Seja por falta de conhecimento técnico ou tempo, as decisões financeiras se perdem entre tantas tarefas, como as aprovações de resultados, a gestão de pessoas, o controle de estoque e a rotina técnica. Por isso, na pauta de hoje trazemos dicas de como organizar melhor o financeiro do seu laboratório.
Empréstimos no caixa do Laboratório
Manter os registros de todas as receitas e despesas pode ser complicado, mas é através dessas informações que temos uma tomada de decisão mais segura sobre momento de compra de insumos, expansão e até mesmo de corte de gastos. Por isso, o primeiro grande passo a ser dado é não misturar o dinheiro do caixa do laboratório com o dinheiro pessoal. É impossível fazer um fechamento de caixa correto quando se torna comum os “empréstimos pessoais” que serão devolvidos futuramente - mas sem data definida.
5 Dicas para organizar o financeiro do seu laboratório
Organize o Calendário de Pagamentos
Em todos os estabelecimentos, existe uma recorrência de pagamentos para a manutenção das atividades. Se você ainda não possui as datas de pagamentos para fornecedores de forma organizada, tente utilizar o calendário de sua preferência (físico ou virtual), e sinalize quais são as datas desses pagamentos.
Se você utiliza a agenda no seu e-mail, fica ainda mais simples criar um compromisso recorrente: basta selecionar nas opções do evento o botão “recorrência”, e escolher de quanto em quanto tempo o evento será repetido.
Evite Empréstimos por Flutuações no Fluxo de Caixa
Depois de organizar os seus pagamentos e recebimentos, fica mais fácil provisionar o valor necessário para o pagamento das despesas. Para visualizar o seu fluxo de caixa de forma mais segura, crie uma planilha com as movimentações financeiras esperadas do mês, e verifique quais são os dias que o seu caixa poderá ficar no vermelho.
Realoque as despesas através de negociação com fornecedores (quando possível) para que seu fluxo de caixa não fique no negativo e você precise recorrer a empréstimos com os juros de mercado.
O empréstimo bancário e o cheque especial devem ser os últimos recursos a serem utilizados pelo laboratório.
Priorize Gastos/Investimentos
Para manter o laboratório guarnecido com o que há de melhor em tecnologia e segurança, é preciso fazer investimentos esporádicos em manutenção e em aquisição de novos equipamentos, bem como regularmente pintar a fachada do laboratório e as paredes. Fazer tudo de uma vez pode se tornar inviável, e, por essa razão, os gastos deverão ser priorizados e realizados de acordo com as necessidades mais urgentes do laboratório e a disponibilidade de caixa.
Caso o valor a ser desembolsado seja maior do que a sua capacidade de pagamento, tente aumentar o número de parcelas, ou combinar (antes do serviço) a necessidade de postergar o pagamento para uma data que seja mais segura para o laboratório.
Verifique a Rentabilidade dos Contratos
Como já comentamos algumas vezes, o gestor deve saber se as entradas de capital do laboratório são realmente rentáveis. Algumas tabelas de convênios são impraticáveis, e atendê-las pode significar a perda de dinheiro, que, ao término do exercício, acabam com o prejuízo mascarado por tabelas mais lucrativas de outros contratos.
Tente isolar cada contrato para verificar a rentabilidade individual, e caso seja necessário, deixe de atender convênios que trazem prejuízo ao laboratório.
Não Perca Prazos de Envio de Guias
Da mesma forma como falamos do calendário de pagamentos, precisamos atentar para o calendário de envio do faturamento e acompanhar o processamento dos arquivos, para garantir que as faturas foram pagas na sua totalidade, ou quando necessário, recursar os casos em que ocorreram glosas não-fundamentadas.
Como o interesse de que as faturas sejam pagas é do laboratório, o setor de faturamento deve organizar o trabalho para garantir que o processo ocorra dentro da expectativa.
