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[GRÁTIS] Gerenciando Processos de Forma Fácil


Gerenciar os processos do laboratório pode ser complicado para o gestor. Além de acompanhar a evolução do que está sendo feito, é preciso priorizar, e garantir que tudo será entregue dentro do prazo. Para facilitar o acompanhamento do que deve ser feito no laboratório, falaremos hoje sobre sobre Gestão à vista. No final da matéria, ainda falamos sobre uma ferramenta gratuita que pode ajudar você na missão de coordenar as atividades que precisam ser feitas dentro do laboratório.

Informações estratégicas à disposição da equipe

A gestão à vista ocorre quando dispomos as informações relevantes da empresa tais como, indicadores técnicos, de performance e de atendimento, códigos de conduta e qualquer outra informação que pode contribuir na gestão dos colaboradores de forma visível a todos os que se relacionam com as atividades. Em laboratórios maiores, normalmente encontramos esses indicadores nas salas de reunião, acompanhados até mesmo de um quadro de planejamento que mostram as atividades do mês a serem desempenhadas pelos gestores.

Com a gestão à vista, podemos visualizar o desempenho do laboratório: se as coisas estão indo bem, ou mal, e o que precisa ser melhorado. Além disso, com a gestão à vista é possível:

- Decisões estratégicas em menos tempo: Não é preciso esperar o fim de um planejamento para saber se algo deu ou não certo! Se você tem as informações facilmente à disposição de todos, é mais fácil tomar uma decisão estratégica de peso em pouco tempo, minimizando assim os impactos negativos dentro da rotina laboratorial.

- Enxergar em 360º: Se você aplicar a gestão à vista em todos os setores do laboratório, fica mais fácil analisar o negócio como um todo e fazer conexões entre problemas e soluções que envolvem mais de um setor. Além disso, os colaboradores terão a oportunidade de parar de olhar apenas para o resultado do seu trabalho individualmente, podendo analisar como as suas ações influenciam no trabalho do restante do laboratório.

- Clareza e eficiência: se as explicações e as informações estão à disposição de todos, diminui-se o risco de seus colaboradores perderem tempo desempenhando alguma atividade que não colabora para as metas do laboratório. Funcionários que sabem o que precisam fazer, são mais econômicos, perdem menos tempo, erram menos e estão mais engajados na difícil tarefa de atingir metas.

- Comunicação simples e direta: você não precisa colar 100 páginas de relatórios de conduta e de planejamento estratégicos do laboratório na parede: a gestão à vista deve ser sucinta, objetiva e, dependendo da metodologia que você usar para trocar dispor e organizar essas informações, qualquer nível do laboratório (da faxineira ao gerente) entenderá o que é preciso ser feito.

O método Kanban

Para esta matéria, optamos por discorrer um pouco sobre o método Kanban. Além de auxiliar no planejamento de atividades e organização de tarefas, com o kanban fica fácil detectar problemas que nem sempre estamos enxergando e falhas em processos dentro do laboratório.

Basicamente, Kanban significa “cartão”. O grande objetivo do Kanban é garantir que os colaboradores do laboratório acompanhem os responsáveis pelo progresso das atividades e realizadas dentro do laboratório através de um fluxo de trabalho visual. É possível ainda visualizar uma breve descrição do trabalho que está sendo feito, o tempo de duração, se envolve mais algum colaborador e assim por diante. O método mais simples de fazer cada cartão que compõe o Kanban é através de Post-its.

Passo a passo para implementar o Kanban

Para começar a montar o seu Kanban, será preciso de uma folha branca ou quadro branco e post-its. Você também pode utilizar o trello (que falaremos a seguir).

Passo 1: Preparando a equipe

Para começar a aplicar essa ferramenta, é bem interessante que você forme times nas diferentes áreas (financeiro, técnica, recepção, etc) do laboratório com colaboradores que entendem bem a respeito de sua própria rotina. É crucial que você explique os benefícios desse trabalho, pois é possível que você encontre resistências por parte dos colaboradores.

Embora seja um processo novo, o Kanban é um desburocratizador, uma vez que simplifica a compreensão das atividades e garante mais autonomia para os colaboradores resolverem seus próprios problemas.

O ponto é que se você não explicar direito, eles podem assimilar o Kanban como mais um processo moroso para se realizar dentro do laboratório; e não uma solução para os problemas deles.

