Muitas são as variadas informações sobre o período de guarda de documentos pelas empresas de saúde; sejam documentos de pacientes, contábeis/financeiros ou mesmo aqueles relacionados aos colaboradores da empresa.
O fato é que, com o passar dos anos, este material se acumula e passa a trazer transtornos, em especial pelo espaço que ocupam e até mesmo pela dificuldade de localização dos mesmos quando necessário.
A grande questão diz com o fato de que todos os processos de natureza judicial, por exemplo, tramitam em meio eletrônico, sendo que, na esfera administrativa, quando em meio físico, não é exigida a apresentação de originais ou cópias autenticadas. Em outras palavras, o “papel” está perdendo cada vez mais espaço para documentos em meio digital.
Quanto aos documentos relativos a pacientes, inicialmente devemos observar que, de acordo com o Código de Defesa do Consumidor, o prazo para o ingresso das ações indenizatórias por eventual “erro” alegado na realização do teste laboratorial é de cinco anos.
Entretanto, considerando-se que, pela legislação civil, o prazo prescricional tem contagem somente a partir do momento do “conhecimento do dano”, pelo que, segundo entendimento que temos manifestado reiteradas oportunidades, o laudo laboratorial deve estar disponível por período nunca inferior a vinte anos.
Assim, salvo orientação específica de Órgão de Vigilância Sanitária local, nada mais impede que estes documentos sejam todos digitalizados e arquivados em meio digital; isto, é claro, desde que armazenados em meio absolutamente seguro e de fácil pesquisa/localização.
De outro lado, em nossa Consultorias para fins de implementação da LGPD, temos verificado que muitos Laboratórios mantém “armazenados”, desnecessariamente, grande quantidade de material relacionados a Colaboradores, inclusive demitidos. Nesta área, a lógica se relaciona, também, com o período prescricional das ações trabalhistas. Veja-se:
Quanto aos documentos comerciais e fiscais, predominam aqueles que devem ser mantidos em arquivo por cinco anos, a exceção dos relativos a contratos de seguros pessoais, previdenciários privados e títulos de capitalização, que ficam na faixa de vinte anos de validade.
Por fim, temos os documentos de natureza Tributária, onde temos, principalmente, as notas fiscais, recibos e comprovantes de pagamento de impostos. Estes documentos devem ser mantidos em arquivo por período não inferior a cinco anos. Incluem-se:
No entanto, é muito importante acolher as orientações de seu Contador quanto a estes últimos documentos, pois é este Profissional que tem o devido conhecimento acerca das necessidades específicas de cada empresa.
Para maiores esclarecimentos, estamos à inteira disposição de todos.
Daniel Correa Silveira, é Advogado Especialista em Direito Civil e Processo Civil, Proprietário da Daniel Correa Assessoria Jurídica Laboratorial, Assessor Jurídico da Sociedade Brasileira de Análises Clínicas - SBAC, da Confederação Nacional da Saúde-CNS e da LAS-Laboratórios Associados.
Contatos: (51) 99563.8988 e contato@danielcorrea.com.br