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[GRÁTIS] Gerenciando Processos de Forma Fácil




Gerenciar um laboratório pode ser complicado. Além de acompanhar a evolução do que está sendo feito, é preciso priorizar, e garantir o cumprimento dos prazos. Para facilitar esse acompanhamento, vamos falar sobre gestão à vista, e também sobre uma ferramenta gratuita, o Trello, que pode ajudar na missão de coordenar as atividades do laboratório.

Informações estratégicas à disposição da equipe

A gestão à vista, como o nome já indica, ocorre quando dispomos as informações relevantes da empresa de forma visível a todos os que se relacionam com essas atividades. Estamos falando de dados como indicadores técnicos, de performance e de atendimento, códigos de conduta e qualquer outra informação que pode contribuir na gestão dos colaboradores. Laboratórios maiores normalmente disponibilizam esses indicadores nas salas de reunião, acompanhados inclusive de um quadro de planejamento que mostra todas as atividades do mês.

Assim, com a gestão à vista podemos visualizar o desempenho do laboratório; se as coisas estão indo bem, e o que precisa ser melhorado. Além disso, com essa gestão ainda é possível:

- Tomar decisões estratégicas em menos tempo: Não é preciso esperar o fim de um planejamento para saber se deu certo. Com as informações facilmente à disposição de todos, é mais fácil tomar uma decisão estratégica de peso em pouco tempo, minimizando assim os impactos negativos dentro da rotina laboratorial.

- Enxergar em 360º: Se você aplicar a gestão à vista em todo o laboratório, fica mais fácil analisar o empreendimento como um todo e fazer conexões entre problemas e soluções que envolvem mais de um setor. Além disso, os colaboradores terão a oportunidade de parar de olhar apenas para o resultado do seu trabalho individualmente, podendo analisar como suas ações influenciam no trabalho do restante do laboratório.

- Prover clareza e eficiência: se as explicações e informações estão à disposição de todos, diminui-se o risco de seus colaboradores perderem tempo desempenhando alguma atividade que não colabora para as metas do laboratório. Funcionários que sabem o que precisam fazer, são mais econômicos, perdem menos tempo, erram menos e estão mais engajados na difícil tarefa de atingir metas.

- Entregar comunicação simples e direta: você não precisa colar 100 páginas de relatórios de conduta e de planejamento estratégicos do laboratório na parede: a gestão à vista deve ser sucinta, objetiva e, dependendo da metodologia que você usar para comunicar, dispor e organizar essas informações, qualquer nível hierárquico do laboratório - da auxiliar de limpeza ao gerente - entenderá o que é preciso ser feito.

O método Kanban

Nesse sentido seria interessante sugerir e discorrer um pouco sobre o método Kanban. Além de auxiliar no planejamento de atividades e organização de tarefas, com ele fica fácil detectar problemas que nem sempre enxergamos, e falhas em processos dentro do laboratório.

Basicamente, kanban significa “cartão”. O grande objetivo do método Kanban é garantir que os colaboradores do laboratório acompanhem o progresso das atividades realizadas dentro do laboratório através de um fluxo de trabalho visual. É possível ainda visualizar uma breve descrição do trabalho que está sendo feito, seu tempo de duração, se envolve mais algum colaborador e assim por diante. A forma mais simples de fazer cada cartão que compõe o Kanban é através de post-its.

Passo a passo para implementar o Kanban

Para começar a montar o seu kanban, será preciso uma folha ou quadro brancos e post-its. Você também pode utilizar o Trello (que falaremos a seguir).

1. Preparando a equipe

Para começar a aplicar essa ferramenta, é bem interessante que você forme times nas diferentes áreas do laboratório (financeiro, técnica, recepção, etc) com colaboradores que entendem bem a respeito de sua própria rotina. É crucial que você explique os benefícios desse trabalho, pois é possível que você encontre resistências. Embora seja um processo novo, o Kanban é um desburocratizador, uma vez que simplifica a compreensão das atividades e garante mais autonomia para os colaboradores resolverem seus próprios problemas.

O ponto é que se você não explicar direito, eles podem assimilar o Kanban como mais um processo moroso para se realizar dentro do laboratório; e não uma solução para os problemas deles.

2. Identificando os processos de cada área

Neste passo, delimite as etapas de trabalho que a equipe segue para concluir uma tarefa. Normalmente, se trabalha com as seguintes etapas:

- To-do (a Fazer/Pendente): São as tarefas que precisam ser feitas;

- Doing (Fazendo): São as tarefas que saíram da lista de pendências e agora estão em progresso, ou seja, que estão sendo feitas no momento pelo colaborador.

- Done (Feito): São as tarefas concluídas pelo colaborador.

- Impedimentos (opcional): Você pode opcionalmente colocar uma coluna de tarefas impedidas, ou seja, que dependem de terceiros para a conclusão e que estão aguardando serem concluídas por estes para retornar ao cronograma do laboratório.

O interessante dessa técnica é que você pode adaptar essas etapas de trabalho para a sua realidade. Pode ser que a área analisada tenha uma etapa a mais, como “Revisar” ou “Ajustar”. No seu papel ou quadro, você organizará essas etapas como colunas, conforme a imagem abaixo:


A seguir, detalhe as atividades que precisam ser realizadas pedindo aos colaboradores para listarem as tarefas desempenhadas dentro da rotina de trabalho.

Na área técnica, provavelmente encontraremos no kanban diário:

  • Recolher as bandejas do setor de triagem (quando houver);

  • Aliquotar tubos para apoio;

  • Separar os tubos em racks para encaminhar para os equipamentos;

  • Analisar os tubos nos equipamentos;

  • Realizar nova análise (se for preciso);

  • Liberar resultados analisados; - Testar os equipamentos;

  • Sorotecar.

Já na gestão administrativa, podemos encontrar nos processos semanais:

  • Compra de insumos;

  • Ligar para fornecedores com entregas pendentes;

  • Treinar novo funcionário em glosas;

  • Reunião com os times;

  • Analisar indicadores do mês;

Em cada tarefa, você pode incluir os prazos para entrega de cada atividade e quem são seus responsáveis. Cada laboratório tem sua rotina e suas particularidades; e este sistema é bem flexível para isso, podendo ser utilizado até para organizar suas tarefas domésticas e vida pessoal.

3. Priorizando as atividades

Depois de listar as atividades, é hora de ordenar as mesmas por prioridade. Assim como usamos sistemas de cores dentro do sistema de laboratório para verificar os pedidos mais urgentes, o mesmo pode ser feito aqui. Você pode usar post-its vermelhos ou rosas para tarefas mais urgentes, amarelos para rotina normal e verdes para tarefas mais simples que não possuem urgência. Agora, passe as atividades que você listou para os post-its.

4. Usando o sistema

Agora, é só começar a usar o Kanban. Ordene as atividades pendentes na coluna de To Do (a fazer) por ordem de prioridade (vermelhas, amarelas e depois verdes). Quando você for realizar alguma delas, passe o post-it para a coluna de Doing (Fazendo) e, ao concluir, para a coluna de Feito (Done). Você pode manipular seus posts-its da forma que achar melhor: a ideia é que você consiga organizar seus processos e entender quais são as pendências e o que foi feito.

5. Revisando o sistema

Todo novo processo precisa ser acompanhado de perto, até que esteja em pleno funcionamento. Pode ser que você precise revisar alguns cartões que não ficaram bem claros, ou processos que não foram corretamente descritos. Quanto mais específica for a atividade do cartão, mais fácil de fazer com que a atividade seja realizada corretamente. Tarefas que demandam muitos processos devem ser quebradas para que seja mais fácil acompanhar seu desenvolvimento. Complementarmente, você pode descrever o tempo estimado para cada atividade, tornando mais fácil a visualização de em quanto tempo você espera realizar o que está descrito em cada cartão.


Trello: a melhor ferramenta gratuita para controle de processos

Trello: a melhor ferramenta gratuita para controle de processos

O Trello é uma ferramenta que ganhou muita popularidade por ser gratuita, e facilitar a gestão por kanban. Nele, você pode ter quantas colunas quiser, e um número de cartões ilimitados. É possível até mesmo anexar fotos e comentários a cada cartão, para melhor controle dos processos. É possível também convidar colaboradores para editar, e indicar quem é o responsável de cada atividade. Para saber mais sobre o Trello, basta acessar esse link, ou clicar na imagem abaixo. Você encontrará instruções detalhadas para facilitar a utilização da ferramenta.


Vale acrescentar que essa ferramenta está presente em todos os processos da nossa empresa, e contribuiu muito para a nossa produtividade. Se você tem alguma dica de produtividade, ou sugestão de pauta, não deixe de enviar para a gente!