Provavelmente você leu algum material ou fez algum curso para administrar melhor seu tempo e aumentar a produtividade. Mas se mesmo assim você não consegue entregar suas pendências no prazo, saiba que você não está sozinho! Por isso hoje vamos dar dicas de gerenciamento do tempo que ajudam a organizar melhor a sua rotina.
Os 3 elementos que consomem tempo
Existem três maneiras de gastar o tempo no trabalho: pensando, conversando ou agindo. Independente da sua função principal no laboratório, podemos resumir as atividades empresariais nesses três elementos.
Antes de criar regras para administrar o tempo, é importante registrar todos os seus pensamentos, conversas e atividades por uma semana. Isso vai ajudar você a entender como e onde o seu tempo está sendo empregado. Utilize esse “termômetro do tempo” para identificar quanto do seu tempo é desperdiçado, e quais são as atividades que poderão ser remanejadas.
Dicas para Gerenciamento do tempo
1. Planeje o seu tempo diariamente
Utilize os primeiros 30 minutos da manhã, ou os últimos 30 minutos do dia anterior para organizar as principais tarefas do dia. Não comece o trabalho sem antes montar a agenda completa, inclusive com horários definidos. O ideal é utilizar um calendário online, para ter acesso em todos os seus dispositivos. Sua missão é tentar cumprir a agenda o mais aderente possível com o planejado.
2. Priorize o que é mais importante
É impossível para um gestor assumir o comando de todo o laboratório. Por isso, é importante priorizar quais as tarefas que trazem mais valor para o negócio, e são chaves para cumprir suas metas.
Em seu planejamento do dia, você deve considerar no mínimo 50% do seu tempo em pensamentos, atividades e conversas que produzam resultados significativos para o sucesso do seu laboratório.
3. Delegue
Se na hora de priorizar as atividades, você percebeu que existem coisas que podem ser feitas por outras pessoas, e não dependem da sua aprovação direta, considere delegar. Isso eliminará uma grande carga de trabalho, e você poderá se concentrar nas tarefas que realmente precisam de você.
4. Mantenha o Foco
Muitas vezes estamos com muitas tarefas a serem realizadas, e tentamos trabalhar em todas ao mesmo tempo. Mas foco é imprescindível para que as tarefas sejam feitas mais rapidamente e com maior concentração. Por isso, feche as janelas e aplicativos que você não está usando e estão tirando a sua atenção.
Se o telefone ou os e-mails são motivos de distração, tente respondê-los somente em horários específicos. Você será muito mais eficiente.
5. Mantenha uma espaço aberto na agenda
Deixe em sua agenda um horário fixo para quando seus colaboradores precisarem falar com você sobre assuntos diversos. Esse espaço fortalecerá os laços com seus funcionários, que sentirão que você está disponível para ouví-los.
6. Feito é melhor do que perfeito
Para algumas atividades, a perfeição pode ser ineficiente e atrapalhar o andamento de tarefas mais importantes. Por isso, verifique o que realmente deve ser entregue com um alto nível de detalhamento, e o que pode ser entregue de forma simplificada.
7. Procrastinar, não!
Procrastinar é um dos piores inimigos do gestor. Postergar determinadas tarefas que poderiam ser concluídas rapidamente transformam a agenda em uma bola de neve. Se você costuma fazer isso, pergunte-se porque não quer concluir aquela tarefa. O que te incomoda? Quais são seus medos em relação a ela? Ela é muito fácil ou entediante? Descobrir a origem do desconforto e trabalhar seus sentimentos são as únicas formas de eliminar de vez a procrastinação. As vezes gastamos mais energia e tempo nas tarefas que adiamos do que aquelas que fazemos de fato.
8. Relaxar é possível
O corpo e a mente são limitados, por isso acreditar que todo o tempo da sua agenda vai ser utilizado em trabalho é enganar-se. Precisamos descansar. Faça pequenas pausas, a cada meia hora ou uma hora, de cinco minutos no máximo cada. Tome um café, leia notícias ou dê uma volta no laboratório. Os problemas vão se resolver mais rápido com a mente descansada e o trabalho vai deixar de ser tão moroso.
Exercício para Ajudar a Melhorar sua Agenda
Depois de montar a sua agenda, pare um pouco e pense se o tempo das tarefas foi bem estimado. Muitas vezes podemos subestimar ou até aumentar o tempo de realização das tarefas, o que atrapalha o planejamento do tempo.
- Se você encontrar mais tempo na agenda, quais tarefas poderiam ser feitas para ajudar o laboratório a atingir seus objetivos?
- Quais dessas tarefas podem fazer você se distrair com facilidade? Nesses casos, se policie mais para não perder mais tempo do que precisa!
Quais são as atividades que você classificaria como parte de um tempo bem gasto? Faça uma lista com cinco itens.
- Analisando esses cinco itens, quantos deles estão na agenda de trabalho que você montou? - E na semana passada, quantas vezes você fez algum desses cinco itens?
Na sua opinião, o que o faz perder tempo e/ou energia? Faça uma lista com 5 itens para as duas perguntas.
- Em sua agenda de trabalho programada existe algum desses itens? - Fazer muitas tarefas que drenam energia podem reduzir a sua produtividade!
Obs.: Não é possível eliminar completamente o desperdício do tempo, mas é possível remanejar tempo e energia para algo produtivo.
E você? O que usa para gerenciar melhor o seu tempo? Conte para a gente!
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