Passo 2: Identificando os processos de cada área

Depois que você selecionar o time, reúna seus colaboradores para uma reunião que servirá para identificar:

a. As etapas de trabalho que a equipe segue para concluir uma tarefa

Normalmente, se trabalha com as seguintes etapas:

- To-do (a Fazer/Pendente): São as tarefas que estão pendentes, ou seja, que precisam ser feitas;

- Doing (Fazendo): São as tarefas que saíram da lista de pendências e agora estão em progresso, ou seja, que estão sendo feitas no momento pelo colaborador.

- Done (Feito): São as tarefas concluídas pelo colaborador.

- Impedimentos (opcional): Você pode opcionalmente colocar uma coluna de tarefas impedidas, ou seja, que dependem de terceiros para a conclusão e que estão aguardando serem concluídas por estes para retornar à pendência do laboratório.

O interessante dessa técnica é que você pode adaptar essas etapas de trabalho para a sua realidade. Pode ser que a área analisada tenha uma etapa a mais, como “Revisar” ou “Ajustar”.

No seu papel ou quadro, você organizará essas etapas como colunas, conforme a imagem:

b. Detalhamento das atividades que precisam ser realizadas

Para isso, peça para seus colaboradores listarem as tarefas desempenhadas dentro da rotina de trabalho.

No área técnica, provavelmente encontraremos no kanban diário:

- Recolher as bandejas do setor de triagem (quando houver); - Aliquotar tubos para apoio; - Separar os tubos em racks para encaminhar para os equipamentos; - Analisar os tubos nos equipamentos; - Realizar nova análise (se for preciso); - Liberar resultados analisados; - Testar os equipamentos; - Sorotecar.

Na gestão administrativa, podemos encontrar nos processos semanais:

- Compra de insumos; - Ligar para fornecedores com entregas pendentes; - Treinar novo funcionário em glosas; - Reunião com os times; - Analisar indicadores do mês; - etc.

Para cada tarefa, você pode colocar os prazos para entrega de cada atividade e quem são seus responsáveis. Cada laboratório tem a sua rotina e suas particulares; e este sistema é bem flexível para isso. Você pode usar o Kanban até para organizar suas tarefas domésticas e vida pessoal! Passo 3: Priorizando as atividades

Depois de listar as atividades, é hora de ordenar as mesmas por prioridade. Assim como usamos sistemas de cores dentro do LIS para verificar os pedidos mais urgentes, o mesmo pode ser feito aqui. Você pode usar post-its vermelhos ou rosa para tarefas mais urgentes, amarelos para rotina normal e verdes para tarefas mais simples que não possuem urgência. Passe as atividades que você listou para os post-its. Estamos quase na hora de pôr a mão na massa!

Passo 4: Usando o sistema

Agora, é só começar a usar o Kanban. Ordene as atividades pendentes na coluna de To Do (a fazer) por ordem de prioridade (vermelhas, amarelas e depois verdes). Quando você for realizar alguma delas, passe o post-it para a coluna de Doing (Fazendo) e, ao concluir, para a coluna de Feito (Done). Você pode manipular seus posts-its da forma que achar melhor: a ideia é que você consiga organizar seus processos e entender quais são as pendências e o que foi feito.

Passo 5: Melhorando o sistema

Todo novo processo precisa ser acompanhado mais de perto, até que ele esteja em pleno funcionamento. Pode ser que você precise revisar alguns cartões que não ficaram bem claros, ou processos que não foram corretamente descritos. Quanto mais específica for a atividade do cartão, mais fácil de fazer com que a atividade seja realizada corretamente. Tarefas que demandam muitos processos devem ser quebradas para que sejam mais fáceis de acompanhar o seu desenvolvimento. Complementarmente, você pode descrever o tempo estimado para cada atividade, tornando mais fácil a visualização de quanto tempo você espera realizar o que está descrito em cada cartão.

Trello: a melhor ferramenta gratuita para controle de processos

O Trello é uma ferramenta que ganhou muita popularidade por ser gratuita, e facilitar a gestão por kanban. Nele, você pode ter quantas colunas quiser, e um número de cartões ilimitados. É possível até mesmo anexar fotos e comentários a cada cartão, para melhor controle dos processos. Nele, é possível também convidar colaboradores para editar, e indicar quem é o responsável de cada atividade. Para saber mais sobre o trello, basta acessar esse link, ou clicar na imagem abaixo. Você encontrará instruções detalhadas para facilitar a utilização da ferramenta.

Esperamos que você tenha bons resultados usando a ferramenta! Ela está presente em todos os processos da nossa empresa e contribuiu muito para a nossa produtividade. Se você tem alguma dica de produtividade, ou sugestão de pauta não deixe de enviar para a gente!

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