Para maioria dos laboratórios menores, o estudo da gestão financeira não é algo muito interessante. Por conta disso, os gestores acabam deixando de se aprofundar nessa área extremamente importante para a sua competitividade. Se você é um gestor de laboratório, precisa atentar para a gestão financeira.
Nesse artigo, nosso Portal de Gestão tenta transformar esse assunto complicado em algo mais simples e fácil que sirva de ponto de partida, para você começar a desenvolver suas habilidades gerenciais.
A administração Financeira
A administração financeira é o conjunto de ações que envolvem planejar, analisar, e controlar as atividades financeiras do laboratório, para garantir a perpetuidade do mesmo. As atividades desempenhadas devem visar maximizar o lucro e minimizar o impacto das despesas no resultado do negócio.
Projeção orçamentária anual
Para determinar como o laboratório irá alcançar os seus objetivos financeiros, é preciso projetar as próprias receitas, custos, despesas e investimentos estimando-os para os próximos meses (preferencialmente de forma anual). Ao contrário da contabilidade, que trabalha com as entradas e saídas da empresa que já aconteceram, o Planejamento Orçamentário visa antecipar o futuro. Com uma projeção bem fundamentada, o laboratório tende a possuir um resultado mais previsível ao longo dos meses.
Fluxo de Caixa
Elemento chave da gestão financeira, o fluxo de caixa serve para apurar o capital existente, expondo os gastos e receitas do laboratório de forma diária, e é capaz de informar o saldo disponível no caixa da empresa para garantir que as entradas e saídas de capital no laboratório não causem um desequilíbrio que muitas vezes leva a juros bancários. Os principais dias de atenção de um fluxo de caixa são as datas que exigem um grande desembolso, como pagamento dos funcionários e as contas de consumo - além é claro, do aluguel - se este for o caso do seu laboratório.
Para o fluxo de caixa ser efetivo, o setor financeiro deve se encarregar de registrar todas as contas a pagar e receber, de modo a ter uma visão clara de todos os pagamentos e recebimentos diários. É necessário inclusive provisionar os impostos, principalmente os trimestrais, para que o dono do laboratório não precise movimentar fundos da sua conta pessoal.
Em alguns casos, devido ao tamanho reduzido das operações financeiras do laboratório, muitas vezes o setor responsável pelo fluxo de caixa também deve ficar atento ao consumo de insumos do laboratório para fazer compras melhores, respeitando os prazos de pagamento e recebimento de cada fornecedor.
DRE
O DRE - Demonstração do Resultado do exercício, é um documento contábil que oferece um resumo financeiro da situação econômica do laboratório em forma de um relatório. Nele, estão contidas todas as informações necessárias para avaliar como anda a saúde das finanças do negócio, fornecendo uma visão mais realista das decisões que devem ser tomadas.
A Diferença entre Custo Fixo e Variável
Os custos fixos são aqueles que não possuem oscilação mensal, ou seja, não variam conforme o aumento ou a redução do faturamento ou do volumes de exames laboratoriais realizados. Como exemplos, podemos citar o aluguel das unidades, a folha de pagamento, e as contas de consumo, como internet e telefone. Para fins práticos, os custos que possuem pequenas variações podem ser considerados fixos, como a luz e a água consumida pelo laboratório. Os custos variáveis, são aqueles que estão intimamente ligados ao faturamento da empresa, e dessa forma aumentam ou diminuem conforme a produção de exames, como é o caso dos insumos (reagentes, materiais de coleta, etc). É importante saber a diferença entre os custos, pois este detalhe talvez seja um dos maiores fomentadores da concorrência desleal, já que a desinformação pode levar o gestor a praticar estratégias não muito saudáveis para sobrevivência no mercado. Quanto mais custos fixos o laboratório possui, mais ele terá que faturar para pagar as contas no fim do mês. E, como o custo é fixo, significa que o laboratório entrará no prejuízo se não realizar o montante mínimo de exames mensais necessários para a sua sobrevivência. O custo variável significa que se o laboratório estiver com o movimento baixo, estes custos também serão baixos, já que estarão diretamente relacionados com o volume de exames realizados.
Ponto de equilíbrio
O ponto de equilíbrio é uma das variáveis direcionadoras das metas para laboratórios. Este indicador revela o valor mínimo que o laboratório precisa faturar para que sejam cobertos todos os custos e despesas - tanto fixos quanto variáveis para que o laboratório não tenha prejuízos. Qualquer valor recebido acima do ponto de equilíbrio será considerado lucro.
A análise do ponto de equilíbrio permite avaliar se um posto de coleta existente está sendo rentável, ou para estimar quanto um posto de coleta recém aberto precisa atingir de faturamento para continuar existindo sem onerar o laboratório.
Calculando o ponto de equilíbrio
Para calcular o ponto de equilíbrio do seu laboratório é preciso saber o quanto cada exame contribui para a receita do laboratório. O primeiro grande passo é analisar a margem de contribuição de cada exame, isto é, o quanto “sobra” de dinheiro após a dedução dos custos variáveis. Assim, se você cobra 10 Reais por um exame, e ele custa 7 Reais (entre reagentes e outros insumos necessários), sua margem de contribuição desse exame é de 3 Reais.
Sabendo a Margem de contribuição, o próximo passo é somar todos os custos fixos do laboratório. Deduzindo a fórmula do ponto de equilíbrio, devemos dividir o valor total dos custos fixos pela média de contribuição dos exames realizados no laboratório. Dessa forma, é possível estimar quantos exames são necessários para atingir o equilíbrio financeiro do laboratório.
O ponto de equilíbrio é apenas um dos muitos conceitos que devem ser compreendidos pelo gestor para uma melhor saúde financeira do laboratório. Para mais dicas como esta, se inscreva no nosso portal para receber nossas comunicações semanais!
