O 5S é uma das técnicas mais populares de gestão da qualidade no mundo. Muitas pessoas acreditam que mais do que uma ferramenta, a metodologia criada no Japão por Hiroyuki Hirano é uma filosofia que auxilia a manter todo o laboratório e até a vida de forma mais organizada, limpa e produtiva. Seja para auxiliar na implementação da qualidade no laboratório, ou para organizar e melhorar processos, o 5S pode ajudar muito na condução das tarefas gerenciais.
O que são os 5S
Os 5S são as letras iniciais das palavras em japonês Seiri, Seiton, Seisô, Seiketsu e Shitsuke e que podem ser traduzidas para o Português como Classificar, Organizar, Limpar, Padronizar e Manter. Engana-se quem pensa que seu fácil entendimento é o suficiente para conduzir o laboratório: é preciso muita disciplina em sua implementação, além de mudanças de atitudes e comportamentos, envolvendo o comprometimento de todos. Confira abaixo um pouco sobre cada etapa do 5S.
Seiri - Classificação
É momento de olhar para o seu espaço de trabalho e avaliar tudo o que é relevante para a atividade, descartando o que for supérfluo. O ideal é que o Gestor comece a mudança primeiro na sua mesa, como exemplo, e aos poucos vá selecionando setores para aderirem ao projeto. Classificar a importância de cada objeto é fundamental para que seu laboratório se torne mais eficaz e focado, pois com o tempo é comum se juntar objetos que atrapalham as atividades e desviam a sua atenção e a dos seus colaboradores
Faça a reflexão:
O que deve ser descartado?
O que deve ser guardado em depósito para futura referência?
O que deve ser consertado?
O que vale a pena vender?
Seiton - Organização
Depois de descartar tudo que não é necessário para a execução das atividades, é preciso organizar o que restou no seu ambiente de trabalho e verificar qual o melhor lugar para armazenar cada item. Usando como exemplo a sala de coleta, é o momento de verificar qual é o melhor lugar para os tubos, o canhão, garrotes, seringas e o computador (caso ele seja necessário para a coletadora dar entrada nos tubos). Para o paciente, essa organização mostra um compromisso da sua empresa com a qualidade e segurança do atendimento. Ver todos os materiais em cima da bancada de forma desorganizada pode trazer uma percepção negativa do laboratório.
Faça a reflexão:
Existe um lugar para cada item necessário?
Os itens estão nos lugares definidos?
Após o uso, os itens voltam para os seus lugares respectivos?
Existem itens suficientes para a demanda?
Seisô - Limpeza
Após a organização, é preciso que as coisas estejam limpas. Para o laboratório, mais do que uma dica, isso deve ser uma regra. A limpeza e assepsia é fundamental para o bom funcionamento do laboratório e para evitar o risco de doenças. Em áreas que não existe perigo biológico, a limpeza contribui para a eficiência do processo, pois nos tornamos mais produtivos quando as coisas estão limpas e organizadas.
Faça a reflexão:
Cada um está responsável pelo seu espaço?
Os itens são guardados limpos e higienizados?
Existem sujeiras espalhadas pelas mesas?
Os ambientes estão limpos?
Seiketsu - Padronização
Se você parasse nos três “S”s anteriores, seu laboratório já estaria muito à frente na qualidade. Porém, melhor do que fazer uma vez, é definir a padronização do que foi feito. Dessa forma, o esforço para arrumar o laboratório deixa de ser algo esporádico - geralmente no final do ano - e passa a ser uma rotina dentro da empresa.
A padronização auxilia na definição da cultura da empresa, e facilita para que os novos entrantes já se moldem ao que foi desenvolvido como as melhores práticas para o laboratório.
Faça a reflexão:
Existem padrões para manter as coisas em ordem?
Os riscos de acidentes diminuíram no laboratório?
Shitsuke - Manter
Depois de todas as etapas anteriores, a Shitsuke diz respeito a manutenção do que foi conquistado. Quando a empresa chega nesta última etapa, é importante reforçar que essa metodologia deve se tornar um hábito - ou uma cultura, se preferir - dentro do laboratório.
Reflita:
Existe uma disciplina para manter as coisas no lugar certo?
Está clara a rotina do 5S para todos os seus colaboradores?
As pessoas estão seguindo de forma fiel?
Porque o 5S pode ser difícil de pôr em prática?
Apesar de aparentemente ser uma metodologia de fácil utilização, se você não ficar atento a algumas variáveis pode ser que seu resultado não seja tão efetivo. Separamos alguns pontos que você precisa considerar para aplicar o 5S no laboratório. Confira:
1. Deve vir da alta direção:
Essa metodologia não é algo que pode ser delegada somente aos colaboradores: é fundamental que a direção lidere pelo exemplo. Além disso, é preciso apoio para desenvolver a estruturação do programa, definir suas regras, rotinas, times, e formas de avaliação.
2. Com times fica mais fácil
É preciso montar um time responsável pelo projeto, mesmo que o seu laboratório seja pequeno e não tenha muitos funcionários (neste caso, escolha uma dupla, por exemplo). Escolha pessoas motivadas em criar um ambiente melhor e que traga resultados mais consistentes. Se o seu laboratório for maior, o ideal é chamar responsáveis de várias áreas para colaborar e disseminar o projeto.
A disciplina é complicada, por isso quanto mais pessoas se envolvem e cobram a aplicação dos 5S, melhores os resultados
3. Treinamento é fundamental
Não basta apenas sair usando os 5’s, é necessário colocar todos os colaboradores a par dessa técnica. Quanto mais repetições de treinamento houverem, mais fácil as pessoas irão captar a essência dessa técnica e poderão passar adiante para os colegas. Você pode até fazer alguns cartazes auxiliares para pendurar no seu mural interno do laboratório!
4. Não se assuste, manter é o mais difícil
No meio da correria do dia a dica é muito fácil deixar um projeto como o 5s morrer. Para que isso não aconteça, você deve manter o 5S sempre vivo por meio de auditorias frequentes, reuniões de líderes, reuniões de sensibilização e comunicação da evolução do programa, além de treinamentos de reciclagem. Ao reservar sempre um espaço para tratar sobre isso na agenda, as chances desta técnica entrar em esquecimento são bem menores.
5. Você vai encontrar resistências e falta de comprometimento
Mexer na rotina de quem já estava acomodado pode aumentar a resistência de aprendizado dessa técnica, por isso é imprescindível inspirar os funcionários e mostrar os benefícios que os 5’s podem levar ao trabalho que eles já realizam, como mais praticidade e organização na hora de trabalhar.
6. Se não for bem aplicado, pode gerar descrédito dos colaboradores
Como qualquer projeto que a gestão não leva a sério, caso as ações de melhoria não sejam tomadas e o programa de implementação dos 5s não evolua na visão dos colaboradores, isso pode gerar descrédito por parte dos funcionários, que não farão questão de implementar o programa. Por isso a importância de comunicar cada etapa do projeto, e a sua evolução.
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