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Dicas para Prever a Demanda do Laboratório e Otimizar a Compra de Insumos


Prever a demanda de um negócio pode ser uma tarefa bastante complicada no ramo laboratorial, porém, é muito importante fazê-lo, uma vez que influencia diretamente as decisões estratégicas e o planejamento de compras. Por isso, na pauta de hoje, daremos algumas dicas de como deixar a previsão de demanda mais aderente à realidade do seu laboratório. Confira!

Por que eu devo prever a demanda?

A previsão de demanda é o elemento central para controlar o estoque do laboratório. Com um excesso de mercadoria armazenada, a validade dos produtos pode vencer, e o fluxo de caixa pode ficar comprometido pelo valor imobilizado. Para evitar esse tipo de problema, o ideal é tentar provisionar o estoque de insumos levando em consideração a validade e a quantidade de produtos disponíveis no laboratório. Afinal, isso impacta não apenas nos custos da empresa, como na eficácia e qualidade dos produtos.

Quais fatores influenciam a demanda?

Há diversos fatores que influenciam a demanda de um laboratório. Por essa razão, os gestores devem ficar sempre atentos a cada um deles. Entre esses variados fatores, estão:

Novos convênios: se o número de empresas conveniadas ao laboratório aumentar, a quantidade de pacientes em busca de seus serviços clínicos também acabará aumentando. Sendo assim, cabe ao gestor assegurar que o número de produtos seja compatível com a demanda atual.

Surtos/epidemias de doenças: esse fator pode pegar muitos laboratórios desprevenidos. Por essa razão, os gestores devem ficar atentos a toda e qualquer informação referente ao assunto. Além disso, o laboratório pode se precaver nos períodos que são mais favoráveis ao surto (de dengue, zika, Chikungunya, etc.), e em épocas mais frias ou de chuva, por exemplo. Casos de epidemia requerem um grande preparo por parte dos laboratórios clínicos, uma vez que eles auxiliam na comprovação e no diagnóstico das doenças.

Campanhas do governo: em alguns períodos do ano, as campanhas de governo sobre a importância dos cuidados com a saúde se intensificam. Portanto, a procura pelos laboratórios pode aumentar consideravelmente, obrigando os gestores a lidarem com essa nova demanda.

Ações de marketing e parcerias: caso o laboratório esteja fazendo uma forte ação de marketing para divulgar seus serviços ou novas parcerias com empresas da região, as chances de aumentar a clientela são relativamente grandes. Sendo assim, é preciso considerar o resultado e as consequências dessas ações, pois, caso o laboratório não esteja preparado para assumir essa demanda, o objetivo da divulgação se perde durante o processo.

Como prever a demanda e otimizar o estoque

Agora que foram evidenciados os fatores que influenciam diretamente a demanda do laboratório, seguem algumas dicas que podem ajudar o gestor a prevê-la.

1. Analise o histórico dos produtos com frequência

É muito comum os gestores analisarem o histórico de suas mercadorias apenas quando notam a ausência de algum produto no estoque. Porém, essa análise deveria ser uma prática recorrente, principalmente em laboratórios que estão ganhando espaço no mercado, ou que estão revendo a sua carteira de clientes. Para estimar o consumo de materiais, os meses anteriores podem fornecer bons argumentos para a revisão dos pedidos com os fornecedores.

2. Avalie as flutuações sazonais

De acordo com a época do ano, a demanda mensal pode sofrer oscilações consideráveis. Por isso, avaliar a movimentação do estoque, tendo apenas alguns meses como referência, pode fornecer um quadro pouco confiável para a tomada de decisão. Como exemplo disso, temos os períodos de férias (de verão ou escolares) que acabam influenciando a demanda por exames laboratoriais.

Para analisar essas oscilações de forma mais assertiva, o gestor pode estimar o percentual de variação da demanda. Para isso, basta somar todos os hemogramas realizados em um mês e dividi-los pelo número de hemogramas realizados em um ano. Com esse cálculo, o gestor não só saberá qual é o percentual de consumo de hemogramas por mês, como poderá comparar todos os meses do ano através desse referencial.

3. Considere as mudanças de mercado

De um ano para o outro, muita coisa pode mudar na rotina de um laboratório. Pode ser que o gestor tenha se credenciado para atender algum novo convênio, ou realizar os exames periódicos de uma determinada empresa, que possui um fluxo grande de colaboradores. Da mesma forma, o gestor pode se descredenciar de um convênio, ou ter que lidar com a abertura de um laboratório concorrente, o que pode influenciar a queda na demanda de sua empresa. Por isso, ao provisionar os insumos, deve-se levar esses dados em consideração.

4. Tenha um relacionamento estreito com o seu fornecedor

Saber qual é o tempo de entrega de cada insumo também influencia a decisão de um gestor sobre o estoque, pois, em casos de municípios distantes, a entrega mais rápida de um produto pode encarecer os gastos do laboratório, gerando um dispêndio monetário desnecessário. Para evitar esse tipo de transtorno, vale uma conversa com o seu fornecedor a fim de estabelecer o tempo de entrega a um prazo seguro, de modo a se evitar compras emergenciais.

5. Cuidado com a promoção relâmpago

Há muitos casos em que os fornecedores fazem promoções tentadoras para vender seus insumos em um prazo menor. Porém, de nada adianta comprar uma quantidade enorme de produtos, por um “bom” preço, se a demanda do laboratório não é compatível com o número de mercadorias em estoque. Mesmo porque esses produtos com descontos indicam, muitas vezes, que seu prazo de validade foi reduzido; e pode ser que o laboratório não consiga dar vazão ao produto no tempo necessário.

Outro ponto muito recorrente nesse tipo de promoção é que o gestor tende a gastar uma quantia que nem sempre possui. Isto é, visando economizar na compra dos insumos, ele acaba contraindo uma dívida que não estava prevista. Por isso, antes de fechar qualquer compra, o gestor deve levar em consideração o seu fluxo de caixa, para não ter que recorrer a empréstimos de curto prazo.

6. Procure estar sempre à frente da concorrência

Caso seu laboratório possua kits de detecção de arboviroses, e a sua cidade esteja passando por algum surto de doenças, use o seu relacionamento com os médicos e com a comunidade para informar-lhes que a sua empresa realiza exames com detecção rápida. Isso vai gerar mais demanda para os testes e ainda mostrará o quanto o seu laboratório está atento sobre os problemas de saúde da comunidade.

Estar um passo à frente de seus concorrentes pode render excelentes resultados, principalmente quando se trata da relação “oferta” versus “demanda” em laboratórios, onde todo tipo de desperdício deve ser evitado. Prever a demanda do laboratório pode não ser uma tarefa muito fácil, porém, quanto mais envolvido o gestor estiver com os processos que envolvem a empresa, em especial com a questão do estoque, mais fácil será entender sobre as reais necessidades da empresa.

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