No artigo passado, comentamos sobre a Importância dos Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) no laboratório de análises clínicas. Mas como criar POPs para o laboratório? A criação de procedimentos operacionais padrão pode parecer uma tarefa tediosa e demorada, embora seja evidente os benefícios que ela representa. Aqui estão alguns passos e dicas para criar POPs eficazes:
Identifique as atividades que requerem POPs
Para começar, é necessário escolher as tarefas ou atividades mais críticas para o serviço do laboratório, e documentá-las separadamente em um formato claro e fácil de entender. Todos os setores do laboratório devem fluir em harmonia para uma só jornada, do primeiro atendimento à entrega do exame, porém cada um deles tem características próprias e por isso merece seu próprio POP, e um único POP jamais daria conta da multiplicidade de procedimentos envolvidos na produção dos exames e seus resultados.
Identifique as etapas de cada setor, e elabore quantos POPs forem necessários para atender a todo universo de procedimentos. O POP referente à Coleta, por exemplo, deve discriminar todas as condutas essenciais de coleta de amostras primárias, minimizando o risco de que o resultado da análise seja invalidado. Todos esses detalhamentos vão se estender, através de seus respectivos POPs, às atividades relacionadas, por exemplo, ao Transporte, à Análise automatizada ou ao Descarte das amostras.
Seja Claro na elaboração do texto
Escreva de forma clara, detalhada e condizente com a realidade que ele deve representar. Pense que o POP é uma espécie de manual que acompanhará seus colaboradores durante muito tempo, e portanto deve apresentar a eles informações fáceis de entender e inspiradas no dia a dia do seu laboratório. Agregue fotos, imagens e esquemas, pois ajudam na memorização, e de uma forma geral, não esqueça de incluir no material o título do POP, o nome do laboratório, a data de elaboração, número da edição (pois ao longo do tempo é provável que vão sendo feitas revisões), paginação, etc.
Liste as etapas envolvidas
Descreva as atividades relacionadas ao processo em ordem sequencial, e certifique-se de incluir todas as etapas necessárias para concluir a atividade com sucesso. Descreva cada etapa em detalhes, incluindo o que deve ser feito, como deve ser feito e por que deve ser feito, e certifique-se de incluir informações sobre os insumos utilizados, equipamentos envolvidos e manejo das informações, como cadastros e laudos. Como exemplo, veja quais tópicos podem ser incluídos num POP para procedimento analítico:
Princípio do teste;
Aplicação clínica;
Amostra analisada;
Padrões, controles, reativos e demais insumos;
Equipamentos (informações sobre uso, calibração e manutenção preventiva);
Fase analítica detalhada (passo a passo do ensaio);
Cálculos (se aplicável);
Controle da qualidade externo e interno;
Interferentes e reações cruzadas;
Valores de referência;
Linearidade, limites de detecção e limitações do método;
Interpretação dos resultados;
Referências.
Valide e Revise os documentos
Os POPs devem ser validados por especialistas na área, para garantir que todos os passos estão corretos e seguros. Após a validação, eles devem ser revisados regularmente para garantir a sua atualização e eficácia.
Treinamento da equipe:
Tão importante quanto criar o POP é garantir que a equipe saiba como utilizá-lo corretamente. Realize treinamentos para instruir a equipe sobre a importância dos POPs e como eles devem ser seguidos. Para isso, é essencial que a metodologia aplicada durante o treinamento seja interativa e engajadora, o que pode ser alcançado através de workshops, simulações práticas e testes de conhecimento.
Garanta que todos os membros da equipe, novos e antigos, tenham um entendimento completo e claro dos POPs. É relevante ressaltar que os treinamentos sobre os POPs devem ser documentados, incluindo datas, conteúdo do treinamento, nomes dos participantes e instrutores. Esses registros servem como prova da conformidade com as regulamentações e acreditações, e também como um recurso para identificar áreas onde mais treinamento pode ser necessário.
Monitoramento e melhoria contínua:
Finalmente, é fundamental monitorar a execução dos procedimentos através de indicadores, além de coletar feedback da equipe para identificar oportunidades de melhoria. Afinal, os POPs devem estar em constante evolução, adaptando-se às mudanças e inovações do seu laboratório.
Certifique-se de que eles estejam sempre completos e precisos, e teste os POPs na prática para verificar se são fáceis de seguir e se funcionam corretamente. Vencida a naturalização do uso dos POPs no laboratório, certamente você perceberá a economia de tempo, o aumento da produtividade e o consequente impacto na própria cultura interna do laboratório. Por falar nisso, uma última dica: lembre-se sempre de incluir ao máximo os colaboradores na redação do POP, familiarizando a equipe com o documento, e após a finalização, organize uma rápida reunião para apresentação do texto. Afinal, ele vai acompanhar seu pessoal por muito tempo!
Download de Modelo de POP
A implementação eficaz de Procedimentos Operacionais Padrão (POP) em laboratórios é um marco essencial para o estabelecimento da qualidade e da confiabilidade nos serviços prestados. O desafio, muitas vezes, é saber por onde começar. Foi pensando nisso que decidimos dar o primeiro passo para você.
Apresentamos abaixo nosso modelo gratuito de POP especialmente desenvolvido para laboratórios! Este documento foi cuidadosamente elaborado por nossa equipe com um layout intuitivo e de fácil preenchimento, guiando você por cada etapa do processo de criação de um POP eficaz.
Nosso objetivo é fornecer uma ferramenta prática que auxilie na padronização de suas operações, na redução de erros, na melhoria da eficiência e, sobretudo, na garantia da qualidade dos serviços oferecidos por seu laboratório. Entendemos que cada laboratório possui suas particularidades, por isso, este modelo deve ser completamente adaptável às suas necessidades.
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