Uma das funções que os gestores menos gostam de executar é certamente ter que chamar um colaborador para passar um feedback negativo ou, em alguns casos, até mesmo demitir. “Precisamos conversar”: a simples pronúncia dessas palavras, tanto para o interlocutor, quanto para o ouvinte, é capaz de proporcionar uma sensação desagradável frio na barriga.
Embora carrasca, essa função é extremamente importante para o gestor e não deve ser evitada, postergada e, muito menos, delegada para alguém que não é responsável por isso, sob o risco de gerar problemas maiores para o laboratório.
Por que é tão difícil dar um feedback negativo ou uma notícia ruim?
É difícil, para alguns gestores, imaginar a sua imagem de “bom gestor” sendo prejudicada por uma conversa de feedback negativo com um funcionário. É inerente à natureza do pequeno negócio manter um contato mais próximo com colaboradores, criando, em certos casos, até uma amizade fora do trabalho.
Mas isso é prejudicial. É importante manter os limites de relacionamento entre gestor e funcionário sempre claros. A incapacidade de prestar feedback negativo está, em muitos casos, relacionada com a falta de auto-estima. Como entendemos que não somos pessoas 100% perfeitas, temos dificuldades de julgar os outros. E demorar muito tempo para prestar um feedback negativo pode passar a ideia de que você é tímido e fraco.
No entanto, você é o gestor e não pode colocar o laboratório todo em risco por conta de uma situação individual. Antes de tudo, tenha em mente que um feedback negativo, quando construtivo, tem o potencial de ajudar no desenvolvimento de pessoas.
Mas então, é possível ter uma conversa desagradável dessas sem gerar um conflito maior?
Nunca é fácil criticar negativamente outra pessoa, mas com tato e boas intenções, a crítica construtiva pode propiciar o sentimento positivo, para você, para o funcionário e para o laboratório.
Abaixo, listamos algumas técnicas de apoio para transformar essa situação chata em algo mais fácil de se praticar.
1. Crie uma cultura de feedbacks
O feedback não pode ser algo que acontece apenas quando as coisas estão indo desastrosamente mal, pois sua equipe associará o feedback à uma coisa ruim, o que não é certo e tornará o processo ainda mais difícil.
Estimule a cultura de feedbacks. Faça reuniões regulares para prestar feedback positivos e negativos, e mostre que isso faz parte do processo de crescimento e desenvolvimento da pessoa dentro do laboratório. Quando você sentir que a que a crítica não for tão para um grupo, mas para uma pessoa em específico, chame o colaborador para uma conversa reservada.
No fim, as pessoas vão se acostumar com as possíveis críticas construtivas que irão receber, e não será tão doloroso chamar a atenção de alguém.
2. Desenvolva o relacionamento profissional da gestão com os colaboradores
É mais fácil ouvir um feedback negativo de uma pessoa que conhecemos e confiamos, não é mesmo?
O relacionamento pessoal com um colaborador pode ser problemático, mas manter um relacionamento, como gestor, de médio e longo prazo com seus funcionários, vai facilitar a comunicação com a equipe. Seja sempre claro, coerente e disposto a ouvir o que seus colaboradores têm a dizer.
3. Feedback negativo e ofensa pessoal não são a mesma coisa
O feedback negativo deve ser construtivo e relacionado à atividade que o colaborador está desempenhando dentro do laboratório, e nunca sobre seus atributos ou qualidades pessoais. Ao invés de chamar a pessoa de “preguiçosa” ou “burra” (o que levaria a conversa totalmente para o lado pessoal) porque ela comete os mesmos erros repetidas vezes, procure entender porque a sua explicação ainda não foi o suficiente para ela fazer o trabalho certo, ou qual parte do processo ainda não está compreensível.
Pode ser que você não esteja sendo suficientemente claro e os funcionários não estejam entendendo o que você está dizendo, mesmo concordando com você. Se o funcionário persistir, é possível que ele não seja a pessoa mais adequada para aquela tarefa.
Além disso, a ofensa pessoal vai deixar a pessoa na defensiva e não muito receptiva a aceitar a sua crítica, coisa que não queremos que aconteça.
4. Contraponha com um feedback positivo
A crítica construtiva tem como objetivo desenvolver o profissional para que ele corrija seus erros e se torne mais produtivo e qualificado para desempenhar a sua função, e não para criar uma indisposição.
Além de dizer o que ele está fazendo de errado, elogie e ressalte os atributos positivos e os comportamentos que você gostaria que ele continuasse replicando. Quando você oferece um feedback apenas negativo, o colaborador pode acreditar que ele não serve para desempenhar a função ou, pior, pensar que ele não tem capacidade de executar a tarefa, o que é muito frustrante e contribuirá para a futura desmotivação e falta de produtividade.
Dicas para manter a postura na hora de apresentar um feedback negativo
Como gestor, você ainda pode fazer algumas coisas para manter a postura ao conceder um feedback negativo, ou até uma demissão.
1. Permaneça calmo: Dar uma notícia ruim não é o fim do mundo, faz parte do seu trabalho. Você não precisa se sentir triste ou arrependido de desempenhar sua função. Esqueça os motivos particulares, as afeições ou desafeições que você possa ter pelo colaborador e seus medos e anseios sobre o fato de repassar um feedback negativo. O motivo maior de fazer isso é para o bem do laboratório e do colaborador.
2. Esteja emocionalmente neutro: Dar um feedback quando você está triste, zangado ou cansado pode prejudicar a mensagem que você deseja passar e causar uma má impressão.
3. O melhor feedback é o que acontece no momento do erro: Rápido, indolor e sem tempo para pensar muito, o feedback mais efetivo é aquele que acontece na hora do problema. Será mais fácil para você e o funcionário assimilará a correção mais rapidamente. Evite fazer isso se você não está de acordo com o item 2. Nesse caso, espere os ânimos se acalmarem.
4. Seja específico e o mais direto possível: nem tanto ao céu, nem tanto à terra. Enrolar demais ou ser muito súbito, torna a conversa mais difícil do que ela já é, então vá direto ao ponto com toda a delicadeza que você puder ter.
5. Deixa a outra parte falar: o seu objetivo aqui não é dominar a conversa, e sim passar uma mensagem sobre um trabalho que precisa ser melhorado ou um ciclo que está sendo encerrado. Convide a pessoa para se pronunciar também.
6. Esteja pronto para receber críticas: no “calor” de uma situação ruim, uma das formas automáticas de se defender é rebater uma crítica com outra crítica. Se isso acontecer quando você for dar um feedback negativo, mantenha a calma e a postura, e aceite a crítica sem necessariamente se defender. Afinal, nós também erramos, e postergar essa conversa com uma discussão com o cunho de ofender não agregará em nada para as duas partes.
Lidar com um feedback negativo faz parte do desenvolvimento do laboratório e do gestor, como profissional e líder. Ignorar uma situação ruim apenas porque ela lhe causa desconforto é prejudicial para o negócio. O problema só vai embora quando mostramos o que está acontecendo e apresentamos soluções construtivas para que ele não volte a ocorrer.
