Lidar com desvios de conduta por parte de alguém da sua equipe é sempre um assunto muito delicado, mas em algum momento, todo gestor pode ter que enfrentar esse problema. E tudo fica ainda mais complicado quando se trata de comprovar a desonestidade de alguém. Um incidente como esse pode afetar bastante a atmosfera do laboratório, gerar insegurança e desconforto entre os colaboradores e acabar até influenciando negativamente o atendimento. O melhor caminho é blindar-se para que essa eventualidade nem venha a ocorrer, e se ocorrer, saber administrá-la da forma mais rápida e cirúrgica possível, evitando desdobramentos ainda mais desagradáveis e o que é pior, dispendiosos. Hoje, vamos abordar o sensível tópico dos furtos de caixa no laboratório, e que medidas tomar para minimizar essas ocorrências. Acompanhe.
Você selecionou rigorosamente seu pessoal, cercou-se de todos os cuidados, designou quem julgava mais qualificado para a função, mas não adiantou. De repente, percebe que estão acontecendo furtos em dinheiro no caixa, muito provavelmente praticados por algum dos colaboradores da recepção. Talvez você tenha delegado demais, deixando tudo nas mãos do funcionário, negligenciado a conferência - especialmente das entradas em dinheiro e em cartão - talvez você simplesmente não acreditasse que isso poderia acontecer. Mas acontece. Há casos, por exemplo, de colaboradores que registravam os pagamentos em dinheiro como entradas de cartão, logo após subtraindo do caixa os valores em espécie. Seja como for, o importante é prevenir-se antes e reduzir danos depois.
Antes de mais nada, analise cuidadosa e discretamente as evidências de que o furto vem sendo praticado, e conte com uma assessoria jurídica, como é o caso do Daniel Correa, sobre as medidas cabíveis. Uma denúncia precipitada ou sem provas pode acarretar processos com ônus pesado para o laboratório, inclusive configurando crime de calúnia, portanto, vá com calma. Confira algumas medidas que podem ajudá-lo a averiguar o que está acontecendo:
Consulte cuidadosamente seus registros, em busca de disparidades nos números. Se eles nunca batem, é bem provável que algo esteja errado;
Arme-se do maior número de informações sobre tudo que for relevante no caso, como dados exatos sobre quem estava fazendo o quê em cada dia e horário, notas de retiradas eventuais do caixa, etc.;
Instale câmeras de segurança, não sem antes informar-se com seu jurídico sobre a viabilidade legal desse recurso, considerando o direito à privacidade;
De forma muito discreta e sem levantar acusações específicas, procure se informar com os funcionários que considera acima de qualquer suspeita. Talvez eles estejam só esperando uma oportunidade para denunciar comportamentos com os quais não concordam.
Como você pode perceber, essas medidas são tanto paliativas como preventivas, isto é, o controle dos registros, a instalação das câmeras e mesmo um canal de comunicação franco com seus colaboradores mais antigos e confiáveis são ações a implementar e manter mesmo antes que qualquer problema venha a ocorrer. Observe também que:
Uma empresa com cultura organizacional forte, onde a maioria dos colaboradores se sinta valorizada e motivada a contribuir para seu crescimento, é mais resistente a esse tipo de desvios de conduta individuais, pois o comportamento desviante fica mais evidente.
Inventários a cada dois meses pelo menos são muito importantes.
O estoque de insumos de maior valor também deve ser controlado para evitar desfalques.
Uma rotina de controle diário das unidades faz parte da boa gestão, e se não puder fazê-lo pessoalmente, delegue a um responsável de confiança, reservando-se a tarefa de uma inspeção semanal.
Finalmente, lembre-se de que o seu LIS pode ser uma importante aliado nessas precauções. Um bom sistema de gerenciamento de informações auxilia também nessa vigilância, fazendo os registros de pagamento e fechamento de caixas por máquina ou usuário, com a regularidade que você desejar. Ele pode também disponibilizar todos os indicadores, sugerindo e apoiando métricas. O LIS do Unilab, por exemplo, já se integra com faturamento e caixa, controla recebimentos de cartão e movimentação bancária.
O Aceleralab está ao seu lado em todos os momentos, trazendo informação relevante sobre todos os aspectos da gestão no segmento dos laboratórios de análises clínicas. Continue conosco, compartilhe suas experiências, e até a próxima!
