Quando um profissional das análises clínicas decide abrir um laboratório, na maioria das vezes, não é a lucratividade que guia a sua decisão. Não porque o estabelecimento não seja rentável, mas porque seu compromisso está em oferecer serviços que ajudem a garantir mais saúde aos pacientes atendidos. No entanto, apesar de as decisões financeiras não serem o grande motivador para abertura de um laboratório, aos poucos, elas vão se tornando importantes para a sua perpetuidade.
As finanças corporativas são um grande pilar da gestão de negócios, já que reúnem um conjunto de ações com o objetivo de melhorar e avaliar de forma contínua os resultados operacionais e financeiros da empresa. De modo geral, a gestão de negócios envolve processos de planejamento, análise e controle das atividades financeiras, permitindo que a organização (seja do ramo laboratorial ou não) melhore os resultados e aumente seu patrimônio por meio da geração de lucros. Nesse sentido, para realizar uma boa gestão de negócios, o gestor precisa saber se a empresa gera lucro ou não, e qual é o melhor destino para os recursos gerados. Embora pareça óbvio, na prática, essa análise não acontece.
Com a análise dos indicadores financeiros, é possível entender aonde a empresa pode chegar (metas) a curto, médio e longo prazo, e quais planos estratégicos precisam ser adotados ou ajustados para que isso aconteça. Mediante essa análise, também é possível estabelecer quais ações operacionais podem ser adotadas, como procedimentos de rotina, registro de receitas, pagamento de contas e controle do fluxo de caixa.
Apesar de sua importância, muitos laboratórios não aplicam de forma plena os conceitos da gestão financeira, e isso acontece por diversas razões, como desconhecimento, falta de tempo ou porque o LIS não oferece ferramentas adequadas para a realidade do pequeno laboratório. Apesar desses motivos, a ausência de uma gestão financeira pode selar de forma trágica o destino de um laboratório. Segundo um levantamento da empresa de planejamento e controladoria Treasy, de uma forma geral, 40,5% das empresas não fazem planejamento orçamentário e 30,3% não sabem tomar decisões a partir de relatórios financeiros. Outro importante estudo realizado pelo Sebrae, que fez um levantamento sobre as taxas de mortalidade das empresas, revelou que 20% das empresas fecharam por problemas financeiros, sendo que uma das principais causas foram os lucros insuficientes.
Com o mercado laboratorial cada vez mais concorrido, com as novas tecnologias e ainda com a possível presença de entrantes vindos de outros setores, torna-se essencial que a gestão financeira seja tratada com maior atenção. Diante disso, a seguir, listamos alguns equívocos muito comuns no mercado laboratorial.
Principais erros na gestão financeira do laboratório
Não elaborar um plano financeiro
O planejamento financeiro é uma medida muito importante, uma vez que define metas de curto, médio e longo prazo da empresa, e que mostra o caminho para alcançá-las. Com esse tipo de planejamento, é possível antecipar gastos inesperados, reduzir custos e criar formas de se obter mais receitas. Com isso, o gestor consegue tomar decisões mais adequadas.
Nesse planejamento, é realizada inicialmente uma projeção de receitas e, a partir delas, uma projeção de custos e despesas, o que permite projetar o fluxo de caixa (superávit ou déficit) e o DRE (Demonstrativo de Resultado de Exercício), que indica lucro ou prejuízo. O objetivo principal do planejamento é suprir as necessidades do negócio, gerando melhores resultados e utilizando os recursos financeiros de forma eficiente.
Não investir em capacitação
Os funcionários de uma organização precisam conhecer e ser capazes de analisar criticamente seus processos, além de entender com clareza seus objetivos. Nesse sentido, a capacitação entra como peça fundamental para melhoria contínua da empresa.
Essa melhoria é importante porque a gestão financeira depende da eficiência de todas as áreas da empresa. Assim, decisões estratégicas bem fundamentadas e processos operacionais bem realizados geram maior eficiência e economia de recursos.
Misturar as finanças pessoais e empresariais
As ciências contábeis são guiadas por normas gerais conhecidas como princípios da contabilidade, e uma delas é o princípio da ENTIDADE. A Resolução CFC 750/1993, em seu art. 4º, estabelece: “O Princípio da ENTIDADE reconhece o Patrimônio como objeto da Contabilidade e afirma a autonomia patrimonial, a necessidade da diferenciação de um Patrimônio particular no universo dos patrimônios existentes, independentemente de pertencer a uma pessoa, um conjunto de pessoas, uma sociedade ou instituição de qualquer natureza ou finalidade, com ou sem fins lucrativos. Por consequência, nesta acepção, o Patrimônio não se confunde com aqueles dos seus sócios ou proprietários, no caso de sociedade ou instituição”.
Misturar as finanças empresariais com as pessoais é um dos erros mais comuns cometidos pelas pequenas e médias empresas de todos os setores. O planejamento financeiro pessoal do proprietário também é um item importante, mas deve ser planejado à parte. Misturar as despesas pessoais com as da empresa afetam a sua rentabilidade e faz com que os controles não retratem fielmente a situação financeira da organização.
O pró-labore é a remuneração que se dá ao sócio de uma empresa pelo seu trabalho. Essa remuneração deve ser definida com base no mercado e dentro das possibilidades da empresa, sendo uma despesa fixa. Quando o sócio tem o pró-labore como única fonte de renda, o laboratório deve definir essa remuneração e garantir que ela seja compatível com seu padrão de vida. Dependendo das condições da empresa, uma retirada de lucros pode ser planejada em intervalos regulares.
Não conhecer o lucro do laboratório
Outro erro muito comum cometido pelos gestores é analisar somente as entradas e saídas de caixa do laboratório.
O fluxo de caixa registra as entradas e saídas (dinheiro) da empresa dentro de um determinado período, ou seja, o registro é realizado no momento em que a receita ou despesa é efetivamente paga, não considerando a data do evento. Tal registro é importante para saber se a empresa tem caixa para pagar as contas ou se precisa recorrer ao capital de sócios ou terceiros, permitindo uma análise financeira do negócio. Para melhor análise, é separado em fluxo de caixa operacional, fluxo de caixa de investimento e fluxo de caixa de financiamento. O ponto a ser observado é que um superávit de caixa no final do mês NÃO SIGNIFICA LUCRO.
O lucro é apurado no DRE. Segue o regime de competência, onde o registro acontece na data do evento independente do recebimento ou pagamento. É no DRE que se apura a receita líquida, o lucro bruto e o lucro líquido, fazendo assim uma análise econômica da empresa.
Não controlar o estoque
A adequada gestão do estoque é fundamental para a redução do ciclo operacional do laboratório. Um estoque muito pequeno pode gerar desabastecimentos ou compras de emergência. Com isso, os produtos não são devidamente cotados e comparados. Um estoque parado significa que o dinheiro não está circulando, ou seja, que os recursos não estão sendo utilizados de maneira eficiente. Já um estoque desnecessariamente grande pode gerar gastos pelo espaço ocupado, bem como atrasos nos processos operacionais.
Para um controle adequado do estoque, elaboramos uma planilha que pode ser baixada numa pauta em que publicamos em 2019 e que traz uma entrevista com o doutor e gestor laboratorial Marcelo Milagres. Para conferi-la, basta clicar aqui.
Não fazer projeções financeiras
A maioria dos pequenos laboratórios só analisa o fluxo de caixa realizado, não fazendo qualquer projeção para o futuro, o que pode ser um problema, pois é importante conhecer os saldos esperados em diversos períodos, uma vez que essa medida permite antecipar situações que podem gerar fluxo de caixa negativo. Quando detectado esse problema precocemente, o gestor pode antecipar recebimentos ou negociar prazos maiores com os fornecedores.
Não precificar corretamente os exames
O preço faz parte do composto mercadológico do marketing e é modificado por fatores que afetam a demanda ou oferta do serviço. A fixação do preço deve abranger uma visão sistêmica e multidimensional, bem como considerar o valor do serviço prestado. Na hora de precificar um serviço, além do custo do exame e do preço praticado pela concorrência, é essencial considerar o valor percebido pelo cliente. As reais decisões de uso de determinado serviço são definidas numa escala de valores que relaciona diversas características; por isso, é importante entender o consumidor, suas expectativas e suas necessidades.
Não analisar os demonstrativos financeiros
Muitas empresas registram de forma detalhada as movimentações financeiras, porém, não analisam os demonstrativos com frequência. Tais registros, se não analisados, pouco ou nada contribuem para a melhora dos resultados da empresa.
Não fazer o planejamento tributário da empresa
O Brasil possui um sistema tributário bastante complexo, e o não cumprimento de certas obrigações pode gerar multas para as organizações. Além disso, por falta de um bom planejamento, a escolha equivocada do regime tributário que seja compatível com o porte do laboratório pode gerar tributos maiores. Esse tipo de equívoco pode ser evitado com o auxílio de uma boa empresa de contabilidade.
Os equívocos listados aqui são os mais comuns e os que comprometem os resultados financeiros e econômicos das empresas. Conhecendo cada um deles, os gestores podem detectá-los e evitá-los monitorando todos os processos da empresa e identificando as oportunidades de melhoria.
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Quais são as suas principais dúvidas sobre as análises financeiras do laboratório? Elas podem constar nas próximas pautas do Aceleralab. Para enviá-las, clique aqui!
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Marcelo Henrique Milagres, é farmacêutico-bioquímico, MBA em Gestão Empresarial, Empreteco, Consultor de Gestão Empresarial, Proprietário do Laboratório Rocha Milagres, Secretário da Sociedade Brasileira de Análises Clínicas - regional MG, Membro da Comissão de Ética do Conselho Regional de Farmácia de MG, Diretor Assistente da Central de Negócios ACB.
