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Como Promover Reuniões Mais Produtivas


Entre os diversos desafios encontrados pelos gestores laboratoriais, está a elaboração de reuniões mais rápidas e efetivas com os funcionários. No entanto, a sensação de que esses encontros são sempre longos e ineficazes faz parte da mentalidade de muitos colaboradores. O que fazer, então, para que as reuniões sejam, de fato, produtivas? Isso é o que discutiremos na pauta de hoje.

Para começar: por que as reuniões estão desacreditadas?

Geralmente as reuniões de empresa não são vistas com bons olhos pela maioria dos participantes quando costumam se alongar demais, não são bem conduzidas ou são ineficientes para a concretização de projetos e/ou solução de problemas.

Antes de descobrir o que fazer para tornar suas reuniões mais produtivas, é preciso saber o que deve ser evitado nesse tipo de ocasião.

1. Reuniões longas demais e sem um objetivo definido

Quanto mais longa for a reunião, mais difícil será manter a atenção dos participantes. Além disso, se o objetivo do encontro não foi previamente definido, dificilmente os colaboradores conseguirão chegar a uma conclusão ou possível solução para a pauta da reunião.

2. Reunião monopolizada

Se o gestor não mantiver o foco do encontro, algumas pessoas poderão monopolizar as discussões ou acabar se distanciando dos assuntos que realmente são relevantes. Ouvir as opiniões dos envolvidos é muito importante para se chegar a uma conclusão, no entanto, deve-se tomar cuidado para não perder “as rédeas” da reunião.

3. Participantes despreparados

Outra questão que acaba prejudicando a produtividade da reunião é não informar aos participantes, com antecedência, os pontos que serão debatidos. Se o colaborador não tiver um tempo hábil para se preparar e pesquisar mais sobre o assunto, ele não poderá opinar sobre o tema e contribuir com a discussão.

4. Metas impossíveis de serem concluídas

Ainda é possível que o gestor acabe estipulando uma série de metas surreais com prazos impossíveis, o que acaba criando a sensação de que as reuniões não trazem nenhum resultado, pois as metas estabelecidas destoam completamente da realidade vivida pela empresa. Esse tipo de problema, apesar de ser um equívoco da gestão, pode refletir negativamente em uma reunião. Portanto, antes de discutir sobre o assunto com os colaboradores, é preciso descobrir como promover metas realizáveis (clique aqui para descobrir um pouco mais sobre o assunto) em um prazo coerente.

5. Falta de autoridade do responsável pela reunião

Outro ponto importante que afeta a eficácia de uma reunião é a autoridade (ou a falta dela) do responsável pela sua execução. Caso o encontro seja coordenado por um funcionário, ele precisa ter autoridade em dois sentidos: primeiro, deve ter autonomia para a tomada de decisão e para resolver os problemas do laboratório; segundo, precisa ser respeitado e reconhecido como líder pelos demais colaboradores.

Como promover reuniões mais produtivas

Agora que você já sabe quais são os pontos que podem prejudicar a produtividade de suas reuniões, seguem algumas dicas de como torná-las mais rápidas e eficientes.

1. Reflita sobre a finalidade da reunião

Antes de marcar uma reunião com os funcionários do laboratório, tenha certeza de que esse encontro realmente precisa acontecer. Isto é, trata-se de algo que pode ser comunicado via e-mail ou precisa ser discutido pessoalmente?

Caso a participação dos colaboradores seja necessária, o gestor, então, terá que definir o real objetivo do encontro: tomar uma decisão, solucionar um problema ou divulgar uma nova iniciativa da empresa? Esclarecer os tópicos da reunião é a primeira e mais importante etapa do planejamento, pois servirá de orientação para os demais passos.

2. Convoque apenas as pessoas necessárias

Para não desfalcar a empresa e interferir na rotina de todo o time de funcionários, convoque apenas aqueles que estão familiarizados com o tema ou que podem ser afetados pelas questões que serão discutidas na reunião. Isso ajudará a otimizar o tempo do encontro, bem como possibilitará uma tomada de decisão mais assertiva.

3. Disponibilize o material da reunião com antecedência

Para que os participantes não sintam que caíram de paraquedas na reunião, procure informá-los sobre o encontro com antecedência. Além disso, compartilhe os tópicos que serão discutidos para que eles possam pesquisar sobre o assunto e, assim, levarem suas contribuições. Se, durante a reunião, forem utilizados materiais de apoio, como quadros e flipcharts, o ideal é adiantar seu preenchimento, para não perder muito tempo nessa tarefa. O mesmo vale para relatórios e outros materiais que devem ser elaborados pelos colaboradores.

4. Prepare e organize a sala de reunião

Pode não parecer importante, mas organizar o ambiente com antecedência indica a seriedade da reunião. Certifique-se de que haja cadeiras suficientes para todos os participantes, bem como um copo de água, para que ninguém precise sair da sala por essa razão. Caso opte por utilizar recursos visuais, teste-os para que não haja nenhum contratempo que possa atrasar o início da reunião.

5. Defina papéis específicos entre os participantes

Como forma de aumentar o engajamento e o senso de responsabilidade da equipe, distribua papéis específicos entre os participantes, conforme sua área de atuação ou suas habilidades. Isto é, para capturar as ideias e assinalar as decisões importantes, defina quem fará o papel de escrivão. Para controlar o tempo que se leva em cada tópico, escolha um cronometrista. Isso ajudará a manter o foco da reunião e evitará que ela se prolongue. Defina também quem será o guia da reunião para elencar os tópicos a serem discutidos, de modo a garantir que o que foi estipulado seja abordado. Por fim, escolha um especialista de cada setor do laboratório. Desse modo, eles poderão compartilhar seu conhecimento sobre as questões específicas do setor. Aliás, o especialista nem precisa participar de toda a reunião, mas apenas da parte em que sua contribuição se faz necessária.

6. Estabeleça e cumpra o horário da reunião

Como já citado anteriormente, uma das principais reclamações dos funcionários é quanto ao prolongamento das reuniões. E, como sabemos, não é o tempo do encontro que determina sua produtividade. Manter-se focado nos tópicos preestabelecidos ajuda a cumprir o horário determinado para a reunião.

7. Evite distrações

É muito comum o uso de celulares e computadores durante uma reunião, e esses dois equipamentos são os principais causadores de distração. Proibir sua utilização pode não ser a melhor solução, mas você, como gestor e responsável pela reunião, pode dar o exemplo a sua equipe. Antes de iniciar a discussão, certifique-se de desligar ou deixar o aparelho no silencioso. Para atrair e manter a atenção dos participantes, procure usar materiais mais visuais. Se o gestor projetar os tópicos em discussão em alguma tela, os participantes terão onde focar. Além disso, quanto mais pontual for o gestor, mais fácil será evitar a dispersão entre os colaboradores.

8. Faça um resumo dos tópicos discutidos

Em geral, muitos assuntos são discutidos durante uma reunião. Por isso, fazer um resumo sobre todos os pontos levantados pode ser um método eficaz para evitar que nada tenha passado despercebido. Para que o encontro não caia no esquecimento, é importante pontuar quais são os próximos passos para conclusão ou solução das questões apresentadas, bem como seus responsáveis. Para o próximo encontro, são esses pontos que deverão introduzir a reunião.

E aí? Gostou das dicas para deixar suas reuniões mais produtivas? Caso tenha alguma outra dificuldade, mande uma sugestão de pauta para o Aceleralab clicando aqui.

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