O Tempo de Atendimento Total (TAT) é uma métrica crucial na gestão de laboratórios clínicos, que mede o período entre a chegada do paciente e a entrega do resultado ao médico ou paciente. Este indicador avalia a eficiência e a rapidez do processo diagnóstico, sendo um reflexo direto da qualidade e eficácia dos serviços prestados pelo laboratório. A análise do TAT permite identificar gargalos, otimizar processos e, consequentemente, melhorar a satisfação do paciente e a confiabilidade médica nos resultados fornecidos.
O conceito de Tempo de Atendimento Total surgiu com o amadurecimento da gestão da qualidade em laboratórios, onde a necessidade de entregar resultados precisos e rápidos tornou-se evidente. A evolução tecnológica, que propiciou maior automação e digitalização dos processos laboratoriais, contribuiu para a relevância e a precisão na avaliação desta métrica. A adoção de sistemas de informação laboratorial (LIS), como o UNILAB, facilitou a coleta de dados necessários para calcular o TAT, proporcionando uma visão mais clara do desempenho operacional do laboratório.
Para calcular o Tempo de Atendimento Total em uma rotina de laboratório, é fundamental considerar as várias etapas do processo. Inicialmente, é necessário registrar o momento da chegada do paciente. O Unilab, por exemplo, conta com Gestão de Filas e pode começar a contar o tempo do momento em que o cliente faz o check-in no aplicativo, ou mesmo pega uma senha para o atendimento. Posteriormente, o tempo despendido em cada fase do processo deve ser medido, incluindo a coleta, o transporte até o laboratório, o processamento e análise das amostras, a validação dos resultados e, finalmente, a disponibilização dos resultados. A soma dos tempos despendidos em cada uma destas etapas resultará no TAT.
Ao compreender o Tempo de Atendimento Total, é possível implementar melhorias contínuas, garantindo que os pacientes recebam resultados de exames de sangue de maneira oportuna e precisa, e assim, contribuindo para uma assistência ao diagnóstico mais eficaz e satisfatória.
Influências no Tempo de Atendimento Total
Alguns fatores podem influenciar o tempo de atendimento total em um laboratório. Aqui estão alguns exemplos:
Número de pacientes: O número de pacientes que precisam ser atendidos pode ter um grande impacto no tempo de atendimento total. Quanto mais pacientes houver, maior será a demanda sobre o laboratório e mais tempo pode levar para atender a todos.
Tipo de exame: O tipo de exame que os pacientes precisam fazer também pode afetar o tempo de atendimento. Alguns exames podem levar mais tempo para serem realizados do que outros. Coletas infantis, citopatológicas e curvas glicêmicas podem ser alguns dos exames com maior tempo de atendimento.
Capacidade de processamento do laboratório: A capacidade do laboratório para coletar e processar exames pode variar dependendo da tecnologia, equipamentos e recursos disponíveis. Se a capacidade de processamento não for suficiente para atender à demanda, isso pode levar a atrasos. Exames processados fora do laboratório também influenciam o tempo de entrega final de um resultado.
Qualificação da equipe: A qualificação da equipe do laboratório pode ter um impacto significativo no tempo de atendimento. Uma coletadora experiente já sabe como proceder em situações como veias mais difíceis. Na área técnica, quando o processo já está internalizado pelo profissional, ganha-se muito em agilidade. Se a equipe não tiver as habilidades ou treinamento necessários, a cobrança indiscriminada por tempo poderá levar a uma maior chance de erros e retrabalho.
Problemas técnicos: Falhas no equipamento ou problemas com a tecnologia utilizada, podem causar atrasos e aumentar o tempo de atendimento. As revisões e manutenções dos equipamentos devem obedecer os critérios estabelecidos pelo fabricante a fim de reduzir a chance de paradas não previstas na rotina.
Fluxo de trabalho ineficiente: O fluxo de trabalho do laboratório, incluindo a forma como os pacientes são recebidos e encaminhados, pode ter um impacto no tempo de atendimento. Se o fluxo de trabalho não for otimizado, e sempre que possível automatizado, isso pode levar a atrasos e aumentar o tempo de atendimento.
Reduzindo o TAT
Treinamento de colaboradores
O treinamento de colaboradores é uma das principais formas de reduzir o tempo médio de atendimento em um laboratório. Quando os colaboradores estão bem treinados, eles são capazes de lidar com os pacientes de forma mais eficiente e rápida, reduzindo o tempo de espera e o tempo total de atendimento.
Os colaboradores devem ser capazes de identificar rapidamente as necessidades dos pacientes e fornecer o cuidado adequado, bem como gerenciar seu tempo de forma eficiente para garantir um atendimento rápido e eficiente.
Tecnologia
A tecnologia também pode desempenhar um papel importante na redução do tempo médio de atendimento em um estabelecimento de saúde. Um sistema de laboratórios robusto é capaz de automatizar e digitalizar os processos do laboratório, reduzindo o tempo de espera dos pacientes.
Um exemplo de tecnologia que pode ajudar a reduzir o tempo de espera é o pré-agendamento on-line. Com o agendamento on-line, os pacientes podem marcar exames sem a necessidade de ligar para o estabelecimento de saúde, agilizando o cadastro e a aprovação dos exames pelo convênio, entre outros benefícios. Tudo isso economiza tempo e reduz o tempo de espera, facilitanto a Gestão de Filas. Além disso, os pacientes podem receber avisos por meio de mensagens de texto, aumentando a sensação de agilidade e pró-atividade do laboratório.
Procedimentos Operacionais Padrão (POPs)
O Procedimento Operacional Padrão (POP) é uma ferramenta essencial para treinamentos, devendo estar sempre acessível ao responsável por cada função, dada sua importância crucial na redução do Tempo de Atendimento Total. Ele compreende documentações detalhadas de cada procedimento executado no laboratório, assegurando que todas as operações sejam conduzidas de maneira padronizada. Isso minimiza variações e erros, sendo fundamental para manter a qualidade e agilizar os serviços prestados.
Com os POPs em prática, além de facilitar o treinamento dos novos colaboradores, é mais fácil monitorar o desempenho do processo e aplicar princípios de melhoria contínua. Já falamos em POP, na matéria “Passos essenciais para a criação de um Procedimento Operacional Padrão no Laboratório” , que ainda conta com um download exclusivo.
A excelência operacional em laboratórios clínicos não é apenas uma vantagem competitiva, mas uma necessidade para garantir a entrega de resultados precisos e rápidos aos pacientes e prescritores. Através de um gerenciamento eficaz do Tempo de Atendimento Total, aliado à implementação de Procedimentos Operacionais Padrão e a integração de tecnologias, é possível otimizar o fluxo de trabalho, melhorar a satisfação do cliente e solidificar a reputação do laboratório no mercado.
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