Um gestor que centraliza muito as decisões corre risco de não conseguir realizar todas as tarefas a que se propõe. Por outro lado, ao deixar muita coisa nas mãos de colaboradores não capacitados, pode ter uma surpresa desagradável ao ver que as tarefas não foram feitas de forma satisfatória. Visando o equilíbrio entre realizar e delegar, apresentamos na pauta de hoje algumas dicas de como distribuir afazeres com mais segurança.
Além de desafogar a gestão, o ato de delegar pode ser uma boa oportunidade para o colaborador desenvolver novas habilidades e adquirir conhecimentos, para uma futura posição de maior responsabilidade. Com isso, o funcionário tende a ser mais engajado com o trabalho e os objetivos do laboratório, e fica mais suscetível a melhorar o relacionamento com o seu superior direto.
O cargo de gestão necessita de uma visão sistêmica, com um olhar atento para buscar o equilíbrio das atividades realizadas no laboratório, seja em um setor específico, ou no negócio como um todo. Para que se consiga ter essa visão mais ampla e delegar tarefas com sucesso, o gestor deve transpassar confiança, ter boa comunicação e capacidade de administrar pessoas. Podemos comparar o papel de delegar atividades ao de um maestro conduzindo uma orquestra, onde todos os músicos são necessários, porém o maestro os conduz à distância.
Veja agora algumas dicas para delegar com mais segurança no laboratório:
1. Não espere o prazo estourar
São comuns os casos onde a tarefa delegada foi solicitada no último minuto do prazo de conclusão, após o gestor se dar conta de que não conseguirá realizá-la. Essa atitude aumenta a pressão para o funcionário, forçando-o a parar as suas atividades habituais para atender uma demanda específica e, com o prazo curto, existem grandes possibilidades da tarefa ainda ser realizada sem a qualidade esperada.
Ao identificar dificuldades no cumprimento de determinados prazos, designe a tarefa com tempo hábil para o colaborador concluir.
2. Escolha bem quem fará a tarefa
Antes de delegar, é preciso entender bem o escopo da tarefa e procurar uma pessoa com habilidade e competência de realizá-la. O colaborador mais indicado normalmente é aquele que já está familiarizada com o processo e que se responsabiliza pelo resultado do seu trabalho.
3. Providencie um ambiente propício para a realização da tarefa
Para tarefas mais complexas ou que estão sendo realizadas por um iniciante, é preciso redobrar a atenção, e, se for o caso, utilizar materiais complementares de fácil acesso, como vídeos de treinamento e artigos na Internet.
Cogite realocar temporariamente o colaborador para uma sala mais reservada, com boa luminosidade e acesso à internet, para que ele tenha mais foco e não seja interrompido por terceiros.
4. Delegue, além da tarefa, autonomia, autoridade e responsabilidade
Para um colaborador resolva uma tarefa complexa, ele pode precisar de três fatores: autonomia para tomar decisões, responsabilidade sob os prazos e a qualidade do resultado final, e autoridade para envolver outras pessoas, se for o caso. Neste último, não esqueça de comunicar os demais colaboradores da decisão, para que não haja desentendimentos.
5. Após concluir o trabalho, dê feedback ao colaborador
Ao longo do processo o gestor deve perguntar com regularidade se tudo está ocorrendo como o esperado. Caso não esteja, é dever do gestor prestar assistência ao colaborador com as suas dificuldades, sugerindo formas melhores de prosseguir com o projeto.
Reserve um horário na agenda, preferencialmente ao final do trabalho, para avaliar junto com o colaborador o desempenho e os resultados obtidos com a tarefa, pontuando o que poderia ser melhor, o que está dentro do esperado e o que surpreendeu você.
Delegar uma tarefa requer esforços de ambas as partes, mas pode trazer bons frutos, como a melhora na comunicação com os colaboradores e o aumento da produtividade do gestor do laboratório.
