todos entendam que você gostaria de ter a palavra.


Sempre que possível, finalize um assunto antes de entrar no próximo. Desta maneira, a reunião fica mais produtiva, e todos os pontos da pauta recebem a devida atenção no momento em que são trazidos para a discussão.



6) Utilize os recursos dos aplicativos de reunião


Os aplicativos de reunião possuem diversos recursos, tais como compartilhamento de tela e de arquivos, chat, entre outros, e todos podem ser utilizados de acordo com a necessidade de cada assunto. Caso seja discutido um texto, por exemplo, é importante que os participantes estejam com o documento em mãos. Da mesma forma, quando o assunto for indicadores, é interessante compartilhar a tela para mostrar as tabelas e os gráficos que foram gerados, para enriquecer a discussão.



E aí, gostou das dicas de hoje? Compartilhe conosco como estão sendo suas reuniões on-line e quais são os principais desafios encontrados ao usar esse meio de comunicação